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Obligations du Syndic professionnel en matière de dématérialisation des documents intéressant la copropriété. Par Serge Pelletier et Hélène Gilliot, Avocats.
Parution : mardi 4 août 2020
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Le Syndic professionnel doit proposer aux copropriétaires un accès sécurisé aux documents dématérialisés relatifs à la gestion de l’immeuble ou aux lots gérés, sauf décision contraire de l’assemblée générale des copropriétaires.

Un décret n°2019-502 du 23 mai 2019, publié le 24 mai 2019, fournit la liste des documents dématérialisés qui doivent être effectivement mis à disposition des copropriétaires à compter du 1er juillet 2020.

Depuis le 1er janvier 2015 [1], le Syndic professionnel doit proposer aux copropriétaires un accès sécurisé aux documents dématérialisés relatifs à la gestion de l’immeuble ou aux lots gérés, sauf décision contraire de l’assemblée générale des copropriétaires.

Aux termes d’un décret d’application du 27 juin 2019 [2], ces documents doivent être mis à disposition sur un espace dématérialisé d’où, conformément à l’article 33-1-1 du décret n°1967-223 du 17 mars 1967, ils seront (i) actualisés au moins une fois par an, dans les trois mois suivant la dernière assemblée générale annuelle ayant été appelée à connaître des comptes, et (ii) téléchargeables et imprimables par les membres du Conseil syndical et les copropriétaires au moyen d’un code personnel sécurisé garantissant la fiabilité de leurs identifiants (ci-après « l’Espace »).

En pratique, en l’absence de précisions relativement à la liste des documents à mettre à disposition sur l’Espace, ce dispositif était rarement mis en place par le Syndic.

C’est la raison pour laquelle l’article 203 de la loi « ELAN » du 23 novembre 2018 [3] a prévu qu’un décret préciserait la liste des documents devant a minima être accessibles en ligne.

Ce décret [4] a été publié le 24 mai 2019 (ci-après « le Décret »).

Il prévoit qu’à compter du 1er juillet 2020, tous les Syndics professionnels sont tenus de mettre effectivement à disposition les documents dématérialisés dont il fournit la liste.

Les Syndics professionnels doivent y prêter une attention toute particulière en ce que certains textes pourraient être utilisés pour sanctionner le non-respect de la mise en place de la consultation dématérialisée dès le 1er juillet 2020.

Le Décret distingue les documents dématérialisés selon qu’ils doivent être mis à disposition de chaque copropriétaire concerné (a) ; de l’ensemble des copropriétaires (b) ou des membres du Conseil syndical (c).

A- Les documents à mettre à disposition de chaque copropriétaire concerné.

L’article 2 du Décret prévoit que le Syndic doit mettre à disposition de chaque copropriétaire concerné les documents suivants :
- son compte individuel de copropriétaire arrêté après approbation des comptes par l’assemblée générale annuelle ;
- le montant des charges courantes du budget prévisionnel et des charges hors budget prévisionnel au titre des deux derniers exercices comptables clos dont il est redevable ;
- lorsque le Syndicat des copropriétaires dispose d’un fonds de travaux, le montant de la part du fonds de travaux rattachée au lot du copropriétaire arrêté après approbation des comptes par l’assemblée générale annuelle ; et
- les avis d’appel de fonds qui lui sont adressés sur les trois dernières années pour ceux adressés à compter du 1er juillet 2020.

B- Les documents à mettre à disposition pour l’ensemble des copropriétaires.

L’article 1er du Décret prévoit que le Syndic doit mettre à disposition de l’ensemble des copropriétaires les documents suivants :
- le règlement de copropriété, l’état descriptif de division et les actes les modifiant, s’ils ont été publiés ;
- la dernière fiche synthétique de la copropriété [5] regroupant les données financières et techniques essentielles relatives à la copropriété et à son bâti ;
- le carnet d’entretien de l’immeuble ;
- les diagnostics techniques relatifs aux parties communes en cours de validité ;
- les contrats d’assurance de l’immeuble en cours de validité ;
- l’ensemble des contrats et marchés en cours signés au nom du Syndicat de copropriétaires, à l’exclusion des contrats de travail des préposés du Syndicat ;
- les contrats d’entretien et de maintenance des équipements communs en cours ;
- les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales et, le cas échéant, les devis de travaux approuvés lors de ces assemblées ; et
- le contrat de syndic en cours.

C- Les documents à mettre à disposition des membres du Conseil syndical.

L’article 3 du Décret prévoit que le Syndic doit mettre à disposition des membres du Conseil syndical les documents suivants :
- les balances générales des comptes du Syndicat des copropriétaires, ainsi que le relevé général des charges et produits de l’exercice échu ;
- le cas échéant, les relevés périodiques des comptes bancaires du Syndicat des copropriétaires ;
- les assignations en justice délivrées au nom du Syndicat des copropriétaires relatives aux procédures judiciaires en cours et les décisions de justice au titre desquelles les délais de recours n’ont pas expiré ;
- la liste de tous les copropriétaires établie par le Syndic [6] ; et
- la carte professionnelle du Syndic, son attestation d’assurance responsabilité civile professionnelle et son attestation de garantie financière en cours de validité.

Le respect de la mise en place de l’Espace et de l’obligation de mise à disposition des documents listés peuvent être sources de difficultés pour le Syndic.

En effet, une des prérogatives du Conseil syndical est de pouvoir prendre connaissance et d’obtenir copie de tout document se rapportant à la gestion du Syndic et, d’une manière générale, à l’administration de la copropriété [7]. En ce sens, l’article 23 de la loi ELAN dispose que, lorsque le Syndic ne défère pas à la demande du Conseil syndical relativement à la communication de documents intéressant la copropriété dans le délai d’un mois à compter de la demande, des pénalités d’un montant de 15 euros par jour de retard seront imputées sur ses honoraires de base.

Ce texte qui a modifié l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 pourrait être utilisé par les membres du Conseil syndical pour sanctionner une défaillance dans la mise à disposition dématérialisée des documents dans le cadre du Décret.

Serge Pelletier, Avocat, Hélène Gilliot, Avocate, Rescue, société d’avocats www.rescue.law

[1] Article 18-I – dernier alinéa - de la loi n°65-557 du 10 juillet 1965 créé par la loi ALUR 2014-366 du 24 mars 2014.

[2] Décret n°2029-650 du 27 juin 2019.

[3] Loi n°2018-1021 portant évolution du logement, de l’aménagement et du numérique du 23 novembre 2018.

[4] Décret n°2019-502 du 23 mai 2019.

[5] Etablie par le Syndic en application de l’article 8-2 al.1 de la loi n°65-557 du 10 juillet 1965.

[6] En application de l’article 32 du décret n°67-223 du 17 mars 1967.

[7] Conformément à l’article 21 alinéas 6 et 7 de la loi n°65-557 du 10 juillet 1965.

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