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Les points clés du vote par correspondance en copropriété. Par Annabelle Ortega Gonzalez, Avocate.
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Parution : vendredi 3 juillet 2020
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L’ordonnance du 30 octobre 2019 a profondément transformé le droit de la copropriété. Parmi les mesures phares attendues, l’introduction du vote par correspondance des copropriétaires lors des assemblées générales. Cette mesure était attendue de pied ferme par les syndics, non seulement pour lutter contre la désertion grandissante des assemblées générales mais également pour faire face à la crise sanitaire actuelle et aux enjeux de protection de la population.
Le 2 juillet 2020, le décret d’application et l’arrêté fixant le formulaire type ont été publié au journal officiel.
Au terme de l’ordonnance du 25 mars 2020, il convient en effet de rappeler que toutes les assemblées générales annulées pendant la crise sanitaire et ayant pour objet de renouveler le mandat de syndic expiré pendant la période juridiquement protégée, devront se tenir avant le 31 janvier 2021 (cf article 22 de l’ordonnance n°2020-304 du 25 mars 2020).
C’est l’article 17-1 A de la Loi du 10 juillet 1965, modifié par l’ordonnance du 30 octobre 2019 qui traite du vote par correspondance.
Les alinéas 2 et 3 de cet article disposent :
« Les copropriétaires peuvent, par ailleurs, voter par correspondance avant la tenue de l’assemblée générale, au moyen d’un formulaire établi conformément à un modèle fixé par arrêté. Si la résolution objet du vote par correspondance est amendée en cours d’assemblée générale, le votant par correspondance ayant voté favorablement est assimilé à un copropriétaire défaillant pour cette résolution.
Les conditions d’identification des copropriétaires usant de moyens de communication électronique pour participer à l’assemblée générale et les modalités de remise au syndic du formulaire de vote par correspondance sont définies par décret en Conseil d’Etat ».
Ces dispositions entrées en vigueur le 1er juin 2020 demeuraient inapplicables en l’absence du décret d’application et de l’arrêté, au grand désarroi des professionnels du secteur devant organiser la convocation de toutes les assemblées générales concernées dès la rentrée de septembre.
Cette difficulté est désormais levée puisque le décret et l’arrêté ont été publiés ce jour, au journal officiel.
Le Décret n°2020-834 du 2 juillet 2020 modifie les dispositions du Décret du 17 mars 1967 et comprend, entre autres, 4 articles relatifs au vote par correspondance : les articles 10, 11 15 et 16.
Ces dispositions nouvelles ont pour objet de prévoir les règles et modalités applicables au vote par correspondance.
Il est ainsi prévu que :
1- Le formulaire de vote par correspondance devra être annexé à la convocation à l’assemblée générale ;
2- Le formulaire devra être retourné par le copropriétaire 3 jours francs avant la tenue de la réunion afin d’être pris en considération ;
3- Les copropriétaires votant par correspondance devront être recensés sur la feuille de présence et la date de réception du formulaire par le syndic devra y être mentionnée ;
4- Enfin, la présence physique du copropriétaire ou de son mandataire (désigné ou non en cas de délégation de pouvoir en blanc) à l’assemblée générale, prévaudra systématiquement sur le formulaire de vote par correspondance qui sera alors écarté.
Aucune considération tenant à la date de signature du formulaire ou celle de la délégation de pouvoir ne sera à prendre en considération pour l’application de la précédente règle.
Ces dispositions entrent en vigueur dès le 4 juillet 2020 conformément aux dispositions transitoires [1].
Enfin, l’arrêté du 2 juillet 2020 fixe le modèle de formulaire de vote par correspondance aux assemblées générales de copropriétaires.
L’arrêté précise que ce formulaire type peut être adapté et complété sans qu’aucune des mentions du modèle ne puisse cependant être supprimée.
Ce formulaire type est téléchargeable en cliquant sur le lien suivant : https://www.legifrance.gouv.fr/jo_pdf.do?id=JORFTEXT000042075372
Annabelle ORTEGA GONZALEZ, Avocate à la Cour 11 bis rue du Colisée 75008 PARIS [->ortegagonzalez.avocat@gmail.com][1] Cf article 53 du Décret 2020-834 du 2 juillet 2020.
