La nouvelle innovation retenue dans le cadre du 6ème Prix de l’innovation en management juridique est présentée cette semaine par l’équipe juridique d’Aquitaine Science Transfert. En adaptant la norme ISO 9001 et les outils de lean management à la négociation de la recherche partenariale, elle a souhaité avant tout simplifier le processus et ainsi mieux satisfaire ses clients. Sophie Desmoulins Krawiec, chargée d’affaires Partenariat Chimie/Biologie/Matériaux, et Florie Marmiesse, juriste Partenariat, nous en disent dans cette interview.

En quoi consiste l’activité du processus négociation de la recherche partenariale d’AST ?

Aquitaine Science Transfert (AST) est une Société d’Accélération du Transfert de Technologies (SATT). Nous sommes le trait d’union entre la recherche française et les entreprises. Financée sur fonds publics dans le cadre du Programme des Investissements d’Avenir, avec pour actionnaires les établissements de recherche publique d’Aquitaine (université de Bordeaux, université de Pau et des Pays de l’Adour, Bordeaux Institut Polytechnique, CNRS…), notre mission est d’amener les innovations issues de la recherche publique vers les marchés ; c’est-à-dire valoriser les inventions des chercheurs en protégeant leur propriété intellectuelle, en amenant leur invention à un niveau de maturité technologique le plus proche possible de l’industrialisation et en licenciant les résultats de cette maturation aux entreprises.

L’activité du processus négociation de la recherche partenariale (le processus NRP) consiste à évaluer les enjeux, négocier, rédiger et signer les contrats entre entreprises et laboratoires de recherche. Nous assurons la protection de la propriété intellectuelle des inventions des chercheurs, en amont de leurs relations avec leurs partenaires privés ou publics.

Nous négocions des partenariats gagnant / gagnant qui concilient les enjeux de chaque partie, en parant tout risque juridique sur les aspects propriété intellectuelle, responsabilité, confidentialité, publication, garanties...

Votre innovation s’appliquant à cette activité, quelle est-elle ?

C’est une innovation totalement dédiée à la satisfaction de nos clients, mesurée et améliorée en permanence. Les relations contractuelles entre les entreprises et la recherche publique française à l’organisation compliquée nécessitent d’aller vers plus de rigueur et de simplicité pour faire plus efficace, plus rapide, au bénéfice des chercheurs et des entreprises de notre pays.

Le management de la fonction juridique au sein d’Aquitaine Science Transfert s’est inscrit dans ce cadre et dans la volonté d’apporter à ses clients une réponse satisfaisante à leur besoins. A cette fin, nous sommes certifiés ISO 9001 Version 2008 depuis trois ans, et nous devrions décrocher courant juillet la certification ISO 9001 Version 2015. Cette certification a doté la société d’outils de pilotage de la stratégie, déclinés par processus.
Dans ce cadre, le processus NRP a identifié dans un premier temps très clairement ses clients, leurs besoins spécifiques associés, pour lesquels nous avons dans un second temps évalué les enjeux en termes de recherche, financiers, de propriété intellectuelle, ou encore d’exploitation.
Suite à quoi nous avons bâti une stratégie permettant d’atteindre un équilibre gagnant/gagnant dans la réalisation des contrats.

Pout tout cela, nous avons mis en place différents outils répondant à la satisfaction de nos clients, aussi bien au niveau de la prise en charge des contrats d’un point de vue juridique, qu’administratif. C’est ce que nous appelons l’amélioration continue.

Sur quels outils s’appuie-t-elle ?

Principalement sur des outils de lean management du juridique, qui rationalisent, standardisent, fluidifient la relation et nous assurent un retour d’expérience partagé. Nous avons mis en place des trames types de contrats juridiques, par typologie (collaboration, prestation de service, confidentialité…) permettant un gain de temps dans la prise en charge de chaque contrat en adaptant spécifiquement chaque trame au contexte partenarial.

