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L’archivage physique gagne en facilité pour les métiers du droit.
Parution : lundi 20 septembre 2021
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Pour les métiers du Droit, la gestion de l’archivage des actes, procès-verbaux, constats, minutes papier… est contraignante. Avocats, notaires, huissiers, doivent respecter les obligations légales et réglementaires liées à leur profession en matière d’archivage ainsi que des durées de conservation des documents très longues entre 10 et 75 ans. Ils sont aussi tenus de garantir la sécurité, la disponibilité et l’intégrité de leurs archives. Toutefois, ces métiers peuvent désormais capitaliser sur le digital pour un archivage facile.

Repenser l’archivage physique

Les cabinets d’avocats et les offices notariaux traitent encore des volumes importants de documents au format papier, qui ne sont pas toujours conservés dans des conditions optimales, notamment pour prévenir un sinistre comme une inondation ou un incendie. Ce sont aussi des dizaines de m2 qui sont dédiés exclusivement aux archives alors qu’ils pourraient être utilisés à meilleur escient. En outre, le RGPD impose des mesures de sécurité supplémentaires contre les risques de vol ou de divulgation non autorisée.

Gérer en toute autonomie ses archives physiques

Pour faciliter la gestion de l’archivage physique, Xelians met à disposition des métiers du Droit un nouveau service web innovant. Archivage Facile permet de gagner en autonomie et en sécurité, tout en allégeant les coûts d’archivage.
Xelians propose en ligne plusieurs prestations d’archivage :
• Externalisation des archives sur un site de conservation
• Demande de consultation
• Remise en archive
• Achat de fournitures complémentaires.

Son nouveau service permet aussi aux utilisateurs de créer et modifier leur compte, de passer et suivre leurs commandes de prestations, d’avoir accès aux factures correspondantes ou à leurs inventaires et de payer chaque commande en ligne.

Conserver ses archives physiques sur des sites hautement sécurisés

Xelians détient 35 sites de conservation hautement sécurisés et répartis dans toute la France. Ils sont dotés d’un système de détection et protection incendie, d’un contrôle d’accès et des alarmes anti-intrusion et d’un système de protection contre toutes autres nuisances (lumière, humidité, parasites, écarts de températures, etc…).

Le groupe dispose également de toutes les certifications nécessaires :
NF 342 et NF Z 40-350 sur ses prestations d’archivage et de gestion externalisées de documents,
ISO 9001 pour le système de management de l’ensemble des activités de Xelians,
ISO 27001 pour les systèmes de management de la sécurité de l’information.

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