L’obligation : l’article R4121- 2 du Code du travail dispose que la mise à jour du Document Unique doit être réalisée lorsqu’une information supplémentaire intéressant l’évaluation d’un risque dans une unité de travail est recueillie et d’autant si toutes les unités de travail sont concernées.
Article vérifié par l’auteur en septembre 2023.

Les commentateurs sont nombreux à rappeler cette obligation de mise à jour sans pour autant en préciser les détails ni les modalités, ce qui fait que les employeurs disposant déjà du Document Unique restent dans une dangereuse interrogation.

La méthode :
Il convient préalablement de préciser que la démarche de mise à jour du Document Unique se construit totalement sur le plan des actions de prévention qui regroupe toutes les actions à mettre en place dans l’entreprise, unité de travail par unité de travail sous la responsabilité de l’employeur.

Le Plan d’action :
Le plan d’action, qui représente la partie la plus importante du Document Unique, décrit chaque action de manière simple et claire : Une photo - une action à réaliser – une date de réalisation.

La feuille de route :
Avec le plan d’action, la personne chargée de la mise à jour du Document Unique dispose par conséquent d’une feuille de route explicite et très efficace permettant d’atteindre les objectifs de santé et de sécurité au travail qui sont nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise.

La démarche :
La démarche de mise à jour va bien évidemment commencer par un audit général de l’entreprise, unité de travail par unité de travail et seront ainsi pris en compte depuis le début de l’année écoulée :
 L’actualité en cours (exemple Coronavirus)
 L’évolution de la règlementation,
 Les mouvements des effectifs,
 L’évolution des seuils de pénibilité,
 Les RPS,
 L’utilisation de CDD ou d’intérimaires,
 La mise en place des procédures d’accueil,
 Les modifications apportées aux déplacements professionnels,
 Les nouveaux contrats avec les entreprises extérieures,
 L’évolution du parc des machines, matériels, véhicules,
 Les changements d’infrastructures,
 Les aménagements des flux internes,
 Les modifications des processus de fabrication,
 L’utilisation ou le retrait de certains produits chimiques,
 Les formations à la sécurité,
 La mise en place du CSE,
 L’utilisation des aides financières,
 La mise en place d’un règlement intérieur,
 Les actions de prévention réalisées en cours d’année
 Etc….

Les conséquences :
La démarche de mise à jour se traduit par la mise à niveau ou la correction des fiches de risques par unité de travail contenues dans le Document Unique.

Les corrections ainsi apportées agissent directement sur la note de criticité de chacun des risques de l’unité de travail et bien évidement, les risques transversaux doivent aussi être pris en compte pour ce recalcul.

Conclusion :
En définitive, la mise à jour du Document Unique est aussi simple à réaliser que le Document Unique est lui-même rédigé de manière compréhensible pour chacun.

François Danger Expert Conseil en DUERP Enregistré auprès de la DREETS Groupe Danger Document Unique