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Echanges de fichiers professionnels : quel service choisir ?

Devant le flux et l’importance des informations échangées au fil des ans via des outils numériques par les entreprises, leur stockage est devenu nécessaire pour garder une trace de ces archives électroniques. Des entreprises proposent désormais d’héberger ces données, moyennant une contrepartie financière.

La messagerie électronique est devenue le moyen de communication par excellence des entreprises. L’outil peut s’avérer engageant juridiquement dans de nombreuses situations : avis positif de recrutement, réception d’une commande, autorisation de diffusion, congé accordé... D’où l’importance de tout sauvegarder pour l’entreprise, histoire de garder une traçabilité de tous ces actes.

Sur un autre volet, le contenu de ces courriels, les carnets d’adresses obtenus, ainsi que les informations importantes échangées par voie numérique constituent une richesse pour l’entreprise. Perdre ces données pourrait s’avérer dommageable à bien des égards, d’où l’intérêt de les sauvegarder et de les stocker dans des logiciels sûrs.

Face à ces nouveaux besoins, des opérateurs privés proposent des services de stockage en ligne, à la capacité importante, tout en assurant une confidentialité et une sécurité des données.

Petit tour de table de quelques opérateurs actifs sur ce marché en France...

Transfer Legal

La plateforme en ligne est un service permettant d’envoyer un volume de données (jusqu’à 4 Go) à un ou plusieurs destinataires en respectant trois exigences : confidentialité, preuve de délivrance et traçabilité des opérations. Transfer Legal assure également, une conservation sécurisée et temporaire de l’archive envoyée, et cryptée lors de l’envoi, à des fins de téléchargement immédiat ou différé tant par l’émetteur que par les destinataires. L’émetteur crée un compte qui lui fournit notamment le journal de ses opérations, et le statut des envois et téléchargements chez les destinataires.

Share Place

Dans sa présentation, la startup se vante d’être la seule application « 3 en 1 » qui permet de stocker des documents, discuter en instantanée dans l’entreprise et d’envoyer des notifications à tous ses membres. Share Place propose de choisir le pays du serveur où seront stockées les données. La startup ajoute qu’elle fonctionne avec tout type de document, quelle que soit sa taille. Elle a entre-autre pour clients Air France et Levi’s.

WeTransfer

WeTransfer a été créé en 2009 pour envoyer des fichiers volumineux partout dans le monde en toute simplicité. L’entreprise propose désormais une palette d’outils à l’instar du stockage pour satisfaire les besoins de ses clients.

Dropbox

Sur le marché de l’envoi sécurisé et du stockage sécurisé des fichiers, la société américaine Dropbox fait partie des entreprises dominantes. Fondée en 2007, le service fédère aujourd’hui plus de 500 millions d’utilisateurs à travers le monde.
Une fois installée, le compte Dropbox crée un dossier sur l’ordinateur de l’utilisateur, lequel dossier est synchronisé avec les serveurs de l’entreprise et les autres appareils sur lesquels l’utilisateur a installé le service. Cette option permet de pouvoir récupérer les données en cas de problème sur un appareil.
De ce fait, Dropbox dispose de l’avantage d’être davantage sécurisé que ses concurrents.

Alternative à l’utilisation de ces logiciels, le recours à l’intranet (réseau informatique privé utilisé par les employés d’une même entreprise), et l’extranet (réseau qu’utilise une organisation pour s’interconnecter avec ses partenaires). Ces solutions présentent l’avantage de confier leur utilisation exclusivement aux membres d’un groupe identifié, et de ne pas utiliser les e-mails pour les échanges... Les emails ne peuvent dans ce cas plus être perdus (par erreur de destinataire) ou transférés.
Fondée en 2013, l’entreprise MyCercle par exemple propose justement le recours à l’intranet à ses clients pour sécuriser leurs données.

Si le jeu de la concurrence a naturellement fait baisser les prix de ces services, des soupçons planent sur le respect de la confidentialité des données de certains opérateurs. Cela étant, ces suspicions n’ont encore jamais donné lieu à des condamnations devant les tribunaux.

Pour réguler ce secteur, une règlementation européenne NF Z 42-013 et ISO 15489, a été instaurée et la CNIL a publié la recommandation n°2005-213 du 11 octobre 2005, concernant les modalités d’archivage électronique, dans le secteur privé, de données à caractère personnel.

Nessim Ben Gharbia.
Rédaction du Village de la Justice.

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