Les exigences d’un recruteur sont limitées par l’article L1221-6 du Code du travail selon lequel : « Les informations demandées, sous quelque forme que ce soit, au candidat à un emploi ne peuvent avoir comme finalité que d’apprécier sa capacité à occuper l’emploi proposé ou ses aptitudes professionnelles.
Ces informations doivent présenter un lien direct et nécessaire avec l’emploi proposé ou avec l’évaluation des aptitudes professionnelles ».

Il n’est donc pas permis aux recruteurs de demander des documents à caractère personnel ou confidentiel, ni de questionner un candidat sur des thèmes qui relèvent de sa vie privée.

Rappelons également qu’en vertu de l’article L1221-9 du Code du travail : « aucune information concernant personnellement un candidat à un emploi ne peut être collectée par un dispositif qui n’a pas été porté préalablement à sa connaissance ».

Enfin, depuis l’entrée en vigueur du Règlement général de protection des données (RGPD) le 25 mai 2018, la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) veille scrupuleusement à son respect, notamment dans le cadre des entreprises, en leur rappelant les bonnes pratiques à adopter :
 Constituer un registre de traitement des données ;
 Ne collecter et ne conserver que les données vraiment nécessaires à l’objectif visé ;
 Faire preuve de transparence dans l’utilisation des données collectées à l’égard des salariés ;
 Organiser et faciliter l’exercice des droits des salariés sur les données qui les concernent ;
 Fixer les durées de conservation des données ;
 Sécuriser les données et identifier les risques ;
 Inscrire la mise en conformité dans une démarche continue.

Compte tenu de cet encadrement particulièrement strict, il convient de faire un rappel du panorama des documents que le recruteur est en droit d’exiger, ceux qu’il lui est possible de réclamer et ceux dont la demande est illégale donc interdite.

1 - Les documents que le recruteur est en droit d’exiger.

- Diplômes, Titres, Certifications et Agréments.

L’exercice de certaines activités professionnelles implique une qualification spécifique qui diffère selon la nature de l’activité exercée : il peut s’agir d’un diplôme, d’un certificat de qualification professionnelle ou également d’un agrément ou d’une habilitation.

L’objectif d’une telle réglementation est de réguler l’accès à une profession, de protéger la réputation de ses membres en préservant leur compétence et d’assurer ainsi la sécurité et la santé de ceux qui les solliciteront.

C’est à l’employeur de mentionner dès l’annonce, l’exigence du diplôme ou du titre requis pour l’exercice de la profession et c’est également à lui de s’assurer que le candidat dispose bien de la qualification nécessaire, car l’employeur qui manquerait de diligence ne pourrait rompre le contrat de travail ni sur le fondement de la nullité pour erreur ou dol, ni sur le fondement d’un licenciement.

En effet, la Cour de cassation estime que lorsqu’il existe une exigence légale, c’est à l’employeur de vérifier la qualification du candidat et ne peut en aucun cas se prévaloir de sa négligence pour invoquer la nullité du contrat [1].

L’employeur risque même de voir sa responsabilité civile et pénale engagée en cas de manquement du salarié placé sous son autorité.

Précisions cependant que le candidat qui présenterait un faux diplôme pourrait être poursuivi sur le fondement de l’article 441-1 du Code pénal pour les délits de faux et usage de faux et risquerait une peine de trois ans d’emprisonnement et de 45 000 euros d’amende.

- Extrait du casier judiciaire.

Un employeur est en droit de demander un extrait du casier judiciaire du candidat lorsque l’emploi l’exige.

 Le bulletin numéro 1 recense toutes les condamnations prononcées à l’encontre de son détenteur et n’est accessible qu’aux services de police et de justice.
 Le bulletin numéro 2 contient moins d’informations que le bulletin numéro 1, mais renseigne sur certaines condamnations, notamment celles liées aux violences sexuelles sur mineurs et légitiment en conséquence sa transmission, sans le consentement de l’intéressé, aux autorités administratives ou à certains employeurs privés.

Ce bulletin numéro 2 n’est transmis que si le document est vierge, sinon le requérant n’aura pas accès au casier proprement dit mais sera uniquement informé sur l’existence d’une mention interdisant l’accès à l’emploi visé.

