Le mastère office manager [1] est une formation continue de 42 jours répartis sur 15 mois organisée autour de 8 modules permettant de maitriser les fonctions d’administration, de gestion, de développement et d’organisation. Il va permettre une professionnalisation du métier devenu nécessaire pour faire face aux évolutions que connaissent les cabinets d’avocat. Cette fonction support s’est beaucoup développée ces dix dernières années sans pour autant bénéficier d’une formation qui lui soit propre.

C’est pourquoi, Com’SG s’est appuyé sur HEAD pour la créer. Nous avons interrogé le fondateur de cette dernière, Jean-Philippe Lambert, avocat et Président du cabinet parisien de Mayer Brown, pour qu’il nous éclaire sur l’intérêt d’avoir des offices managers bien formés.

Quel est l’intérêt pour un cabinet d’avocats de former les secrétaires généraux ?

Un cabinet d’avocats est une entreprise et à ce titre son dirigeant doit s’appuyer sur les compétences d’un ou plusieurs directeurs (ou office managers) qui vont l’assister dans toutes les missions qui sont nécessaires au fonctionnement de l’entreprise : achat, informatique, RH, comptabilité, finance, marketing, communication… Dans mon cabinet par exemple, il y a une directrice financière et comptable, un secrétaire général qui s’occupe de toutes les questions RH, achats, informatique et une directrice marketing. Ce sont 3 fonctions qui sont sous ma responsabilité. Dans d’autres cabinets l’organisation est plus pyramidale avec un office manager qui couvre et supervise toutes ces fonctions. Tout dépend de la taille du cabinet et du mode de gestion adopté par son dirigeant.

Jean-Philippe Lambert, Avocat et Président de Mayer Brown Paris, Fondateur de HEAD

L’office manager, s’il n’y en a qu’un, est la personne sur laquelle tout le fonctionnement de l’entreprise repose. C’est pourquoi, il est nécessaire qu’il dispose d’une formation solide et continue dans des domaines très techniques tels que la finance, la comptabilité, la fiscalité, le droit social s’il veut être en mesure de superviser efficacement ses équipes. Je considère qu’il est impossible de déléguer une mission pour laquelle vous n’avez aucune compétence.

Quel rôle doit jouer l’office manager dans la transformation des cabinets d’avocats ?

L’office manager est le bras droit du dirigeant-avocat et à ce titre occupe une position centrale dans l’évolution du cabinet. Il peut même intervenir dans des domaines qui étaient inexploités jusqu’à présent, tels que le développement de la clientèle. Les avocats peuvent par exemple s’appuyer sur l’office manager pour obtenir des informations sur des clients potentiels ou existants, organiser des réponses à des appels d’offres, connaître les offres des concurrents ou encore communiquer sur les compétences du cabinet. Nos clients nous ont largement incités à nous structurer pour répondre à leurs appels d’offres et l’office manager joue un rôle déterminant à cet égard. C’est pourquoi le métier de "business developer", souvent placé sous l’autorité de l’office manager, émerge dans les cabinets d’avocats (Lire notre article à ce sujet).

Pensez-vous que les fonctions supports vont se développer dans des structures de taille plus moyenne ?

Je pense que les structures de taille moyenne, voire celles comprenant quelques avocats, doivent s’appuyer sur les compétences d’une personne qui gèrera les questions administratives, marketing, financière et autres et ce, afin que les avocats puissent traiter leurs dossiers dans de bonnes conditions. C’est la raison pour laquelle je pense que l’office manager convient à toutes les structures.