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Secrétaire Juridique Coordinateur.trice - Anglais Courant
Offre d'emploi : Secrétaire Juridique Coordinateur.trice - Anglais Courant
- Posted by : Progressis
- Posted date : 03/06/2024
- Location : Paris 16e (Ile de France region)
L'ENTREPRISE :
Notre client est un cabinet d'avocats international axé sur les secteurs de la technologie et de l'innovation, de l'énergie et des infrastructures et de la finance. Les entreprises leaders et nouveaux entrants font appel à leurs équipes présentes sur plus de 25 marchés dans le monde pour tout ce qui concerne les transactions, le contentieux et la conformité. Ce cabinet de renommée a été élu parmis les "100 Best Companies To Work For" par le prestigieux magasine Fortune 100.
VOTRE POSTE :
En équipe avec une autre secrétaire, vous aurez pour mission d’assurer le secrétariat quotidien de l’équipe (Associés, Counsels et Avocats). Vous aurez également un rôle de "back-up", afin de prendre le relai d’autres secrétaires en cas d'urgence. Vous aurez également en charge des missions de coordination générale des locaux.
Ce poste est à pourvoir dès que possible.
- Localisation : Paris 16e
- Contrat : CDI, 35h, temps plein, avec 1 jour de télétravail/semaine
- Rémunération : entre 38k et 42k€ annuel (selon profil et expérience)
VOS MISSIONS :
La liste ci-dessous correspond aux principales responsabilités de ce poste. Elle n’est en aucun cas limitative et pourra faire l’objet de modifications en fonction des nécessités du Cabinet :
- Secrétariat :
• Gérer quotidiennement les e-mails, les appels téléphoniques, les renvois d’appel et la prise des messages ;
• Planifier et organiser les rendez-vous (gestion des agendas, organisation des réunions et des conférences téléphoniques) et les déplacements des membres de l’équipe ;
• Enregistrer les temps ;
• Effectuer le classement et l’archivage des dossiers électroniques et physiques de l’équipe.
- Facturation et gestion client :
• Assurer l'ouverture de dossiers clients et la création de matters sur « Prébill Manager » ;
• Traduire et vérifier les descriptifs et l’envoi des factures aux clients ;
• Relancer et suivre les factures en collaboration avec l’équipe Billing ;
• Gérer et saisir les notes de frais sur « Expert Expenses » ;
• Codifier les factures fournisseurs sur « Zeendoc » ;
• Suivre les dépenses de taxis pour les avocats.
- Business développement :
• Actualiser la base de données contacts ;
• Contribuer aux appels d’offres et faciliter l’organisation d’évènements.
- Coordination générale des bureaux et de la vie de l’équipe :
• Faciliter l’organisation des sessions de formations ;
• Participer à la coordination des processus de recrutement ;
• Veiller à ce que les salles de réunion soient prêtes à accueillir les clients et les réunions internes ;
• Gérer les stocks de fournitures et les réassorts à prévoir ;
• Accompagner la vie de l’équipe sur les aspects logistiques.
VOTRE PROFIL :
• Vous disposez de 3 ans d'expérience minimum sur un poste similaire dans un environnement exigeant (type cabinet d'avocats, fonds d'investissement, cabinet de conseil...)
• Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• Anglais courant (niveau B2 minimum)
• Connaissance des bases de données et des outils de gestion des flux d’information (Expert, Interaction, NetDoc, Litera)
• Maitrise d’e-Barreau (RPVA)
• Rigueur, Pro-activité, Discrétion et Sens de la confidentialité
• Bonne capacité à travailler dans l’urgence, Capacité à travailler en équipe, Attitude positive, Dynamisme.
Ce poste vous intéresse ?
Contactez-moi : Sylvana en précisant la référence l'annonce OCUJESO/SB/05/24 dans l'objet de votre mail !
s.beslic@progressis.com / 01.88.33.46.07
Depuis 1999, Progressis recrute en permanence des candidat(e)s débutant(e)s ou expérimenté(e)s, avec ou sans compétences linguistiques afin de proposer des solutions en intérim-CDD-CDI dans 3 familles de métiers :
Les métiers des fonctions support
Les métiers des ressources humaines
Les métiers du juridique
Nous établissons avec nos clients et nos candidat(e)s un véritable partenariat triangulaire, fondé sur l écoute et l expertise, afin de réussir ensemble un recrutement optimal.
La sécurité de vos données:
Nous avons pour objectif de toujours conserver vos données personnelles de la manière la plus sûre et la plus sécurisée, et uniquement pendant la durée nécessaire à la réalisation de la finalité poursuivie par le traitement. Dans cette perspective, nous prenons les mesures physiques, techniques et organisationnelles appropriées pour empêcher dans toute la mesure du possible toute altération ou perte de vos données ou tout accès non autorisé à celles-ci.
- Internal reference (optional) : OCUJESO/SB/05/24
- Years of professional experience : 3 to 5 years
- Salary : 38 à 42ke annuel (selon profil)
- English level : Fluent
- Website : https://www.progressis.com/
- Classification : Secretary
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