 Le bulletin numéro 3 fait apparaitre les condamnations les plus importantes susceptibles d’être incompatibles avec l’emploi visé. Ce document est directement obtenu par la personne concernée.

Ainsi, dans une optique de protection de la sécurité des personnes et des biens, l’employeur est tenu de réclamer un extrait du bulletin numéro 3 du casier judiciaire pour certains emplois publics désignés à l’article 776 du Code de procédure pénale [2]. Il en va de même pour les personnels de santé [3], les emplois en lien avec la surveillance, la sécurité privée et le gardiennage [4], les emplois en contact avec les mineurs et les séniors [5], les fonctions aéroportuaires [6], les créateurs d’entreprise, les professions réglementées [7] et certaines autres professions spécifiquement visées [8].

En conséquence, un extrait de casier judiciaire n’est obligatoire que si l’employeur justifie d’une prescription légale. A défaut, le manquement de l’employeur à son devoir de prudence pourrait l’entrainer sur le terrain de la réparation civile sans exclure une mise en cause pénale, notamment dans le cadre de certaines fonctions pour lesquelles les manquements sont sévèrement punis [9].

- Documents d’identité, titres de séjour.

Le candidat doit pouvoir justifier de son identité afin que le recruteur s’assure que la personne avec laquelle il échange est bien celle qui présente ses diplômes et compétences sur le curriculum vitae.

Quant au salarié étranger, aux termes de l’article L8251-1, alinéa 1, du Code du travail, « Nul ne peut, directement ou indirectement, embaucher, conserver à son service ou employer pour quelque durée que ce soit un étranger non muni du titre l’autorisant à exercer une activité salariée en France ».

Il en résulte que la méconnaissance de cette obligation légale expose l’employeur à un redressement de cotisations sociales ainsi qu’à des sanctions civiles [10], pénales [11] et administratives [12].

Il lui est donc fortement recommandé d’apporter une vigilance particulière à la véracité des titres de séjour qui lui sont présentés, tant lors du processus d’embauche que durant toute la période contractuelle, en vérifiant systématiquement les délais de validité des autorisations de travail et de séjour des salariés étrangers en fonction dans l’entreprise.

Quelle que soit la nationalité du candidat, l’employeur est également justifié dans sa demande de renseignements sur son statut d’assuré social.

Ces renseignements sont d’autant plus importants qu’ils permettent à l’employeur, quelle que soit la durée de l’embauche, de satisfaire à son obligation de procéder à la déclaration du futur salarié préalablement à son embauche (DPAE).

Il convient toutefois de rappeler deux points fondamentaux :
 d’une part, lors du recrutement d’un candidat, la présentation de sa carte vitale ne doit pas être un préalable à la poursuite du processus, car cette information n’est pas nécessaire pour apprécier son aptitude à occuper l’emploi proposé ;
 d’autre part, les documents transmis qui renseignent notamment sur l’âge du candidat ne sauraient aboutir à une discrimination visée à l’article L1132-1 du Code du travail.

- Permis de conduire.

Si l’emploi proposé exige la conduite d’un véhicule, l’employeur se doit de demander au candidat de fournir la preuve de la possession d’un permis de conduire en cours de validité, correspondant à la catégorie de véhicule que le salarié devra conduire.

Il n’est donc pas rare que cette requête soit primordiale [13].

A cette fin, il appartient à l’employeur de s’assurer, eu égard à l’obligation de sécurité qui lui incombe, que les salariés de son entreprise amenés à conduire des véhicules sont bien titulaires de leur permis de conduire.

Une telle demande est donc en lien direct avec l’emploi proposé et permet de déterminer si le candidat possède les aptitudes professionnelles requises.

Comme pour tout document dont l’existence est essentielle, l’employeur est fondé à en demander l’original.

Il existe cependant deux limites :
 si l’emploi ne nécessite pas la conduite de véhicule, l’employeur n’a pas à recueillir cette information auprès du candidat ;
 l’employeur n’est pas autorisé à demander au candidat le nombre de points détenus sur son permis de conduire.

Seules les autorités administratives et judiciaires peuvent collecter ce type de données [14], au risque pour l’employeur d’être pénalement poursuivi [15].

Bien évidemment, le respect du RGPD imposera au recruteur de rester vigilant quant à la nécessité de conserver et de sécuriser le recueil de telles données.

