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Poste d'Assistant Administratif - Réceptionniste Bilingue H/F à pourvoir ASAP
Offre d'emploi : Poste d'Assistant Administratif - Réceptionniste Bilingue H/F à pourvoir ASAP
- Posted by : Foley Hoag
- Posted date : 22/05/2024
- Location : Paris (Ile de France region)
Foley Hoag, cabinet d’avocats américain, recrute un Assistant Administratif - Réceptionniste Bilingue H/F, pour son bureau situé à Paris 8ème.
Le profil recherché évolue dans un environnement très international, dynamique et bienveillant, sous la responsabilité du Secrétaire Général du cabinet.
DEFINITION DES TACHES
Missions d'accueil
* Accueil physique et téléphonique des clients, visiteurs et prestataires / Prise et transmission de messages
* Gestion du courrier (réception et dispatching des plis/colis, affranchissement et envoi postal, UPS, DHL, commande de porteur)
* Gestion des salles de réunion et d’agendas (réservation via Outlook, calendrier partagé et préparation des salles, installation de visio-conférence)
* Gestion des fournitures de bureau (suivi, commande et dispatching des stocks de fournitures)
* Réassort des imprimantes (cartouches et papiers), reprographie et reliure, destruction de documents
* Réassort des machines à café (salles de réunion et cuisines internes)
* Gestion des locaux, ouverture portes (immeuble, étages et parking), gestion badges d'accès et clés, création et tenue d’un registre
Missions de secrétariat administratif
* Gestion du secrétariat de la Secrétaire Général
* Saisie administrative diverse (factures...)
* Scan/copie/impression de tout document, classement et archivage
* Gestion des contacts et de l'agenda via Outlook
* Organisation administratif et logistique des rendez-vous et déplacements (visa, location de voiture)
* Réservation de taxis, voyages, hôtels, déjeuners
* Tenue et mise à jour quotidienne des tableaux de reporting (expense reports)
* Classement électronique et papier des éléments de dossiers, avec mises à jour régulière
* Echanges téléphoniques et par mail avec les équipes des bureaux US de Foley Hoag
* Gestion de la documentation/bibliothèque du cabinet
* Interface avec les interlocuteurs internes (avocats, support staff, bureaux étrangers) et externes (clients ou prestataires de services)
* Interlocuteur avec la société de maintenance de l'immeuble via interface en ligne
* Participation logistique à l'organisation d'événements internes ou de réunions d'affaires
Cette liste est non exhaustive.
COMPETENCES REQUISES
* De formation type BAC à BAC+2 (optionnel), de préférence en secrétariat
* Expérience réussie sur un poste similaire, idéalement en cabinet d’avocats ou en environnement exigeant
* Niveau d’anglais bilingue ; connaissance de toute autre langue est un atout apprécié
* Maitrise du Pack Office (Outlook, Word, Excel, Powerpoint) ; connaissance du logiciel Abobe est un plus.
PROFIL RECHERCHE
Le candidat idéal est une personne à l'esprit "corporate", parlant un anglais professionnel (courant ou bilingue), disposant d’une excellente élocution et d’un grand sens du service. Proactif, vous faites preuve de rigueur et disposez d’une belle aisance relationnelle. Vous être polyvalent(e) et organisé(e), êtes capable de gérer plusieurs tâches simultanément, et savez prioriser vos missions.
Basée à l’accueil du cabinet et sous la responsabilité de la secrétaire général, vous assisterez directement cette dernière dans le cadre de tâches administratives et de saisie, vous travaillerez en étroite collaboration avec les autres membres de l'équipe pour assurer le bon fonctionnement du bureau et pourrez être amené(e) à assister les avocats et assistantes juridiques en cas d’absence.
Pour ce poste, le sens de la discrétion et de la confidentialité sont des prérequis.
Une capacité à travailler en équipe et à communiquer efficacement avec les collègues est un atout essentiel.
CONDITIONS / REMUNERATION & AVANTAGES
* Poste en CDI à pourvoir ASAP, à Paris 8ème
* Temps plein de 9h00 à 17h00
* 30-33K€, négociable selon profil et expérience
* 13ème mois
* Tickets restaurants
* Prévoyance
Curieux et dynamique, prêt à rejoindre un cabinet d'avocats d'affaires international en plein développement, ce poste est fait pour vous.
Veuillez adresser votre candidature (CV et lettre de motivation) par email en postulant ci-dessus.
- Salary : 30-33K€, négociable selon profil et expérience
- English level : Bilingual
- Website : https://foleyhoag.com/home/
- Classification : Secretary
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Employer ?
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