1ER COMMANDEMENT : A L’ENTRETIEN PREALABLE, LE SALARIE TU CONVOQUERAS

Licencier un salarié est un exercice périlleux, il y a de nombreux pièges à éviter et ce, tout au long de la procédure.

Le présent article a pour objectif de rappeler les grandes étapes du licenciement pour motif personnel et de les présenter sous forme de commandements.

Le 1er de ces commandements est la convocation du salarié à l’entretien préalable

La lettre de convocation doit être envoyée en recommandé avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge et être signée par l’employeur qui peut déléguer la personne de son choix.

Cette lettre doit ensuite indiquer, sous peine de rendre la procédure irrégulière et donc de risquer d’être condamné à un mois de salaire à titre de dommages et intérêts :

 L’objet de la convocation : il faut mentionner qu’un licenciement est envisagé.
La formule : une éventuelle mesure de licenciement (préciser pour faute grave ou lourde le cas échéant) est la plus employée. Il est important que le salarié connaisse l’objet de l’entretien mais que, parallèlement, le salarié n’ait pas le sentiment que la décision est déjà prise. En revanche, il est inutile de faire état des griefs.

 La date et l’heure de l’entretien : au moins 5 jours ouvrables après la présentation de la lettre recommandée de convocation ou de la remise en main propre (le jour de l’entretien ne compte pas). Lorsque la lettre est adressée en recommandé, il est prudent de compter au moins 12 jours ouvrables entre le lendemain de l’envoi et le jour de l’entretien.

 Le lieu : au siège social ou, au lieu où le contrat de travail s’exécute.

 L’assistance du salarié : il faut rappeler au salarié qu’il a le droit de se faire assister lors de l’entretien.

- Si la société a des représentants du personnel (ou l’unité économique et sociale) : le salarié peut être assisté par toute personne de son choix appartenant à la société,

- Si la société n’a pas de représentants du personnel : le salarié peut se faire assister par une personne de son choix appartenant à l’entreprise ou par un conseilleur extérieur à choisir sur une liste dressée par le préfet du département et qui peut être consultée dans les locaux de l’inspection du travail compétente pour l’établissement ou à la mairie du lieu du domicile du salarié.

 La mise à pied conservatoire : dans l’hypothèse d’un licenciement pour faute lourde ou grave, le salarié peut être mis à pied à titre conservatoire pendant la durée de la procédure. Cette mise à pied doit être mentionnée ou rappelée dans la lettre de convocation si elle a fait l’objet d’une notification séparée.

2EME COMMANDEMENT : A L’ENTRETIEN PREALABLE TU PROCEDERAS

L’entretien préalable est l’un des moments les plus chargés émotionnellement de la procédure de licenciement, c’est la dernière fois que le salarié et l’employeur auront l’occasion d’échanger sur leur relation contractuelle et sur la procédure de licenciement envisagée.

Pour que cette ultime tentative de conciliation voulue par le législateur ne se transforme pas en interrogatoire de police ou plus simplement en pugilat, des mesures de protection ont été mises en place.

 Chacune des parties peut se faire assister :

L’employeur ou son représentant (directeur financier, directeur du personnel) peut être assisté par une personne appartenant obligatoirement à l’entreprise (en aucun cas son avocat, expert-comptable). Mais attention, il ne faut pas que le nombre de personnes qui assistent l’employeur soit trop important afin de ne pas porter préjudice aux intérêts du salarié, idéalement, une personne en plus de celui ou celle qui mène l’entretien.

Le salarié peut, de son côté, venir avec un membre de l’entreprise, un représentant du personnel ou un conseiller extérieur (en l’absence de représentant du personnel).

 L’entretien étant une phase de conciliation, l’employeur doit exposer au salarié les griefs, les motifs du licenciement envisagé et recueillir les explications du salarié :

L’employeur doit être exhaustif (il commet une irrégularité de forme s’il mentionne dans la lettre de licenciement un grief qui n’aurait pas été débattu durant l’entretien préalable) mais sans donner l’impression que sa décision est prise.

Il ne faut jamais ni pendant ni à la fin de l’entretien remettre la lettre de licenciement, le reçu pour solde de tout compte, l’attestation Assedic, le certificat de travail ou tout simplement informer verbalement le salarié de son licenciement. Le cas échéant, l’employeur s’expose à des dommages et intérêts pour, selon les cas, irrégularité de la procédure, licenciement verbal ou encore licenciement sans cause réelle et sérieuse…

L’employeur doit impérativement attendre au moins deux jours ouvrables avant d’envoyer la lettre de rupture. Attention, en cas de licenciement pour motif disciplinaire, il faut ajouter à ce délai un minimum de 2 jours ouvrables un délai maximum de 1 mois pour envoyer la lettre de rupture.

