« LEGAL TOGETHER | Tous acteurs du juridique », tel est le nom donné à la chaine de vidéos de la direction juridique de Total Marketing Services. Elle a pour principal objectif de diffuser la culture juridique au sein de l’entreprise en transmettant les bons réflexes à adopter par tous, et partant de favoriser la communication entre juristes et opérationnels.
Petite revue de détails de ce projet, porteur de sens à plus d’un titre, avec Jean-Guy Mahaud, Responsable du département commerce international, à l’origine de cette chaîne.

Laurine Tavitian : Comment votre entreprise travaille-t-elle à la diffusion de la culture juridique ?

Jean-Guy Mahaud  :

Vaste question ! Je suis avant tout convaincu que la culture juridique se diffuse au sein des entreprises parce qu’existe un lien solide entre opérationnels et juristes. C’est cette culture d’entreprise, axée sur le dialogue, qui permet aux différents métiers de se comprendre mutuellement.

Mais dans un groupe aussi grand que Total, la diffusion de la culture juridique ne peut reposer uniquement sur le dialogue. C’est pourquoi nous proposons aux collaborateurs des sessions juridiques inscrites au catalogue de formation interne, ainsi que des formations ad hoc selon les attentes et besoins des directions opérationnelles. Enfin, les modules de « e-learning » nous permettent de diffuser très largement et rapidement les messages clefs relatifs aux standards juridiques incontournables du Groupe. Il s’agit de la base juridique essentielle que chaque collaborateur doit connaître, dans les domaines de la conformité ou du respect de règles légales impératives par exemple.

Comment vous est venue l’idée de créer une chaîne de vidéos juridiques ?

En pratique on se rend compte qu’en plus des formations présentielles très complètes et des modules de « e-learning » il existe des moyens complémentaires pouvant contribuer à une diffusion efficace de la culture juridique. Nous voulions adopter un format court pour sensibiliser les collaborateurs à une multitude de thèmes juridiques. La vidéo s’est donc imposée comme le moyen le plus efficace et totalement en ligne avec les nouveaux modes d’apprentissage. Les avantages sont nombreux puisque chaque vidéo juridique peut être choisie à la carte, à l’occasion d’un séminaire commercial par exemple, sans qu’un(e) juriste ait à se mobiliser. Dans un environnement en croissance où les juristes sont déjà fortement mobilisés il nous importait de pouvoir véhiculer nos messages sans alourdir nos engagements. Pour autant, le format vidéo permet de renforcer le lien direct avec les juristes puisque ce sont eux qui passent devant la caméra pour transmettre les messages juridiques.

L’idée sous-jacente est que la protection des intérêts juridiques du Groupe n’est pas uniquement l’affaire des juristes : c’est l’affaire de tous. Nous savons que les comportements, les écrits et les actions de chacun peuvent être générateurs de risques juridiques. C’est la raison pour laquelle cette chaîne de vidéos de sensibilisation s’intitule : « LEGAL TOGETHER | Tous acteurs du juridique ». Nous mettons l’accent sur les gestes et réflexes à adopter, qui parfois consistent simplement à savoir identifier un problème potentiel nécessitant l’intervention d’un juriste.

Comment avez-vous fait pour mobilier vos juristes autour de ce projet ?

Nous avons initié le projet avec une équipe composée de cinq juristes en provenance de différentes équipes et spécialités juridiques. La mission a débuté par le recensement des sujets prioritaires à traiter sur notre chaîne vidéo ainsi que les interlocuteurs qualifiés pour chacun d’eux. Les idées ne manquaient pas tant il existe de thèmes juridiques, vécus au quotidien par les opérationnels, qui nécessitent d’être explicités : situations de force majeure, pratique des incoterms, clauses de garantie et de responsabilité, protection des données personnelles, couvertures d’assurance, protection des informations confidentielles et des droits de propriété industrielle, standards juridiques applicables au sein des « Joint-Ventures », etc.

Combien de vidéos avez-vous produit et qui en sont les acteurs ?

Nos vidéos juridiques de sensibilisation mettent en scène exclusivement les juristes du Groupe, qu’ils travaillent en filiale ou au siège, sur un format court (3 à 4 minutes maximum). Mais cette communauté ne se limite pas aux juristes des directions juridiques puisque nous faisons aussi appel aux juristes d’autres directions, dans le domaine des assurances ou des questions douanières par exemple. Nous envisageons aussi prochainement de faire appel à nos collègues spécialisés en droit social ou travaillant dans les domaines de la conformité et du recouvrement. C’est aussi perçu comme une occasion de faire valoir une expertise ou une compétence auprès d’un large public puisque la chaîne est accessible sur l’intranet à travers le monde. Chaque vidéo est sous-titrée pour être comprise tant par les anglophones que les francophones.

Nous disposons d’une quinzaine de vidéos à ce jour. Depuis le lancement de la chaîne, notre objectif est de publier une vidéo par mois. La vidéo du mois est toujours mise en avant et sa publication relayée largement sur l’intranet social du Groupe.

La chaîne comporte-t-elle d’autres fonctionnalités et éléments de nature à diffuser la culture juridique ?

Notre chaîne est hébergée sur l’intranet du Groupe lequel est en fait un réseau social d’entreprise. Cela nous permet donc de relayer largement les publications de notre chaîne au moyen de « likes », « hashtags » et commentaires des utilisateurs. Les fonctionnalités sociales de l’intranet fonctionnent à la manière de Twitter, Linkedin ou Facebook. Ces mêmes fonctionnalités nous permettent également de mesurer l’audience de chacune de nos vidéos.

Par ailleurs, chaque vidéo est hébergée sur une page dédiée comportant les points clefs à retenir (sous forme écrite) ainsi que les documents et liens pour aller plus loin. Nous publions ainsi les guides, présentations et informations pertinents au regard de chaque sujet traité.

Enfin les utilisateurs peuvent demander la réalisation d’une vidéo sur le sujet juridique de leur choix. Nous faisons alors notre possible pour comprendre le besoin et satisfaire la demande.

Quel impact a cette chaîne sur la communication de la direction juridique ?

Comme vous l’avez justement noté notre chaîne de vidéos juridiques de sensibilisation est aussi un outil de communication pour la promotion des actions de la direction juridique et des juristes appelés à y présenter un sujet. Mais l’important pour nous est de rendre la matière vivante, accessible et compréhensible par des collaborateurs hors de la technique juridique, de manière à ce que les bons comportements et pratiques se maintiennent dans le temps à mesure que les équipes opérationnelles se renouvellent. C’est donc un outil permettant de renforcer le lien entre opérationnels et juristes au sein du Groupe afin de servir l’intérêt collectif. C’est une manière de rappeler que la culture juridique ne vaut que si elle est partagée par tous.

Propos recueillis par Laurine Tavitian Rédaction du Village de la Justice