Le télétravail constitue une méthode plus souple qui peut s’avérer efficace avec les bons outils. Découvrez les meilleurs outils pour le télétravail ici.

Pour des équipes de travail éclatées en des endroits différents, parfois entre plusieurs villes, le travail à distance est la norme. Et l’expérience l’a déjà démontré, il est possible d’être efficace, sans être dans les locaux d’une entreprise.

Dans une économie qui s’appuie largement sur le numérique, il existe une liste suffisamment fournie d’outils pratiques, capables de constituer un réel bénéfice pour la mise en œuvre du télétravail.

Dans le contexte actuel de risque sanitaire, il peut être tentant d’accepter avec résignation la baisse généralisée de productivité. Pourtant, il existe des outils qui offrent le moyen de tirer le meilleur parti du télétravail et de prendre de l’avance sur des concurrents tétanisés.

Fournir des outils pour gérer ses projets, ses objectifs quotidiens, garder un contact professionnel avec ses équipes et surtout assurer un niveau optimal de productivité, telle est la promesse des éditeurs dont les outils sont présentés ici. Ils se sont efforcés de concevoir les meilleurs outils qui soient pour le télétravail.

Voici notre proposition des 4 meilleurs outils pour le télétravail !

1 - Signature électronique : Universign

Il est certes adéquat de travailler en ligne et d’abolir ainsi les distances qui séparent plusieurs collaborateurs. Mais lorsque la signature d’un client est nécessaire pour valider un nouveau contrat, le télétravail doit-il remettre les pieds sur terre ?

Avec la signature électronique, pas forcément. Le concept de signature électronique est mis en œuvre aussi efficacement que possible avec Universign : ce service permet de faire signer des documents par des personnes, sans nécessiter leur présence physique.

Universign est un prestataire de services de certification électronique, conforme à la règlementation eIDAS. En vertu de cette règlementation qui harmonise les normes européennes en matière de signature électronique, il met à disposition des entreprises un procédé avancé de signature.

Les signatures ainsi effectuées ont une pleine valeur juridique et sont recevables devant un tribunal. Leur validité se justifie par deux raisons qui tiennent à la technologie employée :
• Cette technologie permet d’identifier de manière certaine le signataire, et ceci, jusqu’à preuve du contraire ;
• Et elle empêche toute modification du document une fois qu’il a été signé.

Cela permet donc d’éviter toute forme de fraude. La fiabilité du service d’Universign se trouve renforcée par l’optimisation qu’il permet d’assurer. Outre la réduction des déplacements autrement indispensables pour recueillir une signature, la méthode évite toute impression sur support papier.

Les espaces et les tâches d’archivage, les achats de cartouches d’encre pour les impressions sont entre autres les ressources sur lesquelles il est possible de réaliser des économies grâce à la signature électronique. En outre, il n’y a plus aucun risque de perte ou de destruction de documents.

Pour ce qui est de la réduction des déplacements, la signature électronique fluidifie le processus. Au lieu d’apporter physiquement un document à un collègue ou à un client pour le lui faire signer, il suffit que chacun ait un ordinateur, un smartphone ou une tablette pour apposer sa signature.

Dans le cas de documents à faire signer par plusieurs personnes, même lorsque celles-ci sont séparées par des milliers de kilomètres, il est possible de recueillir leurs signatures en quelques minutes. Personne n’a à se déplacer, tout se joue en ligne avec Universign dans le rôle de notaire.

C’est en effet la plateforme qui certifie les identités des signataires et authentifie le contenu des documents. Pour une entreprise, la signature de contrats, de devis, de factures ou de courriers peut se faire via cette méthode, peu importent les localisations géographiques des différents signataires.

La signature électronique peut être apposée sur de nombreux formats de fichiers, qu’il s’agisse de .pdf, .doc, .jpg ou .xml. La méthode peut également être renforcée grâce à l’horodatage qui, en apportant un regain de traçabilité, constitue un gain crucial en matière de fiabilité.

Ajoutez au gain de temps la suppression des risques de fraude, mettez par-dessus les économies de ressources et enrobez le tout avec le geste pour la planète qui supprime la consommation de papier : vous avez la raison pour laquelle Universign constitue l’un des meilleurs outils pour le télétravail.

2 - Visioconférence : Skype

Lorsque le contrat vient de vous revenir avec la signature électronique du client, une réunion de staff s’impose afin de répartir les tâches entre les membres de l’équipe. Pour cela, il faut pouvoir profiter d’un excellent outil de visioconférence.

Skype, un grand classique, existe depuis 2005 et comptait déjà près de 100 millions d’utilisateurs en 2006, preuve de son efficacité. Il fournit un service de messagerie et de téléphonie de groupe et son application dédiée est accessible autant sur smartphone, sur tablette que sur ordinateur.

Dans le cadre du télétravail, cet outil précurseur permet d’avoir simultanément une discussion centrale qui accueille plusieurs intervenants, mais également des discussions spécifiques qui peuvent être consacrées à des projets précis qui ne concernent que certains des collaborateurs.

