Dans le cadre du Prix de l’innovation en management juridique 2017 organisé par le Village de la justice, nous vous présentons l’innovation du Département Public Environnement Immobilier de Total Marketing Services qui s’est équipé d’une plateforme en ligne permettant une collaboration simplifiée et optimisée avec le notaire sur les transactions immobilières.
Elle est représentée par Véronique DELVIGNE, Responsable du Département Public Environnement Immobilier, Séverine de la Morinière et Simon Mengué-Bidi, Juristes [1].

Qu’est-ce qui vous a poussé à innover ?

Innover était devenu un réel besoin et un challenge pour notre Département Juridique.

Il fallait repenser notre organisation et nos méthodes de travail afin de nous permettre de traiter le plus efficacement possible une masse et un flux de dossiers importants et en constante augmentation avec notre notaire, améliorer notre confort de travail, et s’adapter aux nouvelles méthodes de travail de nos opérationnels, notamment la mise en place du « Lean Management » dans le cadre de la gestion des ventes de sites anciennement à usage industriel.

De plus, innover pour notre Département a été l’occasion de montrer une autre manière pour les juristes de concourir à l’efficacité de l’entreprise et plus particulièrement à l’atteinte de ses objectifs et l’amélioration de ses résultats.

Enfin, innover a été l’occasion de donner (ou redonner) une image moderne et dynamique au métier de juriste pas toujours bien compris des opérationnels !

Quelles sont les principales fonctionnalités de votre plateforme ?

Wemblee est une plateforme digitale collaborative avec notre notaire et partagée avec les opérationnels. Elle nous permet ainsi principalement, le tout dans un univers visuel et esthétique :

  de disposer d’un recensement centralisé de l’ensemble des dossiers dont les juristes et notaires sont saisis ;

  d’assurer avec nos notaires et de manière optimisée le suivi et la gestion de nos dossiers, lorsqu’ils nécessitent un acte notarié, grâce notamment à des systèmes d’alertes sur les jalons et évènements de nos dossiers. C’est un outil qui favorise la gestion du temps et qui permet ainsi de réduire au maximum les aléas d’un dossier de vente ;

  d’assigner une tâche ou une action donnée à toute personne susceptible d’intervenir dans le processus de vente des anciens sites industriels. Par exemple : nous pouvons via la plateforme demander à un géomètre d’établir un plan masse, qu’il pourra déposer directement dans l’outil grâce à un lien unique. Ce plan étant ainsi directement accessible à tous les acteurs ;

  d’avoir un accès direct et rapide des opérationnels à l’information (frise chronologique, documents, informations essentielles) ;

  d’assurer un reporting opérationnel et financier vis-à-vis de notre hiérarchie et des opérationnels.

En quoi permet-il aux juristes de se concentrer sur leur valeur ajoutée ?

Wemblee nous facilite la gestion des dossiers en ce qu’elle offre un gain de temps pour tous, juristes, notaires, opérationnels par la centralisation des informations essentielles et l’indication de l’état d’avancement des dossiers.

Aussi, Wemblee permet d’éviter au juriste, ainsi d’ailleurs qu’au notaire d’aller « à la pêche » aux informations auprès des différents interlocuteurs, cela évite les questions moins essentielles et/ou de forme. Le juriste peut donc davantage se recentrer sur le fond du dossier et apporter son concours à l’opérationnel à chacune de ses étapes.

A titre illustratif, avant la mise en place de Wemblee, lorsque le notaire n’avait pas encore confirmé l’information et qu’un juriste souhaitait s’assurer de la date d’envoi de la DIA (déclaration d’intention d’aliéner) au bénéficiaire du droit de préemption, ou encore connaitre la date d’envoi du dossier d’usage au notaire de l’acquéreur, le juriste devait solliciter l’information auprès du notaire. Avec Wemblee, ce type d’action est devenu obsolète, puisque désormais l’information, qui est certes utile pour la bonne gestion du dossier mais qui ne devrait pas être difficile à recueillir ou susciter une perte excessive de temps, est immédiatement portée à la connaissance de tous dès sa réception par le notaire via la plateforme.

Quels sont les retours des notaires et des utilisateurs internes ?

Les retours sont très positifs de la part du notaire et de ses équipes qui disposent ainsi d’un accès direct, permanent et rapide aux pièces du dossier qui doivent lui être fournies par son client, c’est-à-dire nous les juristes. Il renseigne en quelques clics les étapes clefs et les gestes accomplis, ce qui nous évite les échanges de courriels ou les appels téléphoniques sur des points standards.

Il en est de même du côté de nos opérationnels dans la mesure où ils peuvent désormais disposer d’un accès quasi en temps réel à toute l’information sur l’état d’avancement des dossiers, ce qui est essentiel pour eux. Le fonds des dossiers en est ainsi davantage privilégié dans nos échanges de vive voix avec notre notaire et les opérationnels.

Découvrez l’innovation en vidéo...

www.innovation-juridique.eu

Découvrez les directions juridiques primées en 2017.

Propos recueillis par Laurine Tavitian Rédaction du Village de la Justice