Ouf, on a bien le temps ! Ça tombe bien, parce qu’avec le Covid on n’a eu le temps de ne rien faire.

Certes, après presque deux ans de provisoire Covid qui s’installe, ce délai est le bienvenu. Pourtant, il serait peut-être grand temps de se pencher sérieusement sur la question, surtout que sur le plan de la relation client, la chose peut être lourde de conséquences.

La facturation électronique, qu’est-ce que c’est ?

La facturation électronique, au-delà des contingences techniques, ça n’est rien d’autre que l’obligation de déclarer à l’administration fiscale au stade de l’émission de la facture toutes les transactions entre entreprises, en sorte que celle-ci récupère en temps réel les données fiscales et informations qui l’intéressent.

Le transfert d’information se fait directement depuis la validation de la facture finalisée, en sorte que les éléments transmis soient fixés immuablement. Ces éléments restent, en tout cas pour l’instant, les mêmes que ceux qui composent une facture du monde réel : date, numéro d’ordre, identification de l’émetteur et du destinataire, description des prestations ou biens facturés et taxes y relatives.

Ce transfert s’effectue via le dépôt d’une facture intransformable dans un « coffre-fort numérique » -en clair un réseau de serveurs informatiques d’Etat ou agréés par ce dernier-.

Comment ça se passe ?

Sur le plan pratique et humain, on aimerait bien le savoir. Pourra-t-on se satisfaire d’un post similaire à celui qui s’opère dans le cadre de l’e-billing ? Dans ce cas, quelle sera la charge de travail supplémentaire effective ? Cinq minutes par 100 factures, après tout, ça fait quand même une très grosse journée de travail en plus. Faudra-t-il acheter (et à quel prix) une application qui en sortie de nos logiciels comptables ou de facturation effectue directement et, peut-on espérer, de manière transparente, ce même post sur la plateforme publique ?

Pourra-t-on regrouper ce post avec l’envoi au client ? Comment faire pour que les spécificités de chaque client s’accordent avec cette nouveauté qui, de façon logique, sera, elle, parfaitement standardisée ?

Les prestataires informatiques se sont rués sur l’aubaine : des solutions existent ; elles ne sont pas gratuites, que ce soit pour la mise en place -forcément sur mesure- ou pour l’abonnement et la maintenance subséquentes. Sont-elles adaptées aux petites entreprises et aux entrepreneurs individuels ?
On nous promet une automatisation du traitement de la facture pour réduire les temps de traitement manuel ; doit-on rappeler qu’on avançait les mêmes arguments pour la mise en place (plus ou moins imposée) par nos clients de l’e-billing ? Qui en a vu des temps de traitement diminués ? Qui en a vu des temps de validation par le client optimisés ? Qui en a fiabilisé le calcul de son BFR ?
In fine, qui en a vu des temps de règlement raccourcis ?

A-t-on du recul ?

Pas vraiment. Sur le plan technique, néanmoins, on peut faire un parallèle utile avec l’e-billing que certains de nos clients nous ont imposé, avec plus ou moins de bonheur mais toujours avec une surcharge de travail. Les trois modes de facturation électronique envisagés par le dispositif à venir, aux contours encore flous, sont les suivants :
  Format « structuré » : les données de la facture sont structurées selon une norme convenue d’avance pour satisfaire aux exigences de l’échange de données informatisé. Ici, le parallèle est évident avec l’ebilling au format « LEDES », où les informations de la facture sont organisées dans un fichier informatique qui sera directement déversé dans le système comptable du client.
  Format « non structuré » : la facture est éditée sous un format informatique voisin d’un impression papier (typiquement, un PDF) ; le post est souvent accompagné d’une saisie manuelle complémentaire. Ici, le parallèle peut être fait avec ces modalités d’ebilling où le cabinet fournisseur poste sur la plateforme choisie par le client un pdf de la facture, éventuellement scindé en deux pour distinguer la facture proprement dit de ses annexes (détail des diligences et factures de débours par exemple) et ressaisit manuellement les éléments les plus importants ; date, HT, TVA, Débours et TTC en général, les éléments d’identification ayant été rentrés une fois pour toutes au stade de la création et du paramétrage du compte du cabinet sur la plateforme.
  Format « hybride » : mêlant les deux formats ci-dessus, il associe un pdf (format Factur-X par exemple) et un fichier informatique comprenant les éléments essentiels de la facture (correspondant à la saisie manuelle dans le paragraphe précédent).

La nouveauté va résider dans 1/ la traçabilité garantie entre la facture et les services rendus (piste d’audit fiable), 2/ la signature électronique par l’émetteur de la facture dont le contrôle est obligatoire pour son destinataire ou 3/ la tenue d’un fichier des partenaires regroupant l’historique des relations d’échanges.

Qui s’en occupe ?

