La 5ème édition du Prix de l’innovation en management juridique organisé par le Village de la justice est lancée. Découvrez les finalistes avec des interviews. Dans cet article, nous vous présentons l’innovation de la direction juridique de Société Générale : ARGOS, un outil informatique qui offre aux 146.000 salariés du Groupe Société Générale opérant dans plus de 50 pays un dispositif de veille juridique et réglementaire unifié, à jour et de qualité. C’est leur 3ème participation au Prix (non consécutive).

Elle est représentée par Alexandra Voegelin-Dehay, Responsable des projets juridiques et knowledge manager et Laurent Buffière, Vice-Président Département réglementation bancaire et financière [1].

Comment ARGOS permet un meilleur encadrement du risque opérationnel ?

Pour améliorer l’encadrement du risque opérationnel, lequel englobe, dans la réglementation bancaire (bâloise) le risque de non-conformité, il est essentiel de pouvoir :

▪ détecter, au plan local, régional ou global, le plus en amont possible les textes normatifs en préparation ou les positions et recommandations des régulateurs ou les décisions de justice pouvant avoir des impacts opérationnels sur les activités du Groupe,
▪ puis communiquer le plus rapidement possible les informations identifiées avec l’ensemble des parties prenantes au sein du Groupe afin d’en tirer toutes les conséquences, en termes de procédures et instructions internes.

ARGOS répond à ces exigences, car chaque salarié, sur la base de son abonnement personnalisé, reçoit quotidiennement, via une Newsletter, des informations pertinentes de veille juridique en lien direct avec ses activités. Ainsi, le partage des connaissances est largement accéléré, les informations « significatives » identifiées puis publiées par les juristes dans l’outil étant immédiatement transmises à l’ensemble des parties intéressées, en particulier aux opérationnels.

Cette détection, très amont, des projets de textes permet d’anticiper la préparation des futures normes (instructions, directives internes, etc.) applicables au sein du Groupe Société Générale et favorise ainsi un meilleur encadrement du risque opérationnel.

ARGOS permet également, par son unicité, de s’assurer, au sein du Groupe, de la cohérence des informations et des analyses portant sur les nouvelles réglementations. Enfin, ARGOS permet une meilleure efficacité opérationnelle, l’accès à un outil centralisé limitant le volume, qui était très important, de mails relatifs à la veille juridique et réglementaire.

Quel est le rôle des juristes et comment les motivez-vous ?

La création d’ARGOS, à laquelle les juristes ont été largement associés, en amont, au stade de la conception, puis dans le cadre du lancement de l’outil, répondait, pour partie, à un besoin exprimé par les juristes de disposer, au sein du Groupe, d’une source unique et structurée d’informations en matière de veille juridique et réglementaire.

Par le biais de plusieurs actions de communication, la direction des Affaires Juridiques du Groupe a sensibilisé les équipes juridiques à ce sujet stratégique de la veille juridique et réglementaire. Les juristes ont également été formés aux fonctionnalités de l’outil et se sont progressivement abonnés à ARGOS. Désormais, plus de 95% des juristes disposent d’un abonnement dans l’outil et plus de 70 juristes, représentant environ 35 pays, publient régulièrement des « mémos » de veille juridique dans ARGOS.

Le rôle des juristes est essentiel puisque l’outil est très majoritairement alimenté par eux. Les contributeurs doivent en particulier veiller à la qualité (sous l’angle de la forme et du fond), à la pertinence des mémos qu’ils rédigent et publient dans ARGOS, tout en utilisant un langage clair, facilement compréhensible par les opérationnels.

La direction des Affaires Juridiques du Groupe s’est également fixé l’objectif pour l’ensemble de la filière de disposer d’un abonnement dans ARGOS. Enfin dans le cadre du processus de Surveillance Permanente du Groupe [2], de nouveaux contrôles ont été institués, début 2017, sur le « suivi de la veille juridique » ainsi que sur « la contribution à la veille juridique », ce nouveau dispositif incitant l’ensemble des juristes de la filière à s’abonner à ARGOS et à contribuer dans l’outil par la publication de nouveaux mémos.