Il reste encore malheureusement, une disposition ne permettant pas de pouvoir tenir des assemblées générales avec des votes par correspondance, malgré l’arrêté du 2 juillet et le décret 2020-834 puisque l’alinéa 3 de l’article 17-1A de la loi de 1965 "Les conditions d’identification des copropriétaires usant de moyens de communication électronique pour participer à l’assemblée générale et les modalités de remise au syndic du formulaire de vote par correspondance sont définies par décret en Conseil d’Etat.", lequel décret du Conseil d’État n’est pas, à ma connaissance, encore paru.
Concernant le vote par correspondance, bien que succinctes, les modalités de remise au syndic du formulaire sont bien précisées dans le Décret 2020-834.
Ces modalités sont prévues par le nouvel article 9 bis du Décret du 17/03/1967 :
le formulaire devra être réceptionné par le syndic au plus tard 3 jours francs avant la date de la réunion,
il sera possible de le retourner par courriel à l’adresse électronique mentionnée par l’organisateur de la réunion sur le formulaire.
Bonjour
Le formulaire rempli est donc envoye au syndic par courrier postal ou par email.
Le syndic prend alors connaissance des votes des resolutions prealablement a l’assemblee des coproprietaires
Il est averti avant meme le conseil syndical et les membres du bureau !
Est ce normal ? N’y a t’il pas un risque ? Est ce juridiquement fonde ?
Merci de vos eclaircissements
Bonjour,
A quel type de risque pensez-vous ?
Bonjour,
Nous sommes une ASL composé de 165 propriétaires. A ce titre, nous avons des statuts et un cahier des charges et sommes sous sous l’application de la loi de 1965.
Notre syndic vient de nous adresser notre convocation pour l’ag accompagnée du bulletin pour le vote par correspondance.
L’ordre du jour fait état de 40 points à voter. Certains comportent deux possibilités de vote or le bulletin par correspondance adressé par le syndic ne reprend pas cette particularité. ce dernier ne veut rien modifier et affirme que cela devra être fait par les propriétaires sur les bulletins alors que rien n’est prévu et sans aucune note explicative, seuls sont indiquées les mentions pour, contre et abstention sans précision de choix. A ma connaissance, tout vote par correspondance ne doit être ni raturé, ni surchargé et ne doit comporter aucune mention manuscrite autres que les croix indiquant les choix aux différents ordres du jour.
les votes devant être envoyés au syndic, ce dernier étant interessé par le renouvellement de son mandat, nous a informé
que les membres du syndicat dont je fais parti ne pourra pas prendre connaissance de ces votes et contrôler que ces
dernier sont convenablement enregistrés. Es-ce normal ?
Merci pour ces informations qui précisent de manière simple comment mettre en oeuvre le vote par correspondance.
Si l’article est simple, les modalités restent tout de même contraignante, surtout en l’absence d’outil informatique.
Pourriez-vous m’expliquer SVP ? Je souhaite voter par correspondance mais je ne comprends pas ce qui suit :
"Si la résolution objet du vote par correspondance est amendée en cours d’assemblée générale, le votant par correspondance ayant voté favorablement est assimilé à un copropriétaire défaillant pour cette résolution. »
MERCI
Bonjour,
Cette disposition vous permet en fait de ménager vos voies de recours dans l’hypothèse où l’assemblée décide au cours de la réunion physique (lors de laquelle vous ne serez donc pas présent) de modifier légèrement le texte ou les conditions de la résolution.
Lorsque vous votez par correspondance, dans un sens favorable à une résolution, vous vous prononcez en effet sur la résolution telle qu’elle est proposée à l’ordre du jour par votre syndic (en concertation avec le conseil syndical). Or, il peut arriver que lors de la tenue de l’assemblée physique, les discussions amènent à modifier sensiblement les conditions de la résolution votée. Dans ce cas, votre vote ne sera pas compté comme "favorable" puisque vous ne vous êtes pas exprimé en connaissance de cet amendement.
La conséquence étant que vous conserverez également votre possibilité de contester la résolution d’assemblée générale.
Bonjour,
Nous sommes syndic de copropriété, au moment de remplir le formulaire pour l’envoyer aux copropriétaires, un problème se pose pour remplir le tableau..