 Réponses aux questions que l’on me pose souvent :

1. Que faire lorsque le salarié ne se présente pas à l’entretien ?

Le salarié n’est pas tenu de se présenter à l’entretien, son absence n’est donc pas fautive.

Dans ce cas, l’employeur peut poursuivre la procédure de licenciement et envoyer la lettre de rupture deux jours ouvrables après la date de l’entretien.

Pour éviter d’être tenté de re-convoquer le salarié absent car l’AR n’a pas été retourné par la poste et qu’un doute subsiste sur la réalité de la réception par le salarié de la lettre de convocation, il est conseillé de prendre les plus larges délais entre l’envoi de la lettre de convocation et la tenue de l’entretien (12 à 15 jours).

2. Que faire quand le salarié est malade ?

Si le salarié est déjà malade : il faut prévoir un délai plus long entre l’envoi de la lettre et la tenue de l’entretien et tenir compte des heures de sorties autorisées.

Si le salarié tombe malade concomitamment à l’envoi de la lettre de convocation, l’employeur :

- peut reporter l’entretien,

- maintenir l’entretien,

- envoyer au salarié une lettre dans laquelle il constate son absence à l’entretien, lui indiquer les motifs pour lesquels son licenciement est envisagé et l’inviter à faire connaître ses observations en lui fixant un délai suffisant pour répondre.

3EME COMMANDEMENT : LA LETTRE DE LICENCIEMENT AVEC ATTENTION TU REDIGERAS

La rédaction de la lettre de licenciement est la dernière étape du licenciement pour motif personnel. Rédiger une lettre de rupture est un exercice délicat, il y a des conditions de forme et de fond à respecter. A défaut, la sanction est lourde de conséquences : le licenciement est réputé sans cause réelle et sérieuse.

1° Les conditions de forme :

Le licenciement doit être notifié par lettre recommandée avec accusé de réception, au plus tôt deux jours ouvrables après la tenue de l’entretien préalable (en matière de licenciement disciplinaire : au plus tôt deux jours ouvrables après la tenue de l’entretien et, au plus tard 30 jours après la tenue de l’entretien préalable).

Si le licenciement est notifié verbalement, avant l’envoi de la lettre de licenciement ou en absence de lettre de licenciement, il est sans cause réelle et sérieuse. Le cas échéant, le salarié est en droit de prétendre à des dommages et intérêts.

En revanche, le licenciement annoncé verbalement postérieurement à l’envoi de la lettre de rupture mais avant sa réception n’est pas un licenciement verbal.

L’envoi de la lettre en la forme recommandée est également très important lorsque les parties décident de transiger. En effet, une transaction est nulle lorsqu’elle intervient après un licenciement qui n’aurait pas été notifié en recommandé avec accusé de réception.

 La lettre doit être signée par l’employeur ou son représentant :

La lettre de licenciement doit être signée par l’employeur, un mandataire ou un représentant. En revanche, aucun texte n’exige que ledit représentant dispose d’une délégation de pouvoir écrite si cette personne n’est pas étrangère à l’entreprise.

 La lettre doit être envoyée à la bonne adresse :

Cela paraît évident, il est cependant fréquent que l’employeur respecte parfaitement la procédure, rédige la lettre de licenciement en prenant soin d’exposer l’ensemble les motifs et se trompe d’adresse ce qui rend le licenciement sans cause réelle et sérieuse et le condamne automatiquement à verser des dommages et intérêts au salarié.

Avant d’envoyer la lettre, il faut donc vérifier si l’adresse du salarié est bien la bonne !

2° Les conditions de fond :

La lettre de licenciement fixe les limites du litige. Cela signifie qu’en cas de contentieux le juge ne statuera que sur les griefs formulés dans la lettre de licenciement (on les appelle les motifs du licenciement). Il faut donc veiller à être particulièrement exhaustif et à s’assurer que l’on est bien en mesure de prouver chaque motif. A défaut, le juge risque de déclarer le licenciement sans cause réelle et sérieuse.

Valérie Schneider-Macou
Avocat, Associée Co-fondatrice
RCS & Associés
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