La première pensée, bien sûr, sera pour nos chargés de facturation, internes ou externes. Inutile de dire que, lestés d’un reporting toujours plus chronophage et d’obligations de suivi des obligations LCB-FT elles-mêmes bien consommatrices en temps, ceux-ci n’attendent pas vraiment la facturation électronique obligatoire avec une impatience gourmande.

Il est impératif, dès lors, de bien évaluer les implications en termes de charge de travail, d’une part, et de bien réfléchir à comment intégrer ses personnels/prestataires de facturation en amont du processus (voire au stade de la réflexion) en sorte que ceux qui en auront la charge se révèlent vos meilleurs atouts dans cette mise en place, qui en tout état de cause est inéluctable.

Quand faire quoi ?

Si la technique se résoudra par elle-même, probablement non sans accroc ni délai, en temps voulu, il n’en va pas de même pour les aspects fondamentaux inhérents aux professions tenues à une haute obligation de confidentialité.
La question primordiale de la confidentialité est en effet pour l’instant laissée de côté ; il conviendrait pourtant de s’en saisir dès aujourd’hui. Se satisfait-on qu’un descriptif des diligences d’un avocat se balade n’importe où ?

Tant que la facture était sur papier, on pouvait envoyer une facture avec ses annexes à notre contact opérationnel chez le client, puis, sur son accord, envoyer la pièce comptable allégée de ses annexes (concrètement, la page 1) à sa comptabilité, garantissant ainsi au sein de la structure du client notre contribution à la confidentialité du service rendu. Quant à l’Etat, les déclarations traditionnelles lui suffisaient bien pour recevoir son dû et le chrono des factures pour le contrôler.

Lorsque l’e-billing est apparu, il a fallu gérer des posts de pdf différenciés : facture et annexe accessibles au contact, facture seule accessible aux services comptables. L’inconvénient lié au surcroît de travail était atténué par le fait que tous les clients n’y avaient pas recours et compensé par le report sur le client de la responsabilité des circuits de diffusion : à lui de paramétrer sa plateforme et les autorisations y afférentes pour correspondre à ses impératifs.

A l’horizon juillet 2024, il importe que ces problématiques soient revisitées sous l’angle suivant : un troisième intervenant va entrer en jeu, ou plutôt va changer l’étendue de son intervention. En effet, l’Etat (ou ses délégataires) va avoir une vision directe et automatique sur tous les composants postés sur la plateforme publique. Si ça n’est que la page 1 de la facture, rien à redire : l’obligation de justifier de sa comptabilité auprès de la puissance publique a probablement été à l’origine de l’invention de l’écriture il y a des millénaires.
Mais pour valider la facture, le client a bien besoin de savoir ce qu’on lui vend : il va donc falloir systématiquement revoir, en collaboration avec le client, les modalités et circuits de diffusion, sachant qu’en dépit de ce qui nous est vendu cela impliquera très certainement une complexification des échanges d’information, voire un réexamen des modalités de saisie des temps.
En d’autres termes, pour que tout soit plus simple, il va falloir que tout soit beaucoup plus complexe.

Et la relation client dans tout ça ?

Quelle que soit la tournure que prendront les évènements liés à la facturation électronique, d’un point de vue relation client, la mise en place de la facturation électronique peut se révéler, à court terme, une excellente opportunité de renforcer une réelle collaboration au niveau de l’échelon comptable entre fournisseurs et clients.

L’ironie, en effet, est que le caractère nébuleux de la facturation électronique s’impose à tous, et la comptabilité de votre client, d’ordinaire si difficile à aborder, va se trouver avide de conseil, de retour d’expérience et de partage. Qui mieux qu’un fournisseur fidèle et éprouvé pour travailler ensemble à démêler cet écheveau bien embrouillé ?

C’est dire l’importance, dès maintenant, de développer, entretenir et approfondir les savoir-faire en interne au niveau de la relation client. Les acteurs de votre facturation (gestionnaires internes ou prestataires externes), peut-être plus encore que vos services informatiques, sont sans aucun doute LE facteur-clé de succès de votre passage à la facturation électronique.

Comme on dit en Chine : le meilleur moment pour planter un arbre est il y a vingt ans. Le deuxième meilleur moment est maintenant.

L’auteur : Frédéric Garcia travaille en cabinet d’avocats depuis une vingtaine d’années. Ayant fait son expérience à la fois dans des grands cabinets internationaux, des cabinets nationaux de taille moyenne et des TPE, il s’est spécialisé en comptabilité client, sous l’angle du renforcement de la relation client/fournisseur dans l’objectif de diminution du crédit-client. Son approche réside dans la réintroduction du facteur humain dans des processus comptables de plus en plus complexes : le mirage technologique ne doit pas ralentir les flux de trésorerie vitaux à la vie de l’entreprise.