Nous ne savons pas exactement ce qu’il faut mettre dans la colonne "l’identification de l’objet" et dans celle "Questions", Pouvez-vous nous aider ?
Merci par avance pour votre réponse
Bonjour,
Effectivement cette "confusion" du tableau a été soulevée par de nombreux syndics.
Il n’y a, à ma connaissance, pas de texte ou d’instruction qui vient préciser la définition de ce qu’il convient de mettre dans ces deux colonnes.
Ce qu’il faut impérativement, c’est qu’il n’y ait pas de confusion possible pour le copropriétaire sur la résolution votée.
Ma proposition est donc la suivante : dans la colonne "identification de l’objet", j’indiquerais l’intitulé de votre résolution (par exemple "approbation des comptes 2019", "vote des travaux de ravalement"...) et dans la colonne "questions", je mettrais simplement le numéro de la résolution tel qu’il figure à l’ordre du jour.
Dans le formulaire de vote par correspondance
que j’ai reçu il y a une résolution « Désignation du
conseil syndical « . Les noms n’apparaissent pas,
comment puis-je répondre O, N, A pour chaque membre
qui se présente ?
Bonjour
Notre convocation indique qu’en raison des mesures COVID , ne pourrons participer physiquement à l’assemblée 9 copropriétaires maximum sur un total de 80. Interrogé sur ce point et la possibilité que plus de 9 personnes se présentent à la salle, le syndic réponds qu’il n’y a pas d’alternative : il faudra que les copropriétaires s’arrangent entre eux. Qu’en pensez vous ?
bonjour
qu’entraîne la non mise à disposition par le syndic des formulaires ce vote par correspondance ?
MERCI
Bonjour Maître Merci pour vos informations. LE SYNDIC FONCIA ns pas envoyé ce papier ! Est ce une obligation ? Que se passera t il si nous sommes trop nombreux à vouloir assister À l AG , les places étant réduites par mesures sanitaires ? Merci !
Bonjour,
Il est vrai que la tenue des assemblées générales dans ce contexte est très difficile mais elles sont essentielles pour la bonne organisation de l’ensemble immobilier.
Pour tenter de palier à ces difficultés, le Gouvernement a prévu plusieurs aménagements exceptionnels et dérogatoires possibles dans l’ordonnance du 20 mai 2020 que votre syndic peut mettre en place.
Si vous rencontrez des difficultés particulières dans votre copropriété pour organiser cette réunion, je vous conseille de consulter un de mes confrères ou moi-même afin de vous apporter des solutions applicables à votre cas concret.
je souhaite savoir si le formulaire de vote par correspondance "arrêté du 2 juillet 2020" annule et remplace le pouvoir désignant un mandataire. Dans le texte de l’arrêté rien n’est précisé.
Notre syndic veut organiser un vote par correspondance pour l’AG 2020 en utilisant le formulaire. Il y a 3 candidats au poste de syndic.Aucun ne pourra passer le premier tour selon l’art 25. Deux seulement pourraient prétendre avoir plus du tiers des voix pour se présenter au second tour. Le syndic veut organiser le second tour en le prévoyant sur le le mème formulaire. Comment organiser le second tour sans connaitre le résultat du premier tour et sans savoir lequel des 3 candidats va ètre éliminé ? Merci
Formatrice en logiciel de tenue d’Ag, nous aurions une question pour ne pas induire en erreur nos clients. Un copropriétaire lors d’un vote par correspondance, oublie de donner sa position sur une résolution, mais toutes les autres résolutions ont été annotées. Comment le Syndic doit il considérer ce vote par correspondance ? Annulation complète des votes, Abstention à la réso non annotée ? ou autre.
Merci pour votre réponse
Cordialement,
Bonjour
Le syndic n a pas tenu compte de mon vote par correspondance lors de l AG alors qu il a été envoyé 4 jours avant
De plus je me suis portée candidate au conseil syndical et ceci n a pas été mentionné lors de l AG
Quel recours puis je avoir ?
Merci
Bonjour,
Des recours peuvent en effet être envisagés. Pour une consultation approfondie, je vous invite à me contacter directement au cabinet ou par mail.
