Par Brigitte Bogucki, Avocat.
 
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  • 1re Parution: 6 février 2018

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Guide de lecture.
 

Gardez tous vos documents administratifs, toujours.

Ne jetez pas vos documents bancaires et administratifs, même anciens.
On voit, deci-delà sur internet des articles sur la durée obligatoire de conservation des documents personnels et bancaires. Chacun y va de son petit tableau, s’appuyant sur les règles fiscales ou autres pour indiquer la date à partir de laquelle on peut, enfin, se débarrasser de ces encombrants passagers de notre vie administrative.
C’est donc à complet contre-courant que je suggère au lecteur de ne surtout rien jeter.

Nulle pathologie de ma part, aucune syllogomanie, juste l’expérience des procédures judiciaires et de leurs aléas.

Les tableaux que l’on trouve ne sont pas faux, ils indiquent simplement le délai minimal pendant lesquels il est impératif de conserver les documents administratifs.
Autrement dit, il s’agit de préciser la durée pendant laquelle l’administration peut vous astreindre à produire tel ou tel document. Passé ce délai, cela ne saurait plus être exigé. Mais pour autant cela ne veut pas dire que ce serait inutile.

Un premier exemple, rare mais simple :
Si j’ai une note d’hôtel avec un ticket de paiement par carte bancaire, je n’ai besoin de le conserver que pendant la durée où le fisc peut me le demander. Toutefois passé ce délai, ce ticket pourrait m’être fort utile pour justifier d’un alibi dans le cadre d’une enquête pour un crime, dont le délai de prescription est bien plus long que le délai fiscal…

Chiffrons cela pour être plus clair : l’obligation fiscale est de 3 ans plus l’année en cours donc si en 2006 j’ai eu un rendez-vous à Thionville de bon matin, j’ai pris un billet de train Paris-Thionville la veille au soir, j’ai dormi sur place à l’hôtel, ai mangé au restaurant et suis revenue par le train, le tout payé par carte bancaire et j’ai passé toutes ces dépenses en frais, conformément à la loi fiscale.
En 2010, j’aurais pu tout jeter, le délai fiscal étant arrivé à terme, mais j’ai tout gardé, bien m’en a pris car justement en 2011 un policier est venu me demander ce que j’avais fait cette fameuse soirée.
Il a d’abord fallu que je m’en souvienne (rien ne m’oblige à conserver mon agenda), puis en imaginant que je l’ai cela n’est pas une preuve. Mais si j’ai les billets de train, de cartes bancaires, les notes d’hôtel et de restaurants, les relevés bancaires, voilà qui améliore sérieusement la chose. Et si mon rendez-vous se souvient de moi, c’est la cerise sur le gâteau de ma liberté.

Dans ces tableaux on ne trouve pas l’indication du délai durant lequel l’émetteur du document (banque, employeur, URSSAFF…) est obligé à la conservation des documents or ces organismes ont eux aussi leurs délais et vu les coûts de conservation, ils tendent à se défaire des documents dès le délai légal passé.
En outre même s’ils les conservent, rien ne les oblige plus à les fournir…
Ainsi il est virtuellement impossible d’obtenir des documents bancaires de plus de 10 ans et pourtant dans nos procédures, 10 ans c’est parfois bien peu.

Il faut donc faire la part des choses entre les documents qu’il est relativement facile d’obtenir en copie (les actes notariés par exemple, puisqu’ils sont conservés cela fait partie du moins actuellement, des obligations des notaires) et ceux dont rien ne vous garantie d’avoir un duplicata passé un certain délai.

Mais pourquoi direz-vous, hors mon exemple de suspicion pénale, s’encombrer ainsi de décennies de documents ?
Et bien il s’avère que c’est fort utile dans de nombreuses procédures et notamment dans le cadre du droit de la famille que je pratique au quotidien.

