Aujourd’hui, beaucoup d’avocats demeurent convaincus de l’importance de la transformation digitale de leurs structures. Mais par où commencer, pour quel objectif et comment s’y prendre ? Voilà, les questions qui se posent au sein des structures d’avocats.

Les failles de sécurité, le traitement des données personnelles, la data, la formation des collaborateurs, la maitrise des technologies et des langages de programmation sont autant de questions qui viennent redéfinir les contours de la transformation digitale de votre structure juridique.

Un espace de travail calme et ordonné, des bureaux déchargés de dossiers papiers, des pièces et dossiers centralisés sur une seule base de données, des boites mail non-saturées de messages de clients soucieux de l’avancée de leur affaire. Pourtant, cela peut -il se faire simplement avec un ordinateur portable et un smartphone ?

Cette image n’est pas une utopie. C’est une réalité permise par la digitalisation des outils utilisés au sein des cabinets d’avocats et une bonne implémentation de la Legaltech. Ayant compris le jeu beaucoup de structures d’avocats veulent s’y mettre.

Mais par où commencer, pour quel objectif, et comment s’y prendre ? tel est la question à résoudre avant d’avancer dans ce sentier.

I. Maîtrisez votre présence sur internet.

Il est avéré que le premier réflexe d’une personne ayant les besoins d’un avocat est de demander à son entourage s’il a déjà fait appel à un professionnel pour une problématique similaire. Cette recommandation instaure elle-même une relation de confiance. Cependant, la difficulté réside sur le fait que le réseau proche n’est pas toujours à même de vous recommander un professionnel.

Le second réflexe presque instinctif lorsque nous sommes à la recherche d’une information est d’interroger Google. Ce reflexe a tendance à prendre le dessus, car les consommateurs sont plus dans l’instantanéité.

Il est donc indispensable de posséder un site en ligne de votre activité, pertinent, lisible et bien indexé par les moteurs de recherche. Un site internet pertinent est un site qui présente de manière compréhensible pour les non-juristes votre offre de service, vos spécialisations et éventuellement vos tarifs.

Si vous ne souhaitez pas investir du temps et de l’argent dans la création d’un site internet optimisé, dans le référencement SEO, le Social et Content Management, Google constitue une excellente alternative. En présentant vos services, votre équipe, et la page contact avec l’aide de Google, vous avez déjà une vitrine exploitable. Vous pouvez y ajouter un blog et un descriptif de votre activité, elle vous permet de vous démarquer de vos confrères en augmentant votre visibilité pour gagner de nouveaux clients et consolider votre notoriété sur votre domaine d’expertise. Sans oublier, comme indiqué précédemment, le bouche à oreille est un puissant levier de persuasion qui, synchronisé avec le digital permet d’acquérir des clients sur une stratégie multicanale.

L’utilisation de service comme Google MyBusiness peut s’avérer plus intéressant pour collecter les avis, guider les clients et les assurer par les retours des utilisateurs satisfaits. A cet égard, il insiste sur le fait que la notation et les commentaires clients contribuent aussi à améliorer son référencement sur les moteurs de recherche.

II. Définissez vos besoins par rapport à la stratégie du cabinet pour être aligné avec les équipes opérationnelles avant d’envisager d’implémenter une solution technologique.

Selon Gartner, la charge de travail supplémentaire demandée aux juristes augmentera de 85% en 2020, ce qui pourrait augmenter encore avec la crise sanitaire. Entre les nouvelles réglementations comme celles sur les données personnelles, l’impact de la crise sanitaire due à la Covid-19 sur les économies des entreprises et des pays, les nouvelles technologies et le contexte économique qui évoluent, les besoins juridiques des cabinets, ainsi que ceux de leurs clients à savoir les entreprises ne cesseront d’augmenter. Ainsi, un cabinet d’avocat doit pour accompagner la croissance de l’économie transformer sa manière de travailler. Aujourd’hui, le digital est le premier outil utilisé.

Mais, il faut cependant éviter d’implémenter des solutions digitales avant même de prendre le temps d’examiner les processus existants du cabinet. Si vous ne cherchez pas à comprendre ce qu’il faut optimiser ou modifier, vous risquez de renforcer les mauvaises habitudes plutôt que d’y apporter des solutions.

1. La phase d’idéation du projet.

L’ idéation est le fait de générer des idées grâce à un processus créatif de production, développement et communication. Parfaitement associée à la co-création, l’idéation prend forme grâce à un ensemble d’exercices ou méthodes qui boostent la créativité, stimulent l’imagination et l’invention collective. La résolution de problèmes est l’objectif fondamental de l’ idéation. Une fois cela fait, il faut modéliser l’ensemble sous la forme d’un Process Mapping avec Sketch ou tout autre App de mind Mapping.

