LE FORUM DES MEMBRES DU VILLAGE

Bonjour à tous,
Je suis juriste dans une PME certifiée par différents systèmes qualité.
En tant que représentante unique de mon métier dans l'entreprise je suis la responsable du "Processus juridique".
A chaque audit, je subis de plus en plus de pressions pour établir un "indicateur" de suivi de mon processus. Personnellement, si je peux trouver la demande relativement justifiée (afin de pouvoir évaluer le service rendu par mon processus), j'ai beaucoup de mal à trouver un indicateur adapté, qui soit facile à gérer et à mettre à jour. Il faut déjà trouver du temps pour lire toute la documentatio et se tenir à jour alors...
Est-ce que d'autres juristes sont dans mon cas et ont trouvé un ou des indicateurs intéressants ? ou un autre système d'évaluation ?
Une autre demande concerne la veille réglementaire et documentaire. Là encore, je suis responsable du suivi car je m'occupe d'une partie de la veille réglementaire. Je serai également intéressée de savoir comment celà se passe ailleurs

Bonjour
Votre demande m'interpelle car je suis dans le même cas que vous; Je me suis toujours interrogée sur la pertinence d'indicateurs pour la fonction.
Au final, dans mon entreprise, c'est la direction générale qui m'a imposé un indicateur uniquement financier : à savoir : mon salaire+mes frais de déplacement+mes autres dépenses/ les gains de litiges ou de réclamations d'assurances.
Ce type d'indicateur ne tient pas compte de :
- la réactivité de réponse sur les dossiers
- le nombre de dossiers traités,
- la qualité des formations internes
- la diversité des dossiers et la transversalité dans l'entreprise.
etc...

Cordialement
doudinette

Effectivement...
Comme si la fonction du juriste était uniquement de faire rentrer de l'argent !
Je considère pour ma part que le juriste sert d'avantage à mettre de l'huile dans les rouages pour que l'entreprise fonctionne mieux.

Bonjour,

Pourquoi n'essayez-vous pas de mettre en place des outils équipés d'une partie "décisionnelle", c'est à dire vous permettant de synthétiser les données dont vous parlez : nombre de dossiers abattus, frais de déplacements, temps consacré au client, gestion d'un projet avec détail des tâches et pourcentage de réalisation de ces dernières, etc.

Effectivement pour la plupart, il est obligatoire (et fastidieux) de les tenir à jour, mais une fois ce travail réalisé, vous pouvez disposer de statistiques fiables qui épateront votre hiérarchie.

Pour ma part, deux indicateurs me sont réclamés:
1- le nombre de réclamations reçues
2- le nombre de sinistres ouverts et déclarés (suivi trimestriel).

Pas de commentaire sur l'utilité des indicateurs.

bonjour,
dans ma boîte ns sommes certifié iso 9001 et je suis le juriste unique. Nous avons cherché un ou des indicateurs en concertation avec la responsable qualité, mais sans succès :
- le nombre de "pré-contententieux" (j'entends par là les clients qui s'affirment victimes d'un sinistre auprès de leur assurance d'où expertise amiable, puis envenimement éventuel) n'est en rien proportionnel à la qualité de notre travail : "la crise"' l'a bien prouvé, les clients ne se cachent pas pour dire qu'en période de difficultés, ils vont chercher l'argent là où il est même quand ils n'ont objectivement rien à nous reprocher. Inversement nous arrivons parfois à nous rattrapper aux branches alors que nous aurions "mérité" un sinistre.
- Autre piste d'indicateur, le coût de ces pré-contentieux n'est pas non plus pertinent puisque selon le nombre d'entreprises en groupement visées par le client, selon le professionnalisme et/ou le zèle les experts en présence, et selon la façon dont j'arrive à les influencer, les coûts peuvent ne pas être en proportion de la qualité de notre travail non plus, ni en proportion de l'importance du sinistre, du moins pas systématiquement.
La pression reçue pour moi ne vient pas de la responsable qualité, qui a bien compris cela (on a donc laissé tomber les indicateurs), mais des auditeurs internes, qui paniquent à l'idée que si je me casse une jambe et suis absent 3 mois, personne ne sait me remplacer ni même trouver les infos ds ma biblio puisque je suis le seul juriste. Mais si ma présence n'était pas indispensable pour cela... on se débarraserait bien vite de moi !
En revanche c'est une pression financière que je reçois frontalement de ma Direction. On me reproche ouvertement de ne pas être rentable (car je fais aussi de la "prod°", qui ne suffit pas à compenser le coût que je représente) mais la DG ne prend absolument pas en compte les sommes que je lui permets d'économiser. Inversement si les indicateurs imaginés ci dessus étaient bons, c'est à dire si ma fonction permettait de n'avoir aucun pré contentieux, ou en cas de précontentieux, de ne rien avoir à débourser, elle ne verrait sur l'horizon que cette absence d'iceberg, et au lieu de m'en féliciter, son immédiate conclusion serait que mon poste... est inutile.
J'ai mis en place à une époque un tableau de bord (c'est un nom bien pompeux pour désigner un tableau excel avec toutes les questions posées et résolues avec date, interlocuteur, sujet, etc...) me permettant de faire des "statistiques fiables" comme l'a indiqué Voilagd. C'est effectivement très fastidieux à tenir à jour, et ne parvenant à en tirer aucune prévision d'un exercice budgétaire à l'autre, j'ai arrêté, sachant de toute façon que ces preuves que je cherchais à constituer face à ma hiérarchie n'aurait aux yeux de cette dernière aucune crédibilité ni aucun poids. Las...
Bref, j'étais étonné et ragaillardi en lisant ce sujet du forum de me rendre compte que je n'étais pas le seul juriste d'entreprise si peu considéré et si pressurisé !
J'ai déjà été bien long, je m'arrête là mais j'aurais bcp à en dire sur la veille juridique dont je suis également en charge si Phoebe21 est tjs intéressée.
Bon courage et hauts les coeurs !

