La digitalisation oblige ou donne l’opportunité de repenser les manières de travailler, particulièrement au sein des équipes. Outre les outils destinés à la gestion de projets au sens strict, ce sont de très nombreuses solutions qui sont aujourd’hui offertes aux avocats de travailler en commun en dépit de la distance géographique, de produire et travailler efficacement sans nécessairement être devant son ordinateur. En toute hypothèse, ils améliorent sensiblement la gestion du flot d’informations quotidiennement manipulées au sein des cabinets et permettent de gagner du temps pour se consacrer à d’autres activités et de respecter ses délais. Plus encore que faciliter la communication, l’un des enjeux est désormais de mobiliser l’intelligence collective et le travail collaboratif au sens strict.

5. Les outils pour travailler en commun et produire à distance

GED. – La gestion électronique de documents (GED) consiste, comme son nom l’indique, à exploiter, grâce au numérique, les documents dématérialisés qui circulent au sein des organisations : création, stockage et archivage, classement et indexation, recherche documentaire sont les fonctionnalités classiques des outils présents sur le marché depuis de nombreuses années.

De quoi, pour le moins, en finir avec la perte de temps liée à la recherche de documents, avec le tri fastidieux et les erreurs d’envoi liées à l’existence de multiples versions différentes d’un même fichier. Au-delà de l’organisation des documents et des dossiers, il est aussi question aujourd’hui de permettre de fluidifier les processus et d’automatiser les tâches répétitives, notamment par la création de circuits de validation des documents (workflow). Certains acteurs du marché optimisent encore l’utilisation de ces solutions grâce à l’intelligence artificielle, pour toujours plus d’efficacité.

Dictée vocale. – Les outils de dictée vocale tendent à devenir des « must have » de l’avocat nomade en raison de la flexibilité et de la liberté de travailler qu’ils permettent dans la production des documents. Qu’il s’agisse de rédiger des notes pour un dossier, un courrier ou un courriel à destination de ses clients ou d’un(e) confrère(sœur), il n’est plus nécessaire de disposer du traditionnel papier-crayon, de taper sur un clavier ou d’enregistrer un mémo vocal qu’il faudra ensuite retravailler.

La dictée et la reconnaissance vocale permettent une transcription écrite instantanée ou différée des enregistrements vocaux. Quelques clics suffisent désormais pour adresser le document, par exemple à son secrétariat ou pour le stocker dans son espace numérique de travail au bureau, sans perdre la possibilité de réécouter les informations et corriger le document au gré des besoins.

Les prix sont assez variables, allant de quelques dizaines à plusieurs centaines d’euros, selon la performance des algorithmes utilisés, les fonctionnalités proposées (personnalisation des documents retranscrits, langues, correction grammaticale et orthographique, possibilité d’export dans un cloud, dictionnaire personnalisé, etc.), ainsi que la compatibilité avec le système informatique utilisé habituellement au sein du cabinet.

Suites et plateformes « collaboratives ». – Les suites et plateformes dites « collaboratives » sont des espaces informatiques de travail virtuels, qui centralisent et mettent à la disposition des utilisateurs les ressources, informations et outils utiles à leurs activités. Ces interfaces digitales sont de plus en plus « all inclusive » : stockage et partage de fichiers, traitement de texte, e-mail, bases de données clients, intranet et réseaux, messagerie instantanée et visioconférence, workflow et signature électronique, agenda et planning partagés, alertes et notifications, bases documentaires, etc. Tout est regroupé au sein d’un même espace.

D’une structure à l’autre, le choix de la solution collaborative adéquate dépendra de plusieurs critères : la diversité des fonctionnalités proposées, qui devront être adaptées aux spécificités du travail de l’avocat, la simplicité d’utilisation et l’ergonomie (pour une prise en main rapide et un usage agréable), la sécurité des données (hébergement et sauvegarde des données, gestion des accès, etc.), l’interopérabilité et la possibilité de la relier à d’autres outils métiers (avec l’interface RPVA par exemple) et bien sûr le coût. La facilité d’installation elle-même, la maintenance et l’assistance proposée seront aussi des éléments à considérer.

Les solutions « tout-en-un » proposées par les éditeurs de logiciels de gestion de cabinet.– Nous ne pouvions évidemment pas vous proposer un article sur les outils de l’avocat nomade, sans évoquer les logiciels de gestion de cabinet, qui proposent des solutions globales permettant de répondre, de manière sécurisée, aux principaux besoins du travail à distance des avocats pour disposer d’un « cabinet virtuel » (solutions SaaS). Nous avons récemment réalisé une enquête (Journal du Village de la Justice n° 93) pour faire un point sur les offres des principaux éditeurs de logiciels de gestion de cabinet.

Il en ressort notamment que la quasi-totalité d’entre eux propose des plateformes avec des fonctionnalités de travail collaboratif et de suivi de l’activité (création de tableaux de bords, de profils utilisateurs, affectation des tâches, rapports d’analyse, etc.). Presque tous les logiciels de gestion de cabinet indiquent également répondre aux attentes en matière de facturation et de relance des impayés. En revanche, moins d’un logiciel sur trois dispose, pour l’instant, d’une solution de paiement en ligne. Une petite majorité propose la signature et le tampon électroniques. Un éditeur de logiciel sur trois propose la visioconférence et seulement un sur cinq, la prise de rendez-vous en ligne. Deux fonctionnalités tendent à se développer et viennent progressivement enrichir l’offre : la dictée vocale et la gestion électronique de documents (GED) avec de l’intelligence artificielle. En ce qui concerne des fonctionnalités « métier », les ¾ des logiciels sont interfacés au e-Barreau/RPVA et proposent un « calendrier de procédures ». Un peu plus des 3/5e d’entre eux 67 % ont une base de modèles d’actes juridiques et 1/3 permettent la réalisation d’une veille juridique (flux RSS / intégration d’articles ou de notes).

Conclusion

En matière d’outils de travail à distance, il n’est pas toujours facile de s’y retrouver au sein de la multitude de services proposés et des prestataires sur le marché. Certaines solutions sont globales, telles que les logiciels de gestion de cabinet, tandis que d’autres, gratuites ou non, permettent de répondre à des attentes plus précises ou ponctuelles. Il n’existe pas de « modèle type » d’organisation et de fonctionnement pour le travail à distance de l’avocat.

Il est d’abord nécessaire d’identifier le besoin en termes de dématérialisation : s’agit-il de pouvoir accéder aux données et/ou partager et recueillir des documents et/ou échanger oralement et/ou co-construire des projets ? Quelles personnes et combien sont concernées par les échanges ? Quel volume de données est concerné ? Quelle fréquence d’utilisation peut-on envisager ? Puis, dans un second temps, de faire une analyse comparative des outils et solutions existants, en fonction des critères et usages identifiés.

Mais il existe un point de vigilance commun dans le choix des outils, particulièrement pour les avocats, tenus au secret professionnel : celui de toujours veiller à la sécurité des données et à la confidentialité des échanges. Le nomadisme numérique présente en effet des risques importants pour la protection des données et informations créées ou détenues par le cabinet, au-delà même de la conformité RGPD. Le stockage des données en France ou en Europe est l’un des points essentiels de cette sécurité afin de limiter les risques liés aux procédures et lois extraterritoriales.

Les outils de travail de l’avocat nomade :
 PARTIE 1 : Stocker et accéder à ses données à distance
 PARTIE 2 : partager les données et communiquer à distance