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3 Astuces pour préparer votre cabinet au télétravail.
Parution : mardi 14 avril 2020
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Le monde évolue vit et s’adapte plus rapidement que jamais. C’est un vrai défi pour les entreprises de continuellement suivre l’évolution des pratiques commerciales et de faire face aux circonstances imprévues qui peuvent avoir un impact généralisé sur les clients et le personnel. Par exemple, qui aurait pu prévoir les implications profondes d’une pandémie mondiale ? Les organisations doivent être prêtes pour chaque obstacle, comme face à un scénario dans lequel les employés doivent travailler à distance et avoir un plan pour les aider à être aussi flexibles que possible. Par exemple, avez-vous l’équipement ou les solutions nécessaires pour travailler à domicile si vous ne pouviez pas vous rendre au bureau ? Sans un plan, un cabinet d’avocats pourrait très rapidement constater que le travail et l’efficacité sont interrompus le temps de mettre en place des solutions.

Par exemple, à la lumière de ce nouveau problème de santé mondial, les entreprises du monde entier font leur part pour limiter les interactions de personne à personne inutiles en exigeant que certains ou tous leurs employés travaillent temporairement à domicile. Certaines organisations pourraient inévitablement trouver plus difficile de maintenir les activités d’entreprise dans les circonstances actuelles si elles n’ont pas la planification ou l’infrastructure technologique nécessaire pour travailler à distance. Tout comme dans la plupart des perturbations des routines, la productivité peut être un problème car le personnel doit définir une nouvelle façon de travailler dans de nouvelles configurations. Alors que les cabinets envisagent les meilleures façons de gérer le travail à distance pendant cette période incertaine, ces conseils peuvent vous aider, ainsi que votre organisation, à mettre en place un modèle de travail à distance pour vous assurer que les choses bougent le plus facilement possible.

1. Disposer des bons outils et processus

Dans un cabinet, les employés sont généralement installés sur un réseau commun avec un accès facile aux données. De la maison ou en déplacement, ce réseau peut prendre beaucoup de temps à charger et à fonctionner correctement, ce qui nuit à la productivité. Les logiciels basés dans le cloud sont avantageux car ils sont accessibles de n’importe où et avec n’importe quel appareil. Il permet un meilleur suivi des informations et les utilisateurs ont la possibilité de travailler en tandem. La plupart des logiciels ont une application pour smartphones, donc le travail peut être effectué de pratiquement n’importe où. De telles solutions offrent la flexibilité et la mobilité de travailler à tout moment et en tout lieu.

2. La sécurité reste une priorité

Les cabinets s’appuient souvent sur plusieurs couches de sécurité et de protection des données sur leur lieu de travail, telles que des pares-feux, une protection antivirus, une sécurité réseau accrue, etc. Il est possible que me personnel travaillant à distance n’ait pas ces mesures strictes en place - par exemple, les réseaux Wi-Fi domestiques des employés ne sont pas aussi sûrs que les réseaux de bureau hautement surveillés. Afin de protéger les employés et les données des clients, même en dehors du bureau, les entreprises doivent s’assurer que tous les appareils utilisent les meilleures pratiques pour la protection des données, y compris la protection par mot de passe et le cryptage multipoint. De plus, il faut tenir le personnel informé des politiques de sécurité de votre entreprise, telles que les meilleures pratiques de spam et de phishing, des politiques de mot de passe, etc., et leur fournir du matériel pour les aider à respecter ces politiques à la maison. Veiller à ce que ces éléments soient prioritaires pour le personnel peut aider à les armer contre des attaques potentielles, d’autant plus qu’ils peuvent commencer à voir un afflux d’e-mails frauduleux liés à COVID-19.

3. Assurer l’accès aux informations importantes

Lors de la configuration d’un système de travail à distance, il est toujours judicieux de disposer d’un centre d’informations, afin que les employés puissent avoir accès aux informations dont ils ont besoin pour fonctionner correctement. La mise en place de répertoires serait également utile, afin que les gens sachent à qui s’adresser pour toute question. Une assistance informatique appropriée doit être en place pour tout dépannage, et des directives et des didacticiels doivent être disponibles pour les outils et tous les autres actifs requis dans un environnement de travail quotidien.

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