Cette possibilité d’organisation qui a pour effet d’éviter de mobiliser l’ensemble des intervenants sur des sujets qui ne les concernent pas tous, permet aussi de travailler avec méthode. En matière de vidéoconférence, Skype se hisse sans difficulté parmi les meilleurs outils pour le télétravail.

Hormis la vidéoconférence, cette application enrichit le potentiel de productivité en fournissant une solution d’envoi de fichiers. Elle propose aussi une fonction de partage d’écran qui offre à chaque intervenant la possibilité de montrer à ses interlocuteurs ce qu’affiche son écran.

Sa grande souplesse et sa facilité de prise en main ont contribué à son succès. Et si l’application ne vous évoque rien d’autre qu’un vieux fossile, alors imaginez ses fonctionnalités couplées à la vitesse des connexions internet dont nous disposons aujourd’hui : c’est un fossile qui roule au super !

3 - Travail collaboratif : Google Drive

Une fois que la vidéoconférence a permis de définir et de répartir les tâches entre les collaborateurs, il est temps de produire du travail… collaboratif !

En matière de travail collaboratif, Google Drive est un véritable concentré de puissance pour les personnes en télétravail. Il permet de stocker des fichiers volumineux et aussi de les partager entre plusieurs collaborateurs. Il n’y a donc pratiquement pas de secteur pour lequel il soit inutile.

Google Drive ne propose pas uniquement de partager : il permet aussi à plusieurs collaborateurs d’intervenir en simultané sur les fichiers partagés. Cet outil peut être vu comme une solution de remplacement pour la suite bureautique de Microsoft dont il supporte les formats de fichiers.

Avec Google Docs pour les documents, Google Slides pour les présentations ou encore Google Sheets pour les feuilles de calcul, les services de Google Drive sont accessibles pour toute personne disposant d’un compte Gmail.

Cette accessibilité est l’une des raisons pour lesquelles cet outil est employé par une majorité d’utilisateurs. Il faut cependant y ajouter l’espace de stockage qu’il offre : 15 Go pour chaque utilisateur. Et ça, c’est pour sa version gratuite !

Cela est bien loin des 2 Go disponibles dans les versions gratuites de nombreuses solutions qui sont néanmoins dépourvues des fonctionnalités de modification simultanée par plusieurs utilisateurs.

L’accessibilité du service est renforcée par le fait qu’il est disponible à travers un navigateur mais également via son application dédiée.

La polyvalence de Google Drive, sa puissance ainsi que sa disponibilité sur l’ensemble des périphériques Android en font sans contexte l’un des meilleurs outils pour le télétravail, notamment pour le travail collaboratif. Il fait d’ailleurs partie des plus populaires et des plus utilisés.

Sa variante professionnelle G Suite permet par ailleurs d’organiser des vidéoconférences pouvant regrouper plus de 200 participants et ces vidéoconférences peuvent être enregistrées sur Google Drive : de quoi profiter des 15 Go d’espace gratuit !

4 - Facturation : QuickBooks

Après l’exécution d’un contrat, il faut être en mesure de facturer la prestation au client. Un logiciel de facturation est essentiel à une activité professionnelle méthodique. La plupart des logiciels de facturation, comme tout bon outil de télétravail, sont accessibles sur ordinateur, sur tablette et sur mobile.

QuickBooks en est un exemple remarquable à de nombreux égards. Pour les devis, les reçus de vente ou encore les factures de doit et d’avoir, ce logiciel propose des modèles mais également de multiples options de personnalisation qu’il est possible d’ajuster en fonction de chaque type d’activité.

Cette application Cloud permet en effet de définir les coloris et les polices d’écriture, mais aussi de choisir les emplacements et les tailles du logo ainsi que des éléments ou informations dont la mention est une obligation légale.

Une fois le devis ou la facture créée et personnalisée, elle peut alors être envoyée via courrier électronique, directement à partir de l’application. Une simplicité et un gain de temps particulièrement intéressants pour les PME et les TPE.

Lorsque l’application est connectée à la banque de l’entreprise, un suivi automatisé de la procédure peut ensuite permettre d’émettre une alerte en cas de retard de paiement. La possibilité d’envoyer des relances directement à partir de l’interface est également offerte.

Grâce à un partenariat établi avec l’ordre des experts comptables, QuickBooks présente une entière conformité avec la règlementation en vigueur en France en matière comptable et remplit les critères de sécurité, d’inaltérabilité et de conservation des données exigés par la loi.

Il n’y a donc pas de risque à son usage professionnel car l’application est certifiée contre les fraudes à la TVA.

Ce dernier élément constitue une garantie de sécurité qui vient s’ajouter à la simplicité et au fort potentiel de productivité assuré par le caractère pratique de cet excellent outil : de quoi faire figurer QuickBooks sur la liste des meilleurs outils pour le télétravail.

Rédaction du village