Bien cordialement,
Bonjour,
Mon vote contre le syndic n’a pas été comptabilisé " par erreur" .
C’est par téléphone que j’ai eu cette annonce, avec en plus une légère intimidation : " si vous voulez contester le résultat de l’AG, il vous faudra aller en justice " et " si l’immeuble n’a plus de syndic ( sous entendu " à cause de vous ") il y aura un règlement judiciaire, avec aucun acte pendant 6 mois et c’est très embêtant car les travaux du toit ont été votés " etc.
Donc je ne suis pas la seule, évidemment, sinon ils n’auraient pas pris la peine de me contacter.
J’ai demandé confirmation par email de cette demande téléphonique que je trouve très...bizarre et pas du tout régulière.
Merci de votre attention !
bjr,
plusieurs copropriétaires souhaitent se joindre au conseil syndical actuel, mais ce n’est pas prévu dans l’ordre du jour, comment faire ?
merci de votre réponse
bien cordialement
Bonjour,
Y a t il un minima de copropriétaires présents exigé, tous les copropriétaires peuvent voter par correspondance et le syndic peut il se retrouver seul à tenir son assemblée ?
Cette assemblée ne pouvant se tenir du fait du confinement, le résultat sera il valable s’il n’y a que des votes par correspondance ?
Bonjour Madame,
Petite copropriété de 2 coproriétaires,je suis syndic bénévole ; j’ai remis en mains propres l’ordre du jour à l’autre copropriétaire le 30 septembre 2020 , qui convoque pour l’AG fixée le 4 novembre 2020 ! La copropriété est à Marseille (Bouches du Rhone) et j’habite dans le VAR, donc impossible de me rendre à Marseille le 4 novembre. Que faire ?
Faut-il envoyer le même ordre du jour, attendre 21 jours minimum et fixer l’AG chez moi dans le Var et prévoir un vote par correspondance pour l’autre copropriétaire ? car l’AG doit être suivie d’ un acte modification du réglement de la copro suite à une vente d’appartement prochaine et urgente (avant le 31.12.2020) ?
Un grand merci pour votre réponse.
En AGO en présentiel avant les votes les copropriétaires peuvent présenter des commentaires sur les résolutions.
Pour une AGO totalement par correspondance dans notre résidence (300 lots) des copropriétaires par courriels ont diffusés aux délégués d’escalier des remarques sur des résolutions proposées par nous et contenues dans l’ordre du jour de l’AGO. Certains délégués ont demandé au syndic de rediffuser ces remarques vers les copropriétaires de leur escalier. Nous avons répondu aux remarques mais considérons que les délégués n’ont pas à jouer ce rôle filtrant. Mais et demandons, sans succès, au syndic que tous ces échanges soient diffusés à tous les copropriétaires avant la date du vote ? Que faire pour obtenir satisfaction ?
Merci
Bonjour, Je suis copropriétaire et notre syndic note sur le formulaire du vote par correspondance "toute résolution non complétée par une consigne de vote sera considérée comme un vote POUR" Est-ce légal ?
Merci
Bonjour,
Vous pourrez trouver des précisions complémentaires sur le vote par correspondance dans l’article suivant : https://www.village-justice.com/articles/faq-discussions-sur-vote-par-correspondance-copropriete,36748.html
Bonjour,
Qu’en est-il de la confidentialité du vote, jusqu’à l’AG ??
En l’occurence, commenté (puisque mon choix est "opposé" au syndic !!) par le syndic lors de la réception ?
Merci et cordialement
Bonjour,
Lors d’une AG, un copropriétaire absent a utilisé un formulaire de vote par correspondance qui ne comportait pas toutes les mentions du modèle du 2 juillet 2020.
Exemple : les nom et prénom du mandataire commun.
Nous sommes dans le cas d’une SCI.
Ce formulaire est-il valable et dans la négative, peut-on dénoncer les résolutions votées lors de l’AG ?
Merci pour votre réponse.
Cordialement
Si l’Assemblée Générale est supprimée pour cause de Covid, qui est habilité à contrôler les résultats des votes par correspondance ?
vote par correspondance qui dépouille les enveloppes
deux mois apres le vote par correspondance le syndic n’a pas encore fait savoir les resultat du vote ?
le syndic prends t’il un salaire suplèmentaire pour le depouillement ?
