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Témoignage d’un confiné Responsable Administratif et Financier au sein d’un cabinet d’avocats et ses outils de performance.

Voici le témoignage de Monsieur Jean-Marc MATEU, Responsable Administratif et Financier du Cabinet SCP SOUCHON CATTE LOUIS PLAINGUET, cabinet d’avocat utilisateur du logiciel Kleos.


Monsieur MATEU, vous êtes Responsable Administratif et Financier du cabinet SCP SOUCHON CATTE LOUIS PLAINGUET, je vous remercie pour le temps que vous nous accordez pendant cette période de confinement lié au Coronavirus.

Nous avons souhaité vous contacter suite au traitement de votre demande par Alain, de notre équipe de Projet, qui est actuellement en télétravail. En effet, ce témoignage a pour objectif de rassurer nos clients sur notre capacité à les servir pendant cette période pour le moins inédite.

Première question, depuis quand utilisez-vous Kleos ?

Nous sommes des utilisateurs récents de Kleos puisque notre installation date d’il y a seulement deux semaines. En tant qu’utilisateur d’un ancien logiciel, nous avons naturellement dû changer nos habitudes et j’ai sollicité Alain sur une question liée à l’encaissement de la TVA sur Kleos.

J’ai réalisé ma demande par email et Alain, notre chef de projet, a été très réactif puisque j’ai eu ma solution dans l’heure suite à quelques échanges avec lui. J’ai été très satisfait de sa réponse rapide dans ce contexte particulier où les équipes Kleos sont certainement très sollicitées par des utilisateurs qui découvrent le télétravail. Cela est rassurant et me conforte dans notre choix d’être passé sur Kleos.

Justement, comment Kleos vous aide à rester connecté avec votre cabinet pendant le confinement ?

Au sein du cabinet, nous sommes tous en télétravail. Chacun se connecte à Kleos sans difficulté. Kleos nous a simplifié la vie par rapport à notre ancien logiciel dont la connexion à distance était plus complexe car nous utilisions un VPN. A partir de Kleos, nous avons accès de chez nous à l’ensemble des dossiers, des documents et des diligences réalisées.

Cela m’est très pratique car je peux ainsi réaliser à distance ma facturation. Nous couvrons tous les types de facturation au cabinet, de l’abonnement, du forfait ainsi que des temps passés. Je fais aussi beaucoup de facturation multi-dossiers pour le compte de nos clients institutionnels et avec la facturation en rafale je peux facturer tous ces dossiers en quelques clics. Donc le télétravail ne change quasiment rien à nos habitudes : je prépare les factures en brouillon, je les soumets aux associés pour approbation puis je les envoie directement aux clients. La seule chose qui change est que nous ne pouvons plus échanger de vive voix entre les membres du cabinet, tout passe actuellement par e-mail ou par téléphone.

Avez-vous un exemple concret à me donner sur le bénéfice de réaliser votre télétravail avec Kleos ?

Oui, bien sûr. Parmi nos clients, nous avons des entreprises de la grande distribution que nous conseillons en droit social. Ces entreprises nous sollicitent actuellement pour prendre les bonnes mesures pour leurs salariés qui sont extrêmement sollicités avec un contexte législatif qui évolue d’une semaine à l’autre. Grâce à Kleos, bien que nous soyons confinés, nous sommes en mesure de pouvoir apporter une réponse rapide à nos clients, d’une part en collaborant plus facilement ensemble sur les dossiers, d’autre part en y partageant des documents et des procédures qui standardisent notre approche. Sans un logiciel comme Kleos, cela aurait été difficile de centraliser cette information juste avec des emails et des documents partagés sur un serveur.

De surcroit, nous avons accès dans Kleos au fil « d’Actualités Du Droit » qui nous permet de nous tenir informé sans sortir du logiciel, c’est très pratique notamment en ce moment où l’accès est total pendant la période de confinement.

Je vous remercie pour nous avoir fait part de votre expérience de Kleos en télétravail, un dernier mot peut-être ?

Je remercie les équipes Kleos pour leur engagement quotidien auprès des cabinets comme le nôtre. Sans Kleos, nous aurions connu bien plus de difficultés pendant cette période de confinement qui impacte notre manière de travailler. Avec Kleos, nous abordons cette épreuve plus sereinement.

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