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Une création intelligente de documents pour un cabinet plus prospère.

Dans le monde numérique d’aujourd’hui, il est attendu des cabinets juridiques qu’ils fournissent d’excellents services à avec une réactivité rapide, personnelle et experte qui fait toute la différence pour le client. Les cabinets les plus performants ne se contentent pas de recruter des talents, ils savent aussi qu’il est important de faire preuve de rapidité et de précision dans les interactions avec les clients pour établir de bonnes relations.


Tout au long de la gestion du dossier d’un client, une grande quantité de correspondance et de documentation est produite. Ci-dessous nous découvrons les étapes les plus importants en matière de création de documents d’un cabinet et comment les technologies vocales aident à améliorer la productivité et efficacité :

Visibilité du travail
Les avocats fournissent l’expertise, mais c’est toutefois l’amélioration de la collaboration du personnel qui confère au processus de documentation afin de fournir une réponse rapide et personnalisée au client. Lorsque les avocats, les secrétaires, les équipes et les managers ont une visibilité sur la priorité, le statut et le type de travail qui arrive dans le pipeline, les demandes urgentes des clients peuvent être facilement traitées sans négliger le reste du travail. L’administration et la tenue des dossiers font partie de tout cabinet juridique, Il est donc important de mettre en place des processus internes garantissant une bonne collaboration entre le personnel.

Fonctions d’administration
Un processus interne non efficace conduit les équipes administratives à consacrer beaucoup trop de temps et d’énergie à la facturation et au travail administratif manuel. Pire encore, il peut entraîner des erreurs telles que l’adresse du client erronée, le format de la facture incorrect, le temps des honoraires mal enregistré – et en un rien de temps, beaucoup de temps est perdu pour des opérations qui auraient dû être plus simples. Équiper le personnel d’outils qui indiquent, suivent et redistribuent automatiquement le travail améliorera considérablement les opérations d’administration. La production de documents à l’aide de technologies vocales élimine les processus manuels qui sont sources d’erreurs et les tâches de délégation fastidieuses. Toutes les tâches de travail sont affichées sur une seule plateforme, et le système surveille et les réaffecte automatiquement en fonction du personnel. Les engorgements internes causés par les systèmes manuels sont éliminés, ce qui permet d’avoir un flux de travail rapide et efficace.

Collaboration du personnel
Les équipes performantes ne s’épanouissent pas dans des environnements aux pratiques de travail obsolètes. Il est important de donner au personnel les moyens de collaborer efficacement, où qu’il se trouve. La création automatisée de documents réaffecte intelligemment la charge de travail, ce qui permet aux entreprises d’adopter des modalités de travail flexibles. Le personnel peut ainsi travailler à distance à des heures variables sans perdre en productivité, pour s’adapter à la garde des enfants et à l’enseignement à domicile, par exemple. Les derniers systèmes de dictée numérique intègrent la production de documents et la reconnaissance vocale. Les avocats, secrétaires, assistants et responsables disposent ainsi d’une vue centralisée de toutes les tâches et de l’état d’avancement du travail, via un ordinateur ou un smartphone. L’attribution intelligente du travail se fait en fonction de la demande, ce qui permet de répartir la charge de travail de manière équilibrée entre les équipes. En outre, des outils statistiques fournissent des informations détaillées sur la productivité du personnel afin de détecter les cas de sous-performance ou de sous-capacité.

Productivité et ressources
Les plateformes de documentation numérique qui intègrent des outils de technologies vocales et des outils statistiques fournissent des données factuelles sur la productivité du personnel. Ces données sont essentielles pour prendre des décisions éclairées en matière de ressources. La reconnaissance vocale permet aux avocats de terminer beaucoup plus rapidement les travaux en cours, tandis que le flux de travail intelligent donne aux équipes administratives une vue d’ensemble de toutes les tâches à accomplir. Les données et la documentation sont générées en temps réel et personnalisables à chaque client. La reconnaissance vocale avec un vocabulaire juridique intégré élimine les fastidieuses opérations et la correction, ce qui permet d’accélérer le travail et offre une meilleure réactivité.

Coût et facilité d’entretien
Grâce aux nouvelles technologies vocales et des applications mobiles, le flux de travail et de dictées qui intègrent la reconnaissance vocale spécialisée sont très abordables et faciles à entretenir. La technologie est compatible avec Windows, Citrix et VMware, et s’intègre à pratiquement toutes les applications d’entreprise et tous les systèmes de gestion de dossiers, ce qui permet aux services informatiques d’économiser des heures de configuration. L’administration centrale permet de gérer à distance les paramètres des utilisateurs, les micrologiciels, les mises à jour, les opérations de sauvegarde et de restauration, ce qui réduit au minimum les interruptions. Les données sont cryptées de bout en bout, tant en transit qu’au repos, ce qui garantit la confidentialité et la conformité. La solution est un puissant outil de documentation de la voix au texte, accessible aux entreprises de toute taille.

SpeechExec Enterprise, la solution de dictée et de transcription
La solution de dictée et de transcription sur site, idéale pour les entreprises de taille moyenne à grande prenant un charge un grand nombre de scénarios de transcription. Des flux de dictée entre auteurs et transcripteurs sur site à la reconnaissance vocale coté serveur ou client, en passant par l’accès direct à un service de transcription externalisé. L’application pour smartphone intégrée ajoute de la mobilité à votre flux de transcription. La gestion à distance des utilisateurs, paramètres de flux de travail et appareils matériels ainsi que la prise en charge de la virtualisation réduisent les coûts informatiques et simplifient l’administration.

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