QUI ASSISTE LE SYNDIC POUR OUVRIR LES ENVELOPPES §
Notre AG devrait se tenir début janvier 2021, uniquement avec votes par correspondance.
Une personne peut-elle donner une procuration comme c’est le cas pour les AG traditionnelles ? D’après le syndic interrogé ce serait possible.
Les conditions de seuil dérogatoire de 15 % des droits de votes serait-il applicable ?.
Merci de votre retour.
ESt-il possible qu’un copropriétaire ’empèché’ = malade, non familié avec l’usage de l’informatique..) qui reçoit par courrier electronique les éléments de l’ag (bulletins de délégation, de vote et textes des délibérations, budgets...etc), donne délégation à un autre copriétaire qui votera pour son compte ET par courrier ou mail ? Je vous remercie
Comment se fait le dépouillement du vote et par qui ?
le syndic nous a adressé les convocations en me désignant Président de Séance contre ma volonté. Un remplaçant membre du Conseil syndical également s’est proposé pour me remplacer. Le syndic peut il changer le nom du Président et en informer les copropriétaires ? par ailleurs comment se déroule le dépouillement du vote ? des membres du Conseil syndical peuvent ils être présents pour le contrôle des bulletins ?
Que dit le législateur sur la présence lors du dépouillement car nous n’avons pas été conviés.
Pour notre copropriété l’AG aura lieu par correspondance à la mi décembre.
Notre résidence et les bureaux du syndic ne se trouvent pas dans la même ville : 25 kilomètres entre les deux sites.
Dans quelle ville doit être organisée l’AG ? Nous souhaiterions l’organiser chez nous (président, scrutateurs) et syndic (secrétaire) car nous avons un local suffisamment grand avec électricité.
Merci de votre réponse,
Joël Repiquet
L’AG de notre copropriété s’est déroulée uniquement par vote (pas du tout de présentiel ni de visio) J’ai acheté un appartement et suis sous compromis de vente ; Mon vendeur m’a envoyé un pouvoir, comme le lui a dit son Notaire. J’ai joint ce pouvoir au formulaire de vote. Le Syndic explique qu’il ne peut pas y avoir de pouvoir si l’AG se déroule uniquement par correspondance
Bonjour,
Nous soupçonnons des irrégularités concernant les votes par correspondance de l’AG des copropriétaires de notre résidence qui a eu lieu le 3 décembre 2020 et souhaitons voir les bulletins de vote originaux afférents aux "présents". La loi nous en donne-t-elle la possibilité ?
Je vous remercie de votre aide.
Très courtoisement.
Christian Saffier de Bard
Bonjour,
nous avons également découvert de nombreuses erreurs dans le PV suite à un vote par correspondance avec changement de syndic. Faut-il se retourner vers l’ancien syndic qui a rédigé le PV ? a t il encore trace des votes ? ou demander au nouveau syndic mais va t il nous procurer les documents gratuitement ?
Merci pour votre aide,
Bien cordialement,
pascale Ducroo
Bonjour,
Un gestionnaire immobilier peut-il voter par correspondance en lieu et place du copropriétaire.
Chez nous, un seul gestionnaire a en gestion 18 % des lots principaux, et a voté par correspondance pour tous les lots qu’il a en gestion. N’y-a-t-il pas confusion avec les pouvoirs.
Merci
Cordialement
Raoul
Lorsque les successions ne sont pas réglés, les formulaires de vote sont envoyés à la personne décédée ; les personnes recevant son courrier sont-elles habilitées à effectuer son vote pour elle ? Ce vote doit-il compter en AG ?
Bonjour,
Un gestionnaire immobilier peut-il voter par correspondance en lieu et place du copropriétaire. La societe a qui j’ai confié un mandat de gestion à voté à ma place par correspondance et apparemment pour plusieurs lots . Est ce legal. N’y-a-t-il pas confusion avec les pouvoirs.
Bonjour, Esce possible de donner son pouvoir avec une AG par correspondance ? Il est convenu que l’on peut donner son pouvoir à un membre du conseil syndical lors d’une AG en présentielle ; Peut on faire de même lors du vote par correspondance ?