Ainsi dans un divorce, il n’est pas rare d’entendre les anciens époux lors de la liquidation de leur régime matrimonial (mais c’est vrai également du partage des coindivisaires, ex-concubins ou successoraux), faire état de sommes qu’ils auraient reçues ou versées, au début de leur mariage (ce peut être parfois très ancien). « Rappelles-toi au moment de l’achat de notre première maison en 1975, maman m’avait donné de l’argent pour payer les frais de notaire » , « Quand on s’est rencontrées j’avais un plan d’épargne logement et c’est grâce à ça que nous avons fait l’apport pour la maison », « Pour mes 40 ans mon père a payé la piscine de la maison », « Pour la naissance de notre premier enfant, mes parents ont fait l’apport nécessaire à l’achat de la maison, nous on a payé le crédit », « Pour acheter notre maison j’ai utilisé le prix de la vente de mon appartement, celui que j’avais hérité de maman ».
Tous ces exemples, et il y en a d’autres, sont facilement résolus lorsque les époux sont de bonne foi ou que dans l’acte ils ont fait noté leur apport. Mais quand ce n’est pas le cas, alors cela peut devenir très difficile et entretenir des rancunes tenaces car pas de preuve, pas de droits, pas de possibilité de recouvrer les fonds ou leur équivalent actualisé.

Par contre si vous avez gardé les relevés bancaires, les échanges de courriers, les copies des chèques… vous aurez vos preuves.

Il peut même arriver qu’une conservation extrême soit la seule solution pour sauver une situation. Ainsi ai-je eu le divorce de personnes ayant passé les cinquante années de mariage, qui se battaient pour déterminer les modalités financières d’acquisition de leur premier domicile conjugal, dans les années soixante.
Madame disait, nous l’avons payé avec l’argent du ménage, argent commun, donc c’est commun.
Monsieur disait nous l’avons payé avec l’argent que mon père nous a donné, en espèces.
Madame contestait l’existence même d’un apport extérieur exprimant qu’ils s’étaient toujours débrouillés seuls.
Monsieur étant conservateur, il avait tout gardé des revenus et dépenses du ménage depuis l’origine. Nous avons collationné les fiches de paie de l’époque, les dépenses fixes et fait un tableau. Il est apparu que les revenus de Monsieur, seul à travailler à l’époque de l’achat, permettaient tout juste de payer le quotidien. Sachant qu’ils avaient un enfant et que des études existent sur le coût de la vie à l’époque, il a été possible de prouver que mécaniquement le couple n’avait absolument pas pu, avec le salaire seul de Monsieur, vivre et s’acheter le bien immobilier… Plutôt que l’aléa judiciaire, devant ces preuves difficiles à réfuter, Madame a accepté de négocier…

Et cela ne se limite pas aux séparations. Georges, 25 ans, appelons-le ainsi, n’a pas de père sur son état civil et cela le mine. Il fait le siège de sa mère qui finit par lui lâcher le nom de son géniteur. Il vient me voir mais n’a rien, aucun document rapprochant sa mère dudit géniteur. Dans ces conditions, difficile d’envisager une procédure. Il m’apprend qu’après sa naissance son père aurait versé à sa mère des sommes non négligeables pour « ne plus entendre parler de rien ». Il demande à sa mère, elle retrouve la preuve de quelques virements de l’époque dans ses documents bancaires. Et voilà, j’ai la preuve du lien entre le géniteur et la mère, je peux tenter ma procédure...

En outre avec l’informatique et la dématérialisation, il est possible de manipuler relativement facilement de nombreux documents de sorte qu’il est souhaitable de conserver les originaux papiers et de pouvoir les produire si jamais...

Comme disaient nos anciens, « on n’est jamais trop prudent ». Alors, « prudence mère de sûreté », conserver vos documents peut être utile, s’ils vous manquent ils sont irremplaçables.

Me Brigitte BOGUCKI, spécialiste en droit de la famille, des personnes et de leur patrimoine, Professionnel collaboratif
Avocat à Paris et Lille http://www.adr-avocats.com

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