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Secrétaire administratif (H/F)
Offre d'emploi : Secrétaire administratif (H/F)
- Recruteur : Union Syndicale des Magistrats
- Publié : 03/04/2024
- Région : Paris 9ème arrondissement (Ile de France)
Description de l'annonce :
Secrétaire administratif (H/F)
Recruteur : Union syndicale des magistrats (syndicat)
Région : Paris 9ème arrondissement (Ile de France)
Type de contrat : CDI, temps complet ou temps partiel possible
L’USM recrute un ou une secrétaire
Qui sommes-nous ?
Recruteur : Union syndicale des magistrats (syndicat)
Région : Paris 9ème arrondissement (Ile de France)
Type de contrat : CDI, temps complet ou temps partiel possible
L’USM recrute un ou une secrétaire
Qui sommes-nous ?
L’Union syndicale des magistrats est le premier syndicat de magistrats judiciaires.
Majoritaire, apolitique, ambitieux, ouvert, l’USM défend l’indépendance de la justice et les intérêts matériels et moraux des magistrats. L’USM milite en faveur d’une justice de qualité respectueuse des justiciables. Les magistrats adhérents de l’USM élisent tous les deux ans leur président et les 25 membres du conseil national, qui élisent en leur sein les 8 membres du bureau national. Pour en savoir plus, consultez notre site internet.
Majoritaire, apolitique, ambitieux, ouvert, l’USM défend l’indépendance de la justice et les intérêts matériels et moraux des magistrats. L’USM milite en faveur d’une justice de qualité respectueuse des justiciables. Les magistrats adhérents de l’USM élisent tous les deux ans leur président et les 25 membres du conseil national, qui élisent en leur sein les 8 membres du bureau national. Pour en savoir plus, consultez notre site internet.
Votre poste
L’USM recherche un ou une secrétaire administrative pour l’accompagner dans ses multiples tâches au quotidien, au siège de son bureau parisien. La personne exercera ses missions aux côtés du président et de la secrétaire générale de l’USM mais également avec les autres membres du bureau national, notamment le trésorier national et le rédacteur en chef de la revue syndicale trimestrielle. Pour ce poste, l’USM recherche un profil administration, comptabilité, secrétariat et accueil. Compte tenu de la spécificité des missions de l’USM, vous recevrez une formation dispensée par notre secrétaire actuelle, qui prend bientôt une retraite bien méritée.
Ce poste est à pourvoir à compter du 03 juin 2024.
Localisation : Paris 9ème
Contrat : CDI, temps plein ou temps partiel ; télétravail partiel possible
Salaire indicatif : à discuter selon profil et expérience
Les compétences attendues
Savoir-être :
- discrétion et respect de la confidentialité ;
- organisation et adaptabilité ;
- esprit d’initiative et polyvalence.
Savoir-faire :
- missions classiques de secrétariat bureautique ;
- missions de comptabilité (logiciel de facturation SAGE) ;
- maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, PowerPoint, SharePoint Microsoft) ;
- qualité rédactionnelle (aisance, syntaxe, orthographe).
Le plus : une connaissance de l’institution judiciaire serait un plus !
Vos missions (liste non exhaustive)
Bureautique et accueil :
- mettre en forme les courriers, copie et numérisation de pièces, envoi de courriers simples ou en LRAR, réception du courrier ;
- répondre aux appels téléphoniques et aux mails, ou orienter vers le bon interlocuteur ;
- tenir l’agenda du bureau ;
- mettre à jour les fichiers d’adhérents ;
- archiver, classer les documents et les courriers ;
- accueil physique des visiteurs et gestion de l’interphone ;
- suivi des commandes et préparation des achats de matériel de bureau, consommables informatique ;
- préparation des commandes de produits courants d’hygiène et alimentation ;
- suivi du planning du prestataire pour le ménage des locaux ; accueil et instructions pour l'agent de ménage intervenant une fois par semaine.
Comptabilité :
- établissement des comptes en lien avec le trésorier national et le cabinet comptable ;
- dépôt des chèques à l’encaissement ;
- mise en paiement des frais et factures, saisie des factures et enregistrement comptable (logiciel SAGE) ;
- enregistrement de laTVA récupérable et des déclarations obligatoires trimestriellesdeTVA,ainsi que des diverses obligations sociales de l'employeur en relation avec le service comptable externalisé ;
- suivi du fichier des adhérents et de ceux qui ont souscrit l’assurance de groupe de responsabilité civile professionnelle proposée par l’USM, en lien avec l’assureur ;
- suivi des partenariats commerciaux ;
- suivi des numéros payants de la revue trimestrielle.
Organisation d’évènements :
- préparation matérielle des conseils nationaux et congrès,outre diverses réunions et évènements organisés par l'USM (réservation des hôtels, voyages, salles de réunions et restauration, envoi des invitations et suivi des réponses) ;
- assistance du trésorier national dans la préparation de son rapport présenté au congrès annuel ;
- présence au congrès annuel pour l’accueil des congressistes et la vérification des pouvoirs.
Informations complémentaires :
- Années d'expérience professionnelle : Non communiqué
- Date d'entrée en poste (à partir de) : 03/06/2024
- Niveau d'anglais demandé : Basique
- Adresse web du Recruteur : https://www.union-syndicale-magistrats.org
- Fonction : Secrétaires, Assistants
