Après avoir bien organisé la première réunion, celle-ci finit par arriver...

Nous sommes jeudi, la réunion est prévue pour 10h afin de permettre à l’avocat de la société HAL9000 d’arriver par le train de 9h32.

Il est 6h. Je pars en voiture.
Pourquoi si tôt ? Et bien, la région judiciaire couverte par une Cour d’Appel couvre en général plusieurs départements (souvent trois). Il faut donc parfois plus de trois jours de cheval pour se rendre sur le lieu prévu pour la réunion d’expertise.

Aujourd’hui, j’ai prévu 3h de voiture.

Il me semble sage d’arriver fort en avance : l’entreprise vous prête ses locaux, mais c’est vous l’organisateur de la réunion. Je veille ainsi à ce que tout soit prêt pour que la réunion soit le plus agréable pour tous (nombre de chaises, disposition autour de la table et café si possible).

L’heure H arrive, il faut démarrer la réunion.
Par principe, je commence toujours strictement à l’heure. J’ai tout fait pour que chacun puisse être ponctuel (trains etc). Rien de pire de mon point de vue que de prendre l’habitude de commencer avec un quart d’heure de retard (chaque région a le sien : quart d’heure parisien, quart d’heure Chti, quart d’heure Franc-Comtois...)

Truc : ne pas oublier de faire passer une feuille de présence pour collecter les prénom, nom et fonction de tous les participants (pour ne pas commettre d’impair sur le rapport, les personnes étant souvent attachées au bon intitulé de leur poste).

Remarque : il est possible de demander à ce que certaines personnes sortent de la salle, puisque seul les sachants convoqués par l’expert sont sensés y assister. Pour ma part, sauf remarque particulière d’un des avocats, et sauf excès manifeste, je garde tout le monde sous la main dès lors qu’il y a assez de place autour de la table.

Problème : comment commencer s’il manque la moitié des participants ?
Pour moi, le plus simple est de commencer par des généralités : je présente le rôle de l’expert judiciaire, ce qu’il est (un technicien qui rend un avis), ce qu’il doit faire (lecture des missions), ce qu’il n’est pas (il ne juge pas), etc. C’est important, mais les avocats connaissent cela sur le bout des doigts et peuvent l’expliquer à leur client. Ne pas attaquer le fond du problème sans la présence de l’ensemble des parties.

Problème : faut-il tenir la réunion si une partie manque à l’appel ?
C’est un cas de figure difficile qu’il faut gérer avec doigté. Je cherche à contacter l’avocat de la partie absente pour essayer de savoir s’il n’y a pas eu d’empêchement majeur. Si la réunion a été régulièrement convoquée (lettres de convocation envoyée en recommandé avec avis de réception et comportant la mention "cette réunion, régulièrement convoquée, se tiendra même en l’absence d’une des parties", date fixée en accord avec toutes les parties et suffisamment tôt, aucun contact préalable demandant le report de la réunion pour raisons valables) alors la réunion a lieu. Si vous avez le moindre doute, alors il faut annuler la réunion malgré la pression des participants présents, car le respect du contradictoire doit primer sur tout.

Cas général : tout le monde est là, les débats commencent.
J’ai pour habitude de faire un tour de table pour que chacun m’explique succinctement le fond du dossier. Je dois reconnaître que cette méthode marche assez mal tant chaque interlocuteur a à cœur de rentrer dans le vif du dossier (qu’il maîtrise parfaitement).

Ne jamais perdre de vue que l’objectif de la réunion est de bien comprendre le problème en se le faisant expliquer par chaque partie. Ne pas venir avec des idées préconçues.

Il faut savoir diriger adroitement une réunion potentiellement conflictuelle, tout l’art de l’expert est là (en plus de ses compétences techniques bien sur).
Si j’ai un conseil à donner à un expert judiciaire débutant en la matière le voici : laissez les personnes s’exprimer, mais faites en sorte qu’elles s’adressent à vous. Vous n’êtes pas là pour séparer deux personnes qui en viennent aux mains, mais vous n’êtes pas là non plus pour empêcher les tensions d’être exprimées. Les réunions sont parfois animées. N’oubliez pas non plus un atout important dans la réunion : les avocats. Ils sont habitués à la gestion des tensions et peuvent, mieux que vous, demander à leur client de se maîtriser. Raison de plus pour laisser un avocat s’exprimer, et n’oubliez pas que son client l’écoute. Si l’avocat s’adresse plus à son client qu’à vous, tout en vous regardant bien dans les yeux, laissez le faire son travail. Quant à vous, restez sur le terrain strictement technique.

En fait, autour de la table, il faut respecter les domaines de compétences de chacun : l’avocat est expert en droit, le client dans son activité commerciale, le comptable en comptabilité etc. Si vous vous entichez de droit, soyez meilleur que l’avocat, ce qui me semble dangereux. Si l’une de ces personnes croit pouvoir vous expliquer l’informatique, laissez la faire : c’est toujours instructif et parfois utile pour comprendre la logique de la personne.

Puis ensuite, il faut plonger dans la mêlée....