2 - Les documents que le recruteur peut éventuellement réclamer.

- Diplômes, titres, certifications et agréments.

Si l’employeur estime que l’emploi proposé exige une expertise spécifique dans un domaine d’activité, il peut demander la transmission du ou des diplômes
Lorsque l’employeur en fait une condition essentielle pour l’affectation de l’emploi sans toutefois qu’elle soit nécessaire à l’exercice de la profession, il doit faire preuve d’une grande rigueur dans la vérification de son existence, au risque de ne pouvoir procéder au licenciement du salarié ultérieurement.

Il faut cependant rassurer le recruteur et l’informer que si malgré sa vigilance, il a été trompé, il n’est pas dépourvu d’armes légales pour rompre le contrat, en invoquant la nullité de la convention pour manœuvres dolosives sur le fondement de l’article 1137 du Code civil ou en motivant un licenciement pour cause réelle et sérieuse, dès lors que la fausse information délibérément fournie par le salarié a constitué un élément déterminant dans son recrutement.

De surcroit et comme précisé précédemment, la présentation d’un faux diplôme et/ou sa confection sont susceptibles de constituer le délit de faux et celui d’usage de faux sévèrement réprimés.

- Curriculum vitae et Lettre de motivation.

Le curriculum vitae et la lettre de motivation constituent les documents les plus demandés, et ce, même si les diplômes ne sont pas nécessairement exigés.
Le CV est un document qui fait foi des diplômes obtenus et des expériences professionnelles antérieures du candidat.

A ce titre, il engage juridiquement le candidat et permet à l’employeur de bénéficier d’une protection légale [16] et jurisprudentielle en cas de fausses allégations.

Quant à la lettre de motivation, outre sa fonction première qui est de justifier le parcours du candidat et d’expliquer son intérêt pour le poste proposé, elle permet de vérifier ses aptitudes rédactionnelles.

- Extrait du casier judiciaire.

En dehors des hypothèses où la loi en fait obligation, l’employeur est fondé à connaitre les antécédents judiciaires d’un candidat dès lors que cette demande répond aux exigences de l’article L1121-1 du Code du travail selon lequel : « nul ne peut apporter aux droits des personnes et aux libertés individuelles et collectives des restrictions qui ne seraient pas justifiées par la nature de la tâche à accomplir, ni proportionnées au but recherché ».

A ce titre, les mentions qui figurent au casier judiciaire ne peuvent impacter le recrutement du candidat que si elles sont en lien avec l’emploi visé, conformément à l’article L1221-6 du Code du travail.

En effet, quand bien même la loi n’en ferait pas prescription, il est légitime pour un employeur d’exiger d’un salarié comptable qu’il n’ait pas été condamné pour des infractions liées au droit pénal des affaires, mais il ne saurait se servir des antécédents judiciaires de ce même salarié condamné pour coups et blessures volontaires.

Si l’emploi n’exige pas une absence d’antécédents judiciaires, il est interdit à l’employeur de procéder à cette vérification.

Le candidat peut donc refuser d’accéder à cette requête.

Notons que le casier judiciaire n’est pas inscrit dans la loi comme critère de discrimination directe, mais ne saurait servir illégalement de fondement à un refus d’embauche.

- Lettre de recommandation.

Il s’agit d’une demande qui peut tout à fait être formulée.

Elle permet d’apprécier le candidat sous un angle plus personnalisé et éventuellement de confirmer ou d’infirmer les impressions du recruteur.

Elle permet également de procéder à une vérification des références et des missions accomplies dès lors que l’employeur en informe le candidat en lui en demandant l’autorisation.

Même sans lettre de recommandation, le recruteur peut demander au candidat s’il accepte de lui fournir les coordonnées d’un ou de plusieurs référents dans des emplois antérieurs.

Il est important d’insister sur le fait que ce contrôle ne peut avoir lieu qu’avec l’autorisation préalable du candidat [17].

- Certificat de travail.

Rappelons que dans le cadre d’un recrutement, un employeur ne doit demander que des informations permettant de juger la capacité du candidat à occuper l’emploi proposé eu égard à ses diplômes, sa qualification, son expérience professionnelle.

