Offre d'emploi : Assistant-Assistante Administratif-ve (H/F) CDI à pourvoir dès que possible !

Assistant-Assistante Administratif-ve (H/F) CDI à pourvoir dès que possible !
 
Réf : ABR/25/CA/03/25
 
Nous sommes à la recherche pour notre client cabinet d’avocat français d’un-e Assistant-Assistante Administratif-ve dans le cadre d’un CDI à pourvoir dès que possible.
 
Véritable soutien pour votre équipe composée de 2 associés et 5 collaborateurs, vous assurez l’assistanat dans son ensemble et pour ce faire, vos missions sont les suivantes :
 
1°) L’ouverture des nouveaux dossiers dans Nuxavo et ouverture matérielle
 
L’ouverture des nouveaux dossiers dans Nuxavo
L’ouverture de dossiers papier
 
2°) La facturation
 
Etablissement des notes d’honoraires et des conventions d’honoraires
Préparation des factures et des conventions d’honoraires (éviter les doublons, les sauts de n°, vérifier le taux de TVA)
 
3°) Les délais
L’assistant-e qui ouvre le dossier dans Nuxavo inscrit d’emblée le délai
Puis il/elle l’inscrit dans le tableau des délais
Après dépôt de pourvoi ou de requête, délai MA ou MC à noter
Délai consultation + 2 mois après pourvoi en matière civile
 
4°) Les relances d’honoraires et pièces et signification
Elles se font toutes les quatre semaines
L’assistant-e traite les relances d’honoraires
 
Principe des délais relances
Toutes les trois semaines
Ultime à envoyer 6 semaines avant le délai de dépôt du MA ou du MC avec un paiement au plus tard 3 semaines avant la date de dépôt du MA ou du MC
L’ultime se fait par LR avec AR au client
Ou par mail avec AR avec certitude que ce soit son bon mail
Pour les relances consultations, le paiement des frais de consultation au plus tard 2 mois avant la date de dépôt du MA
Relancer les frais de consultation en fonction de cette date de deux mois
Au-delà, on part sur une instruction et les frais sont à modifier (à voir avec l’associé)
Attention à bien vérifier les pièces pour que les dossiers une fois réglés puissent être rapidement confiés
 
 
5°) Relances devis
Relance client (Tous les 8 jours)
 
6°) Vérification quotidienne des délais et des dépôts
 
Vérification de tous les délais et dépôts
L’assistant-e doit déposer les actes dans ses dossiers
 
7°) Identification nouveaux dossiers boite mail
L’assistant-e doit remonter la pochette beige nouveaux dossiers au fil de la journée
L’assistant-e doit vérifier si impression nouveaux dossiers/devis à l’imprimante centrale
 
8°) Traitement mails
 Gestion de la boite mail
 
2.Les mails plus généraux
Sous la direction de votre n+1, l’assistant-e doit préparer les projets de réponse. (Il s’agit là de demande d’info, AR en tous genres ne nécessitant pas une réponse particulière)
Certains mails comme les factures doivent être imprimés et remontés aux associés
Idem des significations de commissaires de justice qui doivent être vérifiées par les associés
 
9°) Impression case virtuelle quotidienne
L’assistant-e doit imprimer la case virtuelle à réception
Les associés annotent si besoin
L’assistant-e traite les fiches du greffe
 
10°) Impression fiches greffe Conseil d’Etat
L’assistant-e gère les fiches CE/TA/CAA
 
11°) Impression MD avis avocat général et 1015, et rapports CR
L’assistant-e traite les dossiers
 
12°) Transmission des informations de la case virtuelle
En principe l’assistant-e traite les informations de la case virtuelle afférentes aux dossiers suivis
Nomination CR et audiencement, jusqu’à fin mars
 
13°) Transmission rapport du CR
L’assistant-e doit gérer les transmissions rapport CR en fonction des indications données par un associé
 
13°) Le retour Palais
Les associés doivent lire et annoter le retour palais
Puis il est traité par l’assistant-e en charge de leur dossier
 
14°) Les honoraires traitement
L’associé envoie les virements deux fois par semaine sur la boite générale du cabinet le mardi et le vendredi
L’assistant-e doit traiter les virements afférents aux différents dossiers et mettre à jour ainsi les relances d’honoraires
 
12°) La banque et les chèques
L’assistant-e est amenée à aller à la banque (2 fois/semaine)
 
13°) Classement des fiches du greffe
L’assistant-e doit classer les fiches du greffe afférentes aux dossiers
 
14°) Commande fournitures
L’assistant-e en fonction des besoins utilise Office Dépôt
 
15°) Préparer les dossiers pour les collaborateurs
L’assistant-e est amenée à préparer les dossiers aux collaborateurs (internes ou externes)
 
16°) Les dossiers bons à instruire
Une fois réglés et complets, ils sont remontés aux associés pour qu’ils puissent être rapidement confiés aux collaborateurs
 
17°) Faire un AR aux mails que les associés envoient et faire le nécessaire
 
Il est indispensable de répondre aux mails que les associés envoient afin qu’ils puissent s’assurer que le nécessaire sera fait dans la journée
 
18°) Interface avec l’expert-comptable
 
Il faut adresser à l’expert-comptable tous les mois :

• Les notes d’honoraires émises
• Les virements reçus et les chèques encaissés en indiquant le n° de la note d’honoraires
• Les factures réglées (elles doivent avoir été mises préalablement dans la pochette dédiée)

 
Profil : Vous êtes diplômé-e d’un BTS Secrétariat ou Assistanat de Direction et justifiez d’une première expérience similaire d’au moins 3 ans en cabinet d’avocat. Vous avez une bonne maitrise du Pack Office et des outils informatiques ainsi qu’une parfaite maîtrise de l’orthographe. Votre sens du service, votre organisation et votre sens des priorités feront vos atouts sur ce poste !
 
Salaire :  35 - 45K€ fixe annuel brut sur 13 mois selon profil et expérience.
 
Horaires : 39h
 
Parce que vous êtes unique, nous allons mettre tout en œuvre pour vous trouver les meilleures opportunités ! Votre réussite est notre succès !
N’attendez plus ! Contactez-moi, Christine : au 01 88 32 89 65 en précisant la référence de l’annonce Réf : ABR/25/CA/03/25
 
 Ou à l'adresse suivante : c.alegue@progressis.com en précisant la même référence.
Nous disposons d’une soixantaine de postes et de missions, il y en a sûrement d’autres pour vous !
Depuis 1999, Progressis recrute en permanence des candidat(e)s débutant(e)s ou expérimenté(e)s, avec ou sans compétences linguistiques afin de proposer des solutions en intérim-CDD-CDI dans 3 familles de métiers :
•Les métiers des fonctions support
•Les métiers des ressources humaines
•Les métiers du juridique
Nous établissons avec nos clients et nos candidat(e)s un véritable partenariat triangulaire, fondé sur l’écoute et l’expertise, afin de réussir ensemble un recrutement optimal.
http://www.progressis.com
La sécurité de vos données
Nous avons pour objectif de toujours conserver vos données personnelles de la manière la plus sûre et la plus sécurisée, et uniquement pendant la durée nécessaire à la réalisation de la finalité poursuivie par le traitement. Dans cette perspective, nous prenons les mesures physiques, techniques et organisationnelles appropriées pour empêcher dans toute la mesure du possible toute altération ou perte de vos données ou tout accès non autorisé à celles-ci.