Les outils de travail de l’avocat nomade (2) : partager les données et communiquer à distance.

Les avocats ne sont pas en reste en matière de virtualisation des espaces de travail. Selon le bilan numérique 2020 du Village de la Justice, les avocats se défont progressivement des contraintes physiques, notamment pour les échanges et les rendez-vous : 59 % d’entre eux privilégient les échanges à distance dès qu’ils en ont la possibilité. Gain de temps, productivité, mobilité, flexibilité, agilité, confort, souplesse d’organisation, etc., les bénéfices de la digitalisation sont nombreux. Continuons notre tour d’horizon des différents types de solutions permettant de jouer à la fois collectif et en mobilité, qu’elle soit forcée ou recherchée, en évoquant les solutions permettant de transférer des données et de communiquer à distance.

Article initialement paru dans Actus des Barreaux 6.

3. Les outils pour partager les données.

Messagerie professionnelle. – La messagerie électronique professionnelle doit d’abord être nécessairement dissociée de l’adresse mail personnelle. D’abord, parce que ne pas le faire est le meilleur moyen de commettre des erreurs, de destinataire par exemple et de risquer de voir des informations confidentielles, personnelles ou professionnelles, circuler en dehors du seul cadre dans lequel elles doivent être utilisées. Ensuite, parce que les messageries personnelles sont souvent moins bien protégées et peut-être moins exposées que celles professionnelles.

Les critères de choix d’une messagerie pour les avocats sont liés à la confidentialité des données, qui doit être renforcée. Idéalement, les données de messagerie seront hébergées sur des serveurs en France ou en Europe, à la différence de bon nombre de messageries gratuites, qui permettent l’accès aux données en application des lois extraterritoriales. Une fonctionnalité plus qu’utile sera l’option de chiffrement des courriels. On se souviendra utilement que le Conseil National des Barreaux met gratuitement à disposition de chaque avocat inscrit au tableau d’un barreau français, une messagerie professionnelle (cloud privé des avocats), avec une adresse mail du type @avocat-conseil.fr.

Transfert de données.
Les plateformes transferts de données sont des outils indispensables pour permettre d’envoyer des fichiers volumineux, trop lourds pour les boîtes mails notamment. Une fois que le fichier est téléchargé par l’expéditeur, un simple lien de téléchargement rendra les documents de l’avocat, en un clic droit et quelques secondes, accessibles à ses clients, confrères et partenaires de travail et réciproquement.

Pour choisir la « bonne » plateforme, plusieurs critères doivent être pris en considération : la taille et le format des fichiers qui peuvent être partagés, la durée de stockage des données, les modalités de destruction des fichiers et le paramétrage des droits d’accès (mots de passe, téléchargement ou lecture seule, traçabilité des téléchargements), sans oublier le chiffrement des échanges et la localisation géographique des serveurs. On rappellera ici également que la plupart des outils gratuits proposés sur le marché n’offrent pas la sécurité suffisante pour les échanges confidentiels des avocats, en raison de l’accès aux données rendu possible par la localisation géographique et/ou la nationalité du prestataire.

4. Les outils pour communiquer à distance.

Les messageries instantanées.
Les messageries instantanées sont aujourd’hui bien connues et très pratiques pour « chatter » en privé ou en groupe, transmettre des photos, des vidéos ou des documents, adresser des notes vocales, faire des appels vidéo et bien d’autres fonctionnalités encore. D’une installation aisée, avec utilisation intuitive, permettant un contact rapide et limitant le nombre des e-mails et les réunions, le tout, pour un coût relativement faible, le recours aux messageries instantanées est séduisant. Une autre manière d’adopter une communication ouverte et efficace.

Mais ici encore, la facilité ne doit pas prendre le pas sur la sécurité des données échangées notamment à titre professionnel et toutes les messageries n’offrent pas le même niveau de sécurisation. Le chiffrement des données est donc une condition sine qua non. Le lieu d’hébergement, les conditions de stockage des données et d’accès et de transmissions aux tiers des informations transmises et stockées sur le terminal sont aussi des questions à se poser absolument. Le paramétrage des règles de confidentialité et une double authentification sont évidemment préconisés. Plus largement, dans tous les cas, il conviendra de rester prudent et vigilant dans le choix des données et informations transmises par le biais des messageries instantanées.

La visioconférence.
Après plus d’une année marquée notamment par la limitation des déplacements, la visioconférence pour les réunions à distance ou les webinaires s’est durablement installée dans notre quotidien professionnel. Si la barrière de l’écran et les difficultés de connexion ne rendent pas toujours l’expérience agréable, la facilité d’utilisation et le gain du temps jusqu’ici consacré aux transports ont été de nature à convaincre une partie des plus sceptiques, côté praticiens, comme côté clients !

Les solutions sont nombreuses sur le marché, avec des coûts et des fonctionnalités variables : nécessité ou non de se créer un compte, installation ou non d’un logiciel, version mobile, nombre maximum de participants, partage d’écran, système de chat, floutage de l’arrière-plan, personnalisation aux couleurs du cabinet, enregistrement des échanges pour rediffusion ou rédaction de comptes rendus, réalisation de sondages en direct et récolte de réactions « en live », etc., les paramètres de choix sont nombreux et peuvent peu ou prou répondre aux besoins propres du cabinet.

Mais dans tous les cas, il convient d’être prudent dans le choix de l’outil. La CNIL l’a rappelé dès le début de la crise sanitaire : « la gratuité des applications n’est souvent qu’apparente et elles peuvent rentabiliser leur service en traitant des informations vous concernant, comme vos nom et prénoms, adresse courriel, numéro de téléphone, etc. »
Pour quelques dizaines d’euros par mois ou moins, il est possible de sécuriser les échanges et de s’assurer que les réunions et données privées le restent véritablement, conformément à l’obligation au secret professionnel.

Les salles de réunion et salons virtuels.
Plus encore que l’organisation d’espaces virtuels dédiés aux échanges, les salles de réunion virtuelles « nouvelle génération » vont plus loin, en intégrant des fonctionnalités de travail collaboratif permettant de travailler presque comme en présentiel.

Bien qu’un peu plus à la marge au regard des activités principales des avocats, il existe également des plateformes permettant d’organiser des salons virtuels. Le but est de pouvoir assister en 3D à des conférences, de rencontrer des experts d’un secteur, de dispenser des formations, voire, pourquoi pas, d’organiser des soirées avec des clients et partenaires VIP. Si le digital ne permet pas de créer des rencontres et des échanges de même nature que lors d’un événement physique, la possibilité de se créer un avatar rend l’expérience assez unique et ludique !

Les outils de travail de l’avocat nomade :
- PARTIE 1 : Stocker et accéder à ses données à distance ;
- PARTIE 3 : travailler en collaboratif.

A. Dorange
Rédaction du Village de la Justice

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