De nombreux motifs peuvent motiver la démarche d’innovation d’une direction juridique. Pour l’équipe d’OpenClassrooms, représentée par Lida Gontika, General Counsel, et Kara Belkiz, Senior Legal Counsel, il s’agissait d’être en adéquation avec l’ADN de son entreprise. Dans cet objectif, elle a décidé de faire le pari du « tout digital », et a dématérialisé l’ensemble de ses missions (gestion de documents, processus contractuel, suivi des aspect corporate, etc.) à l’aide d’applications.

Participant à la 7ème édition du Prix de l’innovation en management juridique, elles sont revenues sur l’expérience de la digitalisation.

Si cette innovation vous séduit, entrez dans la salle de vote pour voir le pitch de l’équipe juridique et l’encourager par un "J’aime" !

Devenir une direction juridique 100% digitale a-t-il été un challenge pour votre équipe ?

OpenClassrooms est une start-up ayant une activité disruptive dans le domaine de l’éducation. Elle est la première plateforme d’e-éducation en Europe formant chaque mois 3 millions de personnes aux métiers de demain, à travers 140 pays. Ainsi, à l’image de l’entreprise, l’ensemble du service a été mobilisé autour du projet “tout” digital. En effet, l’utilisation des outils technologiques répondait aux priorités de la fonction juridique, telles que l’optimisation de la performance, la meilleure maîtrise des risques, la rationalisation des ressources, la transparence de l’information et la mobilité.

La digitalisation de la direction juridique a été un défi mais aussi une excellente opportunité de réfléchir à un nouveau mode de fonctionnement, en optant pour l’automatisation, la dématérialisation et la numérisation du processus contractuel, qui offre un effet de levier pour notre fonction. La combinaison de plusieurs outils technologiques, ainsi que du mode collaboratif, représente une rupture avec la fonction juridique traditionnelle, encore très attachée au support papier.

Le principal enjeu était de réussir à intégrer le digital dans la méthodologie et les processus de la direction juridique. Ce n’était pas un réflexe au début, et il était naturel que les efforts de familiarisation prennent un peu de temps, mais l’équipe s’est vite adaptée. Les membres de l’équipe ont une spécialisation en propriété intellectuelle, les nouvelles technologies et/ou la protection des données personnelles, ils avaient donc une certaine appétence pour le digital.

Pour approvisionner la Contrat’Tech et le Legal DropBox nous avons dû procéder à un travail chronophage de numérisation, classement, regroupement et tagging de tous les documents, mais les bénéfices tirés par notre direction sont si remarquables qu’ils justifient les efforts intensifs déployés pendant la période de lancement.

Enfin, un autre challenge résidait dans le fait que les technologies sont récentes. Certains outils ont été ainsi lancés en tant que produits minimum viables, ce qui a accru le degré de complexité de leur utilisation. Un feedback constructif a permis de gagner en maturité et de personnaliser certains des outils technologiques utilisés.

Comment avez-vous sélectionné les outils que vous utilisez ? Quels bénéfices en tirez-vous dans vos relations avec les clients internes ?

L’essentiel était de s’assurer que la fonction juridique suivait ou anticipait le fonctionnement des autres départements autour du digital afin de dématérialiser les processus, faciliter la collaboration, mais aussi mieux se conformer aux exigences légales et réglementaires.

Pour ce faire, il était nécessaire de prendre en compte plusieurs considérations en passant par l’analyse de l’organisation, les besoins du département, ainsi que les attentes des clients internes avant de pouvoir s’outiller. Une fois le besoin du type d’outil identifié, nous avons retenu une sélection des outils les mieux adaptés, puis nous avons procédé au benchmarking des outils comprenant l’ensemble des fonctionnalités nécessaires. Enfin, nous avons privilégié les outils ayant une tarification souple, un support efficace via une base de connaissances, chatbox ou une assistance téléphonique, ainsi qu’une compatibilité sur mobile. Ces caractéristiques étaient requises pour garantir une réactivité en temps réel.

Les bénéfices dans nos relations avec les clients internes sont nombreux. Disposer des outils digitaux aide à fluidifier nos processus et à réduire le temps consacré aux tâches administratives au quotidien. Les procédures internes sont accessibles à tout moment par toute personne concernée, ce qui permet de gagner en réactivité, surtout dans des situations d’urgence. Ensuite, c’est un vrai gain en productivité et en autonomie pour les opérationnels qui peuvent produire des documents contractuels à partir des modèles élaborés par l’équipe juridique. La communication devient instantanée et l’accès à l’information permanent. Il est aujourd’hui possible de travailler de n’importe où, toute information étant accessible via le cloud. D’ailleurs, le télétravail est encouragé et expressément prévu dans le contrat de travail de chaque salarié d’OpenClassrooms. In fine, la digitalisation permet à la direction juridique de dégager du temps pour mieux maîtriser les risques de la société et se concentrer sur des sujets à forte valeur ajoutée, tels que les projets stratégiques.

Présentation de l’innovation devant le Jury qui remettra le 27 juin 2019 le Prix du Jury.

Vous êtes une direction juridique dans une start-up innovante : quel défi cela représente-t-il pour votre département ?

Le véritable défi est d’opérer avec une équipe réduite dans une structure en hypercroissance, et ce, dans un contexte où il y a une évolution constante des lois et des règlementations. A la différence d’une entreprise dont le bon fonctionnement repose sur des procédures internes déjà établies qui facilitent la réalisation de son modèle économique, dans notre start-up la recherche de l’innovation est très présente. Nous avons créé une pédagogie innovante, mis en place un modèle économique unique, et notre approche s’est affinée avec de nombreuses expérimentations dans l’écosystème.
Le département doit fait preuve de dynamisme, créativité, agilité, adaptabilité et ténacité. Gérer la croissance rapide de manière efficace et optimale est un défi à la fois motivant et exigeant.

Dans une start-up, les ressources sont par définition restreintes, et sont affectées en priorité aux postes clefs. Pour accompagner la croissance rapide et la scalabilité de notre société, j’ai structuré l’organisation juridique, les moyens et méthodes de travail en mettant l’accent sur l’agilité, la flexibilité et la mobilité. L’équipe elle-même est déterminée, organisée et polyvalente, car il faut pouvoir passer dans une même journée de la négociation contractuelle, à des sujets gouvernance/corporate, tout en passant du temps sur des problématiques relatives à la protection des données personnelles et répondre à des questions liées au développement de notre activité à l’international. Être la direction juridique d’une start-up suppose d’avoir une vue d’ensemble sur tous les projets et d’être impliquée dans les décisions stratégiques.

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Propos recueillis par Clarisse Andry Rédaction du Village de la Justice