1. L’obligation générale d’information du syndic.
L’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 impose au syndic une obligation générale d’information à l’égard des copropriétaires :
- Une information des occupants des décisions votées en assemblée générale ;
- Une information, lorsque le syndic est un professionnel, par la mise à disposition, d’un espace en ligne sécurisé contenant les documents relatifs à la gestion de l’immeuble.
Le décret n° 2019-502 du 23 mai 2019 fixe la liste minimale des documents à publier sur cet extranet relatifs à la gestion de l’immeuble (article 1) :
- Le règlement de copropriété
- La dernière fiche synthétique
- Le carnet d’entretien
- Les diagnostics techniques relatifs aux parties communes
- Les contrats d’assurance de l’immeuble
- L’ensemble des contrats et marchés en cours
- Les contrats d’entretien et de maintenance
- Les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales
- Le contrat de syndic en cours.
Pour chaque copropriétaire, l’extranet doit aussi comporter les éléments relatifs à son lot (article 2) :
- Le compte individuel du copropriétaire
- Le montant des charges courantes
- Le montant de la part du fonds de travaux
- Les appels de fonds
Les membres du conseil syndical disposent d’un accès plus large leur permettant d’exercer leur mission de contrôle (article 3) :
- Les balances générales des comptes du syndicat des copropriétaires ;
- Les relevés bancaires de la copropriété ;
- Les assignations en justice et les décisions de justice dont les délais de recours n’ont pas expiré ;
- La liste de tous les copropriétaires établie par le syndic en application de l’article 32 du décret du 17 mars 1967 susvisé ;
- La carte professionnelle du syndic, son attestation d’assurance responsabilité civile professionnelle ainsi que son attestation de garantie financière en cours de validité ;
- Le défaut d’accès à ces documents peut constituer un manquement contractuel engageant la responsabilité du syndic.
2. L’accès aux pièces comptables avant l’assemblée générale.
Selon l’article 9-1 du décret du 17 mars 1967, le syndic doit tenir à disposition des copropriétaires les pièces justificatives des charges entre la convocation et la tenue de l’assemblée appelée à approuver les comptes :
« Pendant le délai s’écoulant entre la convocation de l’assemblée générale […], le syndic tient les pièces justificatives des charges […] à la disposition de tous les copropriétaires pendant une durée qui ne peut être inférieure à un jour ouvré et doit être, en tout cas, appropriée à la dimension de la copropriété.
Le syndic fixe le lieu de la consultation des pièces justificatives des charges, soit à son siège, soit au lieu où il assure habituellement l’accueil des copropriétaires, le ou les jours et les heures auxquels elle s’effectue, qui doivent être indiqués dans la convocation mentionnée à l’article 9 ».
Cette consultation, pour les simples copropriétaires, n’est possible que durant une période précédant l’assemblée générale (entre la convocation et la tenue de l’assemblée générale). En dehors de cette période, seuls les membres du conseil syndical y ont accès en continu et gratuitement.
Cette consultation doit durer au moins un jour ouvré, à un horaire et un lieu précisés dans la convocation.
3. La communication sur demande : l’article 33 du décret du 17 mars 1967.
Hors période d’assemblée, l’article 33 du décret du 17 mars 1967 permet à tout copropriétaire d’obtenir copie de documents à ses frais :
- Procès-verbaux et annexes ;
- Pièces justificatives des charges ;
- Carnet d’entretien et diagnostics techniques ;
- Toute convention, correspondance ou décision relative à la copropriété.
Ces documents constituent les archives du syndicat, dont la conservation relève de la mission ordinaire du syndic.
4. Les documents à annexer à la convocation d’assemblée générale.
L’article 11 du décret du 17 mars 1967 précise les pièces à joindre obligatoirement à la convocation.
Le paragraphe II énumère celles destinées à l’information des copropriétaires :
1° Les annexes au budget prévisionnel ;
2° L’état détaillé des sommes perçues par le syndic au titre de sa rémunération ;
3° L’avis rendu par le conseil syndical lorsque sa consultation est obligatoire ;
4° Le compte rendu de l’exécution de la mission du conseil syndical ;
5° le projet d’état individuel de répartition des comptes de chaque copropriétaire ;
6° L’état actualisé des lots délaissés ;
7° Le compte rendu de la dernière réunion du conseil des résidents ;
8° Le descriptif détaillé des travaux ;
9° Une présentation générale des principales caractéristiques du recours à l’emprunt collectif, lorsque la question de la souscription d’un tel emprunt est inscrite à l’ordre du jour de l’assemblée générale ;
10° Le rapport prévu au dernier alinéa de l’article 21-5 de la loi du 10 juillet 1965.
Conclusion.
L’accès à l’information en copropriété varie selon votre qualité :
- Vous êtes copropriétaire non-membre du conseil syndical : vous aurez un accès limité à l’extranet et aux pièces comptables avant l’assemblée générale ;
- Vous êtes membre du conseil syndical : vous avez un droit permanent de consultation et de copie de tous documents utiles à sa mission.
En cas de manquement du syndic à ces obligations, sa responsabilité peut être engagée. La vigilance du conseil syndical et la connaissance des textes constituent donc les meilleurs garde-fous de la transparence en copropriété.