La motivation des initiateurs d’ARGOS, au-delà de l’intérêt personnel à agir de façon innovante (valeur forte au sein du Groupe Société Générale et de sa Direction Juridique), a été également la recherche d’une plus grande efficacité opérationnelle afin de pouvoir, en permanence, se concentrer sur les tâches juridiques présentant la plus forte valeur ajoutée.

Par ailleurs, le Groupe a mis en place, depuis plusieurs années, un Trophée innovation qui permet également de mobiliser fortement les énergies dans la recherche de solutions innovantes. Argos a été nominé dans le cadre de ce Trophée, qui a été l’occasion de valoriser la Direction Juridique.

Argos est une vitrine de la Direction juridique. Cette valorisation des juristes est certainement le levier de motivation le plus important.

3/ Pourquoi ARGOS fait entrer la direction juridique au 21ème siècle ?

ARGOS fait entrer la direction juridique dans le 21ème siècle, à au moins 3 égards :

▪ la digitalisation des process et des outils va devenir de plus en plus l’environnement de travail quotidien des juristes et il importe de veiller à ce qu’ils soient le plus ergonomique et le plus efficace possibles pour que le juriste puisse optimiser ses ressources et son temps de travail ; la veille juridique et réglementaire – qui est un devoir du juriste – est ainsi intégrée dans son activité quotidienne de la façon la plus naturelle possible ;
▪ la prise de conscience que les méthodes de travail évoluent et nécessitent pour les juristes de se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée. Les travaux de veille juridique, qui sont structurant, permettent aux juristes de gagner en efficacité s’ils sont rationalisés/ mutualisés. A titre d’exemple, certaines informations réglementaires de Marché sont alimentées par nos collègues de Bangalore ; ces informations peuvent ensuite être analysées et complétées, en tant que de besoin, par les juristes plus proches des métiers et des activités opérationnelles ;
▪ enfin, le juriste va devoir, de plus en plus, être polyvalent et être capable de mener d’autres activités non spécifiquement juridiques : gestion de projet, conception d’outils, management des systèmes d’information, intégration des outils algorithmiques, etc.

4/ Quels sont les premiers retours sur l’utilisation de l’outil ?

Les premiers retours d’expérience de la part des abonnés, qu’ils soient simples utilisateurs ou contributeurs, sont très positifs.

Les abonnés soulignent, en 1er lieu, la simplicité des fonctionnalités d’ARGOS, une bonne maîtrise de l’outil pouvant s’acquérir, notamment grâce aux supports d’aide en ligne, de manière très rapide.

Les abonnés soulignent également le fait que cet outil permet de recevoir « en temps réel », grâce à l’abonnement qu’ils ont configuré, une information ciblée et précise, correspondant à leurs activités et à leur périmètre géographique. Tous les jours, les abonnés ne reçoivent donc que les informations qui leurs sont nécessaires, évitant ainsi de recevoir, comme par le passé, beaucoup d’informations non pertinentes.

Les juristes de la filière apprécient de disposer d’un outil mondial unique, permettant la mutualisation et la centralisation des informations de veille remontées par l’ensemble des pays dans lesquels le Groupe exerce des activités. Les efforts de veille juridique de l’ensemble de la filière juridique sont ainsi mis en commun.

Les juristes contributeurs dans ARGOS apprécient également le fait d’avoir à leur disposition un « outil collaboratif » qui leur permet de rédiger de mémos de veille juridique en commun, puis de les partager avec leurs clients internes dans les lignes métiers.

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www.innovation-juridique.eu

Découvrez les Directions juridiques ayant été primées en 2017.

Propos recueillis par Laurine Tavitian Rédaction du Village de la Justice