2. L’alignement stratégique.

Construire des process juridiques solides et valorisés en interne nécessite de comprendre quels sont les objectifs du Cabinet d’avocats à court, moyen et long terme. Ensuite, c’est à vous d’aligner ces objectifs et vos process par rapport aux échéances stratégiques.

Par exemple, si votre cabinet d’avocats travaille fréquemment sur des dossiers d’acquisitions de sociétés, de LBO, une entrée en bourse ou même une levée de fond, la mise en en place des stratégies doit reposer sur des outils pour récolter les données pertinentes dont vous aurez besoin.

3. Choix d’une solution.

Pour réussir l’implémentation de la solution Legaltech il faut commencer par interroger les collaborateurs pour comprendre comment songent-ils interagir avec un outil technologique, quelles sont leurs frustrations actuelles, et futures et comment les résoudre.

Ensuite, il faut passer au choix de votre logiciel. Pour que ce soit un succès, nous vous conseillons de classer les éléments les plus importants à évaluer. La facilité d’utilisation, le budget, la flexibilité de la solution pour l’adapter à vos process, la qualité du support client ou encore l’intégration à vos outils existants sont des éléments essentiels dans le choix de la solution.

Forcément, les solutions récentes seront plus à même d’y répondre positivement que des logiciels juridiques créés il y a 10 ans.

4. Implémentation de la solution.

Après avoir choisi la solution idéale en concertation avec vos équipes, ne sous-estimez pas les 3 premiers mois d’implémentation, déterminants dans le succès ou non de sa transformation juridique. Ensuite il faut définir un référent en interne.

Cette personne aura pour rôle de faire adopter l’outil aux collaborateurs et de gérer la relation après-vente avec l’éditeur du logiciel choisi. Sans ce référent, il est plus compliqué de réussir à mener à bien l’implémentation.

Enfin, la formation continue est nécessaire. les ateliers et les sessions de formation vont être réalisés régulièrement pendant la phase d’adoption.

Au-delà de leurs aptitudes, s’adapter et se former sont des habitudes naturelles attitudes naturelles pour ceux dont l’altitude est justement de suivre, et parfois d’entrainer et de conduire des évolutions législatives et jurisprudentielles au risque que la profession juridique pâtisse d’une image d’une profession dépassée.

5. Favoriser une culture de l’innovation en interne.

Les juristes ont toujours été beaucoup plus valorisés à suivre des protocoles établis plutôt qu’à prendre des risques et innover. Inverser cette tendance n’est pas une mince affaire. Et insuffler une culture d’innovation dans un cabinet d’avocat ne passe pas de si facilement.

Participation aux évènements, lecture et partage d’articles sur des méthodes innovantes comme la legaltech, la compliance, le legal design, la méthodologie agile, l’économie du savoir et de la connaissance, networking avec ses pairs et des entrepreneurs et des profils Tech sont autant d’opportunité pour insuffler cette culture.

Le fait de favoriser les profils multi-compétences, loin des sentiers battus, n’ayant pas peur de faire bouger les lignes et capables de mettre en place des process qui rendront votre équipe plus efficace dans le recrutement est une manière d’insuffler cette culture. En dehors et au-delà du droit, il existe des profils meilleurs que les avocats sur des sujets précis, innovants et nouveaux et sur lesquels les cabinets ont beaucoup à apprendre , ce sont ceux-là qu’il faut chercher et responsabiliser.

Arthur Sauzé, Avocat et consultant LegalTech | CEO tedi.legal a donné sa vision sur le sujet :

« Afin qu’une direction juridique puisse accomplir sa transformation digitale, il n’est pas seulement nécessaire d’intégrer les meilleurs outils. La transformation digitale passe par la capacité à s’approprier les outils et à fédérer toute l’équipe autour du projet. Dans ce contexte, les collaborateurs doivent être moteurs car ce sont eux qui vont utiliser les solutions digitales au quotidien. Ainsi, il est de la responsabilité du directeur juridique de trouver des moyens innovants afin d’engager ses équipes ».

Après avoir été relégués au second plan depuis trop longtemps, les cabinets d’avocats veulent aujourd’hui se faire une place dans l’économie de l’innovation.

Pour y parvenir, la technologie est un levier indispensable pour les cabinets d’avocats, associée à des process clairs et une transformation efficace.

Avec et après cette crise sanitaire, les possibilités offertes par les LegalTech sont gigantesques et à portée de main.

C’est maintenant aux cabinets d’avocats eux-mêmes d’en prendre conscience et pour prendre leur destin en main.

Boubacar Faye, Juriste d\'affaires Product Owner / Consultant Legaltech Justice & Law Innovateur