La messagerie électronique est devenue le moyen de communication par excellence des entreprises. L’outil peut s’avérer engageant juridiquement dans de nombreuses situations : avis positif de recrutement, réception d’une commande, autorisation de diffusion, congé accordé... D’où l’importance de tout sauvegarder pour l’entreprise, histoire de garder une traçabilité de tous ces actes.
Sur un autre volet, le contenu de ces courriels, les carnets d’adresses obtenus, ainsi que les informations importantes échangées par voie numérique constituent une richesse pour l’entreprise. Perdre ces données pourrait s’avérer dommageable à bien des égards, d’où l’intérêt de les sauvegarder et de les stocker dans des logiciels sûrs.
Face à ces nouveaux besoins, des opérateurs privés proposent des services de stockage en ligne, à la capacité importante, tout en assurant une confidentialité et une sécurité des données.
Petit tour de table de quelques opérateurs actifs sur ce marché en France...
Transfer Legal
La plateforme en ligne est un service permettant d’envoyer un volume de données (jusqu’à 4 Go) à un ou plusieurs destinataires en respectant trois exigences : confidentialité, preuve de délivrance et traçabilité des opérations. Transfer Legal assure également, une conservation sécurisée et temporaire de l’archive envoyée, et cryptée lors de l’envoi, à des fins de téléchargement immédiat ou différé tant par l’émetteur que par les destinataires. L’émetteur crée un compte qui lui fournit notamment le journal de ses opérations, et le statut des envois et téléchargements chez les destinataires.
Share Place
Dans sa présentation, la startup se vante d’être la seule application « 3 en 1 » qui permet de stocker des documents, discuter en instantanée dans l’entreprise et d’envoyer des notifications à tous ses membres. Share Place propose de choisir le pays du serveur où seront stockées les données. La startup ajoute qu’elle fonctionne avec tout type de document, quelle que soit sa taille. Elle a entre-autre pour clients Air France et Levi’s.
WeTransfer
WeTransfer a été créé en 2009 pour envoyer des fichiers volumineux partout dans le monde en toute simplicité. L’entreprise propose désormais une palette d’outils à l’instar du stockage pour satisfaire les besoins de ses clients.
Dropbox
Sur le marché de l’envoi sécurisé et du stockage sécurisé des fichiers, la société américaine Dropbox fait partie des entreprises dominantes. Fondée en 2007, le service fédère aujourd’hui plus de 500 millions d’utilisateurs à travers le monde.
Une fois installée, le compte Dropbox crée un dossier sur l’ordinateur de l’utilisateur, lequel dossier est synchronisé avec les serveurs de l’entreprise et les autres appareils sur lesquels l’utilisateur a installé le service. Cette option permet de pouvoir récupérer les données en cas de problème sur un appareil.
De ce fait, Dropbox dispose de l’avantage d’être davantage sécurisé que ses concurrents.
Alternative à l’utilisation de ces logiciels, le recours à l’intranet (réseau informatique privé utilisé par les employés d’une même entreprise), et l’extranet (réseau qu’utilise une organisation pour s’interconnecter avec ses partenaires). Ces solutions présentent l’avantage de confier leur utilisation exclusivement aux membres d’un groupe identifié, et de ne pas utiliser les e-mails pour les échanges... Les emails ne peuvent dans ce cas plus être perdus (par erreur de destinataire) ou transférés.
Fondée en 2013, l’entreprise MyCercle par exemple propose justement le recours à l’intranet à ses clients pour sécuriser leurs données.
Si le jeu de la concurrence a naturellement fait baisser les prix de ces services, des soupçons planent sur le respect de la confidentialité des données de certains opérateurs. Cela étant, ces suspicions n’ont encore jamais donné lieu à des condamnations devant les tribunaux.
Pour réguler ce secteur, une règlementation européenne NF Z 42-013 et ISO 15489, a été instaurée et la CNIL a publié la recommandation n°2005-213 du 11 octobre 2005, concernant les modalités d’archivage électronique, dans le secteur privé, de données à caractère personnel.
Discussions en cours :
Je viens quelque peu apres la bataille, mais je suis rassuré de voir que des commentaires ont été postés pour faire remarquer l’essentiel ...
Consultant IT pour ma part depuis 20 ans, je suis toujours sidéré de voir que certains tombent dans la facilité et/ou succombent aux sirenes de discours marketing plus ou moins bien peaufinés (d’ailleurs parfois repris copieusement sans recul par bon nombre de revues informatiques généralistes, ce qui est encore plus triste pour des personnes qui devraient avoir une ceraine culture informatique...).
C’est d’autant plus déplorable que des solutions francaises existent...
Avec des criteres de qualité, de sécurité et de confidentialité tout à fait à la hauteur.
Sans faire de pub (je n’ai aucun lien de pres ou de loin avec eux), et juste pour exemple : Digiposte (service de "coffre fort numérique" opéré par La Poste)
Pour conclure.
Quand il s’agit de TIC, SVP... Ne succombez pas trop vite et renseignez vous ...
Cdlt.
PS : Et pendant que j’y suis ... les professionnels du droit, et surtout ceux dont l’activité est réglementée (toujours sur les aspects de confidentialité...) devraient raisonnablement arreter d’utiliser des services mail du type GMail...
dés lors que ces sites hébergent les données à l’étranger ils ne peuvent être utilisés
il y a une délibération du CNB sur le site
l’utilisation de wetransfer et dropbox est strictement interdite à la profession
Ces services ne sont pas vraiment sécurisés, vous devriez donc chiffrer vos données avant le transfert pour vous assurer de la confidentialité de l’échange. Il existe des services comme axCrypt, Seald (le plus simple) ou PGP.
La politique de confidentialité de Dropbox n’est pas claire et expose les données des utilisateurs à être partagées après anonymisation.
Donc très grande prudence à l’égard de l’utilisation de Dropbox pour partager des données corporate.
Ici un article récent illustrant ce problème avec Dropbox.
https://www.zdnet.fr/actualites/partage-de-donnees-dropbox-des-questions-toujours-sans-reponse-39871687.htm
Une bonne alternative pour synchroniser et partager en sécurité des données corporate :
Nextcloud
https://nextcloud.com/files/