Offre d'emploi : Assistant(e) polyvalent (e) H/F

À la recherche d'un emploi en CDD, CDI ou en intérim ?

Spécialisée dans le recrutement Tertiaire, GITEC Vignon, c'est avant tout une équipe, avec une approche à taille humaine, qui s'appuie sur la proximité, l'écoute et la réactivité.

Nous recherchons pour notre client, situé à Lieusaint (77) , une Assistante administrative et comptable H/F dans le cadre d'un CDD
de 6 mois à démarrer immédiatement.

Vous serez en charge des missions suivantes :

-1/ Secrétariat et accueil
Accueil physique et téléphonique
Gestion agenda (ponctuellement)
Rédaction courrier / Affranchissement et suivi courrier
Création et/ou modification des modèles (word, excel, ppt) et trames utilisés par les collaborateurs
Mise à jour des différents plannings (RH, salle de réunion, pc portable)
Commande et réservation déjeuners Associés
Entretien et approvisionnement de la machine Nespresso

2/ Moyens Généraux
- Gestion des fournitures (bureau, hygiène etc..) et Gestion des consommables (copieur etc. .. )
- Gestion des stocks (reliures, vins, champagnes, goodies etc. .. )
- Demande d'intervention auprès des différents prestataires (Syndic, plombier électricien etc. .. )
- Recherche et demande de devis auprès de prestataires (besoin ponctuel/projet)
- Suivi des projets et chantiers
- Gestion des badges collaborateurs
- Suivi des interventions en cours via le syndic

3/ Gestion commerciale
- Création des clients dans l'outil interne
- Préparation de la facturation, contrôle et facturation des honoraires
- Envoi des factures dématérialisées ou courrier pour certains clients
- Relances des impayés / Gestion des rejets de prélèvement
- Préparation du tableau des honoraires comptables pour mise à jour annuelle
- Répondre aux diverses demandes des clients liées à la facturation et aux règlements

4/ Gestion des lettres de mission
- Rédaction des lettres de mission à partir des modèles existants et de la fiche de préparation des lettres de mission
- Envoi des lettres de mission pour signature électronique

5/ Communication Interne
- Rédaction ou mise à jour des procédures
- Création ou mise à jour de documents (word, excel, ppt)
- Diffusion de la documentation reçues
- Diffusion d'informations relatives aux AGA, DGFIP etc. ..
- RGPD à mettre en place

6/ Communication Externe
- e-mailing (circulaire juridique, invitations, etc. .. )
- organisation et suivi des invitations aux évènements organisés par le cabinet (ex. réunion d'information client)
- création ou mise à jour des procédures à destination des clients (livret d'accueil client, dépôt des documents i-dépôt etc. .. )
- création et/ ou mise à jour de proposition de services.

Idéalement issu(e) d'une formation assistanat de gestion ou secrétariat, vous avez déjà une expérience confirmée et réussie sur des taches similaires.
Nous recherchons un/une candidat (e) dynamique, proactif (ve) sérieux(se), polyvalent(e), adaptable, sachant faire preuve de rigueur et de méthode dans le travail.
Bon relationnel et autonomie seront des atouts sur ce poste.
Une bonne maîtrise des outils informatiques (logiciels bureautiques, de gestion, etc...), un bon rédactionnel et un grand sens de l'organisation seront requis sur ce poste.