Les réformes majeures, comme cela a pu être le cas pour le RGPD, représentent un vrai bouleversement pour les entreprises et leurs départements juridiques, et l’enjeu de la mise en conformité peut être ressentie comme une vraie contrainte. L’équipe d’Ubisoft, candidate au Prix de l’innovation en management juridique, a décidé de le transformer en opportunité d’innovation.

Représenté par Judicaël Phan, Associate General Counsel - Global DPO, et Tiphaine Bessière, DPO EMEA, a notamment consisté à la mise en place d’une équipe pluriprofessionnelle et la création de divers outils de communication, afin de faire de la protection des données un outil concurrentiel pour l’entreprise. Ils reviennent ainsi sur les moyens mis en oeuvre pour aboutir à cette innovation.

Si cette innovation vous séduit, entrez dans la salle de vote pour voir le pitch de l’équipe juridique et l’encourager par un "J’aime" !

Le RGPD est un règlement qui s’est imposé à tous : comment avez-vous procédé pour le transformer en une innovation ?  

Depuis plus de 30 ans, notre ambition est de proposer des expériences immersives et innovantes dans les domaines du jeux vidéo mais aussi de la réalité virtuelle, des musées, des parcs d’attraction ou de l’éducation.

Nous avons donc naturellement adhéré au mode de fonctionnement de l’entreprise qui est d’utiliser au mieux l’innovation et notre créativité pour la mise en place du RGPD. A cette occasion, nous avons été confrontés à plusieurs challenges : comment continuer à offrir des expériences toujours plus personnalisées tout en améliorant de manière innovante nos pratiques en matière de vie privée ? Comment améliorer notre approche organisationnelle et opérationnelle pour accélérer notre transformation et anticiper les futurs réglementations et usages ?

Nous avons répondu à ces questions en mettant en place de plusieurs innovations :
Pour nos joueurs : nous avons intégré dans nos jeux mobiles de nouveaux mécanismes de consentement. Nous leur proposons également un outil novateur permettant de télécharger une copie de leurs données. A ce jour, prêt de 150 000 joueurs ont pu ainsi accéder directement à leurs données de manière automatisée. Cette démarche nous a permis de renforcer la relation de confiance avec nos joueurs tout en améliorant notre conformité.
Pour les équipes d’Ubisoft : nous avons réalisé différentes actions de sensibilisation, par le biais notamment de vidéos ludiques. Cette démarche créative représentait une première dans la direction juridique.

Pour notre équipe : nous avons recruté un Program Manager (chef de projet) et des spécialistes de l’innovation. Ils nous aident à implémenter notre ambitieux programme RGPD avec l’aide de nos relais dans les studios et business units, les privacy champions,

Par ailleurs, nous avons pu bénéficier très vite d’un large soutien de la part de notre direction, qui a vu dans le RGPD une réelle opportunité de renforcer notre relation avec les joueurs. Cela a grandement facilité notre marge de manœuvre et notre capacité à mobiliser les équipes en interne, nous donnant plus de liberté dans l’approche à adopter.

Présentation de l’innovation devant le Jury qui remettra le 27 juin 2019 le Prix du Jury.

Le programme est dirigé par une équipe pluriprofessionnelle : quels bénéfices en retirent les juristes de votre département ?

Notre équipe est effectivement pluriprofessionnelle. Elle est composée de juristes mais aussi de non-juristes spécialisés dans l’innovation, la gestion de projets et la sécurité informatique. Les bénéfices qui découlent de nos différentes expériences de vie et nos expertises complémentaires sont nombreux : notre créativité est en effet enrichie, notre efficacité est renforcée et nos compétences multipliées. Cela nous permet également de considérer tous les aspects essentiels de notre mission et d’anticiper un maximum les besoins grâce à des points de vue et sensibilités différents.

Vous avez mis en place des actes de sensibilisation en interne : quelles méthodes avez-vous mis en place et quels ont été les retours des opérationnels ?

Nous avons réalisé des actions de sensibilisation sous différentes formes : formations, participations à des workshops, vidéos de sensibilisation. Nous avons notamment réalisé ces vidéos en utilisant nos célèbres personnages « les Lapins Crétins ». Ces vidéos disponibles en français et anglais, de 3 à 5 minutes, mêlent animations et interviews d’experts. Elles ont rencontré un incroyable succès en interne et nous espérons pouvoir bientôt les mettre à disposition de tout organisme qui le souhaiterait. Utiliser le savoir-faire et l’univers d’Ubisoft était selon nous une façon ludique et naturelle de faire passer nos messages auprès des équipes.

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Voir la vidéo de présentation et entrer dans la salle de vote :

Propos recueillis par Clarisse Andry Rédaction du Village de la Justice