Comment vous êtes-vous organisés pour créer et mettre en place votre outil ?

Le projet LegalConnect répond aux objectifs suivants : faciliter le partage d’expérience entre les 450 juristes du Groupe présents dans plus de 60 pays, tout en modernisant l’environnement de travail et en assurant une meilleure maîtrise des coûts. Pour cela, nous avons constitué une équipe projet avec des personnes du métier juridique qui étaient le plus à même de traduire les besoins des juristes, et des personnes de l’informatique qui étaient en charge du déploiement technique de l’outil.

Ces personnes ont travaillé main dans la main quotidiennement pour rédiger un cahier des charges précis qui nous a permis de sélectionner un éditeur à l’issu d’un appel d’offres. L’outil fourni par l’éditeur a été customisé pendant toute la phase projet afin de répondre au mieux aux attentes des juristes. Une fois cette phase achevée, nous avons pu déployer l’outil selon le planning établi.

Des comités de projet et de pilotage étaient organisés à fréquence régulière afin de rendre compte de l’avancement du projet. Nous étions également en contact quotidien avec l’éditeur de l’outil. Enfin, nous avons adopté une méthode de co-création. Nos juristes ont été impliqués dans toutes les phases du projet et les cabinets d’avocats de notre panel ont été associés au déploiement de la facturation digitalisée.

Aujourd’hui, LegalConnect est déployé et nous ne sommes plus en phase projet. Cependant, les juristes continuent à nous transmettre des demandes d’évolution pour répondre à leurs nouveaux besoins. C’est pourquoi nous traitons régulièrement ces demandes d’évolutions afin d’assurer une expérience optimale pour les juristes sur l’outil.

En quoi l’accès à l’information à tous les juristes de votre département a impacté le management de votre équipe ? Et comment les avez-vous accompagnés pour la prise en main de l’outil ?
 
L’accès à l’information à tous les juristes de la fonction juridique a facilité le partage d’informations et de savoir-faire entre les différentes branches d’activité. Le sentiment d’appartenance des juristes à leur fonction est aujourd’hui plus fort. Cela a également facilité le rôle des managers qui peuvent sur une même plateforme accéder aux dossiers de leurs équipes et consulter des rapports d’activité sur un tableau de bord. L’information est centralisée, ce qui permet d’avoir une vision globale des dossiers juridiques en cours, ou passés. 

L’accompagnement pour la prise en main a été multiple. Des démonstrations de LegalConnect ont été faites en amont du déploiement afin de présenter l’outil aux juristes, lors des séminaires ou des réunions d’équipes.
Chaque équipe juridique a été formée en présentiel à l’outil au moment du déploiement. Une communauté a été créée sur notre intranet afin de transmettre des informations aux utilisateurs mais aussi de pouvoir répondre à l’ensemble de leurs questions en temps réel. Nous avons également mis en place un e-learning, des webinars, des fiches pratiques et un guide directement intégré dans l’outil pour guider les utilisateurs pas à pas. Enfin, nous avons dispensé des démonstrations de l’outil en présentiel.

En effet, nous avons tiré profit de toutes les technologies de formation à notre disposition pour former les juristes le plus efficacement à l’outil. Ces différents canaux de formations nous ont aussi permis de nous assurer de toucher le plus grand nombre d’utilisateurs possible, et de proposer différentes pédagogies. Les directeurs juridiques des différentes branches ont aussi pris la parole lors de courtes vidéos qui ont été transmises à tous les juristes pour expliquer les objectifs du projet, et embarquer les équipes. Enfin, des ambassadeurs ont été nommés dans chaque branche d’activité pour passer des messages clés à leurs collègues.

Présentation de l’innovation devant le Jury qui remettra le 27 juin 2019 le Prix du Jury.

 
Votre outil comporte également un volet facturation : quels bénéfices en retire votre département ?
 

Grâce à LegalConnect, les juristes peuvent sur un même outil : lancer un appel d’offres, sélectionner un cabinet d’avocats et valider des factures. Cette automatisation du processus de facturation a permis de faire gagner du temps précieux aux juristes qui peuvent ainsi se focaliser sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Tous les cabinets de notre panel sont interfacés avec notre outil, ce qui permet aux juristes de les contacter directement pour lancer des appels d’offres sur l’outil. Les juristes ont ainsi la possibilité de mieux communiquer avec les cabinets d’avocats pendant toutes les phases d’un dossier.

Toutes les factures sont validées par les juristes sur LegalConnect. C’est ce qui nous permet de collecter des données pour produire des rapports précis sur les dépenses juridiques externes et d’optimiser notre façon de travailler avec les cabinets d’avocats, tout en réduisant nos coûts. LegalConnect nous permet de mieux comprendre la façon dont nous fonctionnons avec notre panel d’avocats, ce qui nous permet d’identifier des axes d’amélioration. C’est ainsi que nous pouvons gagner en efficacité et générer des gains financiers.

Voir la vidéo de présentation et entrer dans la salle de vote :