A cet égard, le certificat de travail remis par l’employeur au salarié à la date de fin du contrat de travail, quels que soient le type de contrat de travail et le motif de la rupture, est un document que l’employeur peut demander pour juger des emplois successivement occupés par le candidat et des périodes pendant lesquelles le salarié a occupé ces emplois [18].

Pour autant, si le certificat de travail permet de s’assurer que le candidat a bien exercé tel emploi au sein de l’entreprise précédente, il ne garantit pas ses aptitudes professionnelles.

Pour plus de renseignements, l’employeur devra alors obtenir l’aval du candidat.
En outre, le certificat de travail de l’emploi précédemment occupé n’est à la disposition du salarié que si celui-ci n’est plus en poste, ce qui réduit considérablement l’accès à ce document.

- Photographie.

A moins que la photo ne soit pertinente pour l’emploi visé (mannequinat mais certainement pas dans la vente ou l’accueil), une photo constitue une donnée à caractère personnel qui entre dans la sphère de la vie privée.

En conséquence, une telle demande n’est pas illégale en elle-même, mais comporte deux limites :
 le candidat est libre d’accéder ou pas à cette demande, sans que son refus ne lui porte préjudice ;
 en vertu de l’article L1132-1 du Code du travail, la présentation d’une photographie ne doit pas avoir pour effet de conduire à un recrutement discriminatoire, écartant un candidat en raison de son apparence physique.

- Relevé d’identité bancaire.

En règle générale, le paiement du salaire est effectué par virement bancaire ou postal.

Il peut également se réaliser par chèque barré, voire en espèces lorsque le salaire est inférieur à 1 500 euros.

En conséquence, non seulement le RIB est un document qui n’est demandé qu’en phase terminale du processus de recrutement, mais cette demande n’est pas nécessaire si le candidat souhaite être rémunéré par chèque ou en espèces.

Insistons, une fois encore, sur l’absolue nécessité de constituer un registre de traitement des données ainsi récoltées et de le tenir à jour en ne conservant que les informations strictement indispensables.

3 - Les documents que le recruteur n’est pas en droit de demander.

- Fiches de paie.

Sous prétexte que le Code du travail ne l’interdit pas expressément, nombreux sont les recruteurs en général et les cabinets de recrutement en particulier qui exigent, au même titre que les documents incontournables tels que le curriculum vitae ou les diplômes, la transmission des trois dernières fiches de paie du candidat.

Or, une telle demande est illégale à plusieurs titres.

 Elle est susceptible de créer une discrimination au sens de l’article L1132-1 du Code du travail dès lors qu’elle devient une demande systématique et préalable à la poursuite du processus de recrutement, car le candidat qui ne pourrait pas présenter de fiches de paie pour cause d’inactivité ou de chômage serait immédiatement identifié comme particulièrement vulnérable en raison de sa situation économique, apparente ou connue de son auteur ;
 Elle délivre des informations confidentielles, notamment sur la nature et le montant des retenues sur salaire : ainsi elle peut renseigner sur l’état de santé du candidat, les congés sans solde qu’il a pris, ses absences autorisées ou injustifiées, les saisies ou oppositions sur salaire, les acomptes ou avances sur salaire…
 Elle délivre également une information particulièrement sensible relative au taux du prélèvement à la source et sa nature : taux neutre, personnalisé ou individualisé.
 Enfin et surtout, elle ne renseigne pas sur la capacité du candidat à occuper l’emploi proposé et ne permet pas davantage d’apprécier ses aptitudes professionnelles, seules informations autorisées à être recueillies.

- Contrat de travail.

Dans le même état d’esprit, certains recruteurs demandent au candidat de présenter son contrat de travail précédent, afin disent-ils de vérifier l’absence d’une clause de non-concurrence éventuelle.

Une telle demande est injustifiée puisqu’un employeur n’est pas obligé de demander à un candidat à l’embauche si celui-ci est tenu par une clause de non-concurrence.

Toutefois, si le poste à pourvoir porte sur un secteur très concurrentiel ou si l’entreprise précédente est en concurrence directe avec l’entreprise qui est en phase de recruter le candidat, il est conseillé au recruteur d’interroger le candidat à l’embauche sur un éventuel engagement de non-concurrence.