Tout nouveau contributeur du processus peut rapidement prendre connaissance des principes de négociation, issus de la politique de propriété intellectuelle des établissements de recherche et inscrits dans la charte partenariale que nous avons établie pour et avec ceux-là mêmes.

Des procédures de workflow pour la négociation des contrats et leur gestion administrative ont été mises en place, aménagées et harmonisées pour davantage de cohérence et d’efficacité entre les parties. Ces procédures intègrent notamment l’utilisation d’un outil de gestion électronique des documents (GED), Logival, dans lequel sont reportées et tracées toutes les informations relatives à chaque contrat. Cela permet un suivi précis de l’avancement des discussions, des démarches administratives et également une prise en charge immédiate du dossier par n’importe quel collègue du service.

Logival intègre également l’évaluation du risque juridique spécifique de chaque contrat, et permet aux personnes chargées de la négociation d’identifier en amont tout risque juridique pour les établissements tutelles d’un laboratoire (garanties juridiques, responsabilités …) et d’en informer le cas échéant lesdites tutelles par le biais de nos procédures d’alerte et d’arbitrage des dossiers.

Afin de valider l’usage juste de ces outils, les exigences de la norme ISO 9001 privilégient des audits internes réguliers de chaque processus de notre entreprise afin d’identifier les points forts et les points faibles en lien avec nos objectifs annuels. Dans le même sens, une procédure de déclaration et gestion des non conformités permet de rester dans un fonctionnement d’amélioration continue du processus NRP.
Pour aller jusqu’au bout de la démarche, les clients-chercheurs sont sollicités sur chacun de leur contrat pour répondre à une enquête de satisfaction sur la prise en charge juridique de leur partenariat par le processus NRP.

Quels en sont les bénéfices pour vous, les entreprises et les laboratoires de recherche avec lesquels vous travaillez ?

Ces actions nous ont permis d’optimiser les moyens, de réduire les délais et les coûts de mise en œuvre de l’activité.
La complexité de la recherche académique française est dans la représentation multi-tutelles des laboratoires de recherche qui sont à la fois représentés légalement par des établissements publics nationaux (CNRS, l’INSERM …) et/ou locaux (Universités et autres Ecoles du site), ayant souvent des intérêts divergents voire sont concurrents ! Donc nous avons mis en place un comité d’arbitrage spécifique au sein duquel les établissements construisent progressivement une politique partagée en arbitrant ensemble les projets.

La gestion des contrats en « lean management » a permis à AST d’asseoir une position forte et professionnelle face à ses clients. Les clients d’AST reconnaissent les compétences juridiques du processus NRP, et s’appuient désormais sur ces compétences.
La communication instituée entre le processus NRP et ses clients a permis un gain de temps considérable ainsi qu’une meilleure traçabilité des contrats et des informations de suivi.

Les clients d’AST peuvent de plus, au travers des contrats négociés par le processus NRP, afficher une image juridiquement solide et cohérente auprès de leurs partenaires qui sont souvent issus d’un monde professionnel très différent.

Par analogie avec l’industrie qui fait du « lean manufacturing », notre fonctionnement en « lean management » des contrats de recherche partenariale a permis de rationaliser notre production de contrats en partant des besoins des client, en adaptant nos outils pour trouver la meilleure façon d’y répondre, jusqu’à réaliser une enquête de satisfaction après chaque prestation. Cette enquête satisfaction nous repositionne de manière itérative pour améliorer en permanence notre offre de prestation.
La mise en place du « lean management » au sein du processus NRP a permis de développer chez les acteurs du processus des compétences en management transversal, essentielles pour la gestion des contrats en équipe-projet. Ceux-ci se sentent plus intégrés dans le fonctionnement du processus NRP et le font vivre et évoluer quotidiennement.
De plus le « lean management » assure une transmission solide de l’information et des pratiques, notamment pour les nouveaux collaborateurs intégrant la société.

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Propos recueillis par Laurine Tavitian Rédaction du Village de la Justice