A cet effet, une simple attestation sur l’honneur suffit à engager juridiquement le futur salarié à l’égard de son nouvel employeur et corrélativement à prouver la bonne foi de ce dernier [19].

D’autres recruteurs justifient leur demande afin de contrôler la nature et la durée des expériences professionnelles acquises.

Ce contrôle, certes légitime, ne saurait pour autant justifier une telle demande dès lors qu’il y a d’autres moyens de s’enquérir des aptitudes professionnelles du candidat et de ses expériences professionnelles précédentes : certificats de travail, lettres de recommandation, références professionnelles présentées par le candidat…

En conséquence, la demande qui porte sur la présentation du dernier contrat de travail du candidat est une demande illégale, car en réalité, elle n’a pour autre finalité que de s’informer sur sa rémunération précédente.

- Lettre de démission ou de licenciement.

Pas plus que les précédents, de tels documents ne présentent un lien direct et nécessaire avec l’emploi proposé ou avec l’évaluation des aptitudes professionnelles.

De surcroît, ils peuvent contenir des informations confidentielles dont la divulgation constituerait a minima une violation de l’obligation de discrétion qui incombe à tout salarié, voire une violation de la clause de confidentialité inscrite dans le contrat de travail.

Il est donc essentiel qu’un recruteur puisse entendre, sans qu’il n’en conçoive de la suspicion envers le candidat, que celui-ci ne peut partager ce type de lettres, ni même les expliciter oralement de manière trop précise par respect de la politique de confidentialité de l’entreprise précédente.

A cet égard, la Haute Juridiction rappelle qu’une lettre de licenciement (et par extension une lettre de démission) est par nature confidentielle et ne saurait être divulguée à des tiers, tant par l’employeur que par le salarié [20] et [21].

En conclusion, plus que jamais les recruteurs se doivent d’être circonspects dans les demandes de documents qu’ils formulent à l’égard des candidats à l’emploi, au risque de venir accroitre les statistiques toujours plus conséquentes des réclamations formulées auprès de la CNIL pour manquement relatif au traitement des données à caractère personnel.

Karine Vartanian Professeure de Droit Rédactrice juridique

Comentaires:

• 
  Les recruteurs sont sympas, Ange Pitou, 8 mars 2024

  Merci pour cet article.

  Vous écrivez :
  "le candidat qui ne pourrait pas présenter de fiches de paie pour cause d’inactivité ou de chômage serait immédiatement identifié comme particulièrement vulnérable en raison de sa situation économique, apparente ou connue de son auteur"

  Bien vrai.

  Mais vous dites plus haut que le CV est un document qui permet de protéger en responsabilité un employeur, en cas de problème, puisque le recruté sera responsable d’éventuelles inexactitudes qu’il y aurait insérées.
  Mais... le CV permet aussi d’être identifié comme particulièrement vulnérable en raison de sa situation économique, apparente ou connue de son auteur.

  Je ne me révolte évidemment pas contre le fait de présenter un CV, et contre la possibilité de refuser (encore heureuse... mais avec quelle conséquence en réalité ?*) de présenter des fiches de paie.

  Je remarque juste que l’argument présenté introduit une incohérence dans le texte.

  *Je peux vous affirmer par expérience, concernant d’autres documents ou questions que l’employeur n’a pas à demander, que l’Inspection du Travail contactée vous répond sympathiquement que nous avons bien raison de ne pas répondre mais qu’elle ne peut rien faire ; des noms ? Non ; disons que c’était du côté du 94, pour une entreprise à Ormesson-sur-Marne ; cela date, mais comme dit l’adage, "tout finit par se savoir"(... j’aimais bien la Métrologie... mas j’ai un peu perdu en assurance :) )

  En tous cas, votre argument, très sensé, rappelle, parmi d’autres réflexions qu’il serait long de dérouler mais auxquelles toute personne ayant une fibre sociale est censée accéder, que pour croire que les bénéficiaires de minima sociaux le sont volontairement et par manque d’actions dans une société où toutes (rires) les entreprises peineraient à recruter, il faut être, dans le meilleur des cas, ce jeune fils jamais sorti de son hameau, qui demande à son père, en voyant pour la première des femmes : "Qu’est-ce ?". Chacun jugera si une telle âme pure a sa place à la tête d’un gouvernement.