Mon ressenti est assez identique au vôtre, sauf en ce qui concerne la pression de la Direction générale. En ce qui me concerne, je ne ne suis pas vue comme un coût ou un poste non rentable car ma Direction est tout à fait consciente que, même si je ne rapporte pas d'argent, ma fonction lui est utile, d'autant plus vu notre activité à l'export. Elle apprécie de m'avoir rapidement sous la main pour proposer tous types de contrats ou d'accord à nos clients et autres.

Je dois dire que la pression vient effectivement plus des auditeurs qui ont l'impression, comme pour vous, que si je disparais, personne ne sait reprendre mon travail derrière moi. Cette pression est répercutée par le service Qualité pour la forme car ils remmettent à chaque fois le sujet dans les actions correctrices à mettre en place et les projets en cours. Et en audit, je dois dire que je n'ai pas beaucoup d'aide...

Je pensais me résigner à remplir un tableau de bord comme le vôtre mais vu votre retour d'expérience et le temps passé, j'hésite...

Quels sont vos arguments face aux auditeurs pour expliquer et tenter de justifier l'absence d'indicateurs ?

Pour ce qui est de la veille juridique, c'est un peu le même désarroi... J'aime beaucoup ces auditeurs qui se réjouissent d'avance devant votre embarras quand ils nous demandent comment on peut justifier que notre veille juridique est à jour... Je me rappelle de cet auditeur (non officiel, un responsable qualité faisant l'auditeur dans le cadre d'une association d'entreprise qui s'auditent les unes e les autres), tout fier de me dire que lui, il le justifiait car il faisait un grigri sur la doc papier qu'il recevait périodiquement.
Je ne vais quand même pas imprimer toutes les infos que je reçois (de plus en plus par mail et flux RSS) et m'amuser à les signer pour justifier que j'en ai eu connaissance...

Merci pour votre partage d'expérience. Cela rassure de voit que l'on n'est pas seule dans ce cas...

Bonjour,

Je comprends la complexité et la diversité des préoccupations que vous rencontrez. A vous lire, je pense que le plus adapté pour vous serait d'utiliser un logiciel de Gestion de Projets (entendez plutôt "Gestion des pré-contentieux et contentieux") et de l'utiliser de la façon suivante :

Nommez précisément votre pré-contentieux ou contentieux (dans le logiciel, il est appelé "projet") et attribuez-lui des tâches. Ces dernières peuvent être très diverses et aller du simple coup de fil à la rédaction d'une synthèse par exemple. Sur chaque tâche, vous allez pouvoir renseigner entre autres, des éléments relatifs :
- A la date de réalisation de la tâche ;
- Au temps consacré pour réaliser la tâche ;
- A la personne qui a réalisé la tâche ;
- A la charge engagée pour réaliser cette tâche ;
- A un avancement, un ordre de priorité, etc.

Autrement dit, votre logiciel vous permettra de voir votre travail synthétisé de la sorte :
CONTENTIEUX 1 (estimé à 50.000 euros) :
Appel téléphonique (+détails) ;
Recherche documentaire ;
Courriers ;
etc.
(PHOEBE21, vous pouvez par exemple indiquer le temps consacré aux éléments dont vous prenez connaissance, par courrier ou par mail)

Ceci vous permettrait non plus de réduire votre travail au nombre de contentieux réglés ou aux coût de ces derniers mais de dérouler tout le détail du travail abattu pour régler ledit contentieux.

D'une part, il vous permettrait de laisser des traces des actions que vous entreprenez, de sorte à rassurer vos collègues en ce qui concerne le suivi des dossiers en cours et l'historisation des dossiers clos;
D'autre part, le fait de stocker toutes ces informations dans une base de données (utilisée par le logiciel en question) vous permettrait de générer des états (pourquoi pas avec Excel, si vous utilisez Excel, ou encore Access) de sorte à produire des graphiques et autre illustration qui ont souvent un effet convaincant lors des argumentations : économies réalisées grâce à la résolution de contentieux sur une année, par exemple ; nombre de tâches moyen nécessaire à la résolution d'un contentieux, etc.
Enfin, de démontrer par un rapport "charge de travail/économie réalisée/salaire" le caractère indispensable de votre poste.

Cependant, il reste néanmoins difficile de réaliser quelque prévision d'un exercice budgétaire, compte-tenu de la nature des dossiers qui, d'après ce que je comprends, peuvent être très différents.

Cela pourrait-il répondre à vos préoccupations ?

réponses diverses aux 2 derniers messages :
- ces logiciels de gestion de projets ne me seraient pas d'une grande aide d'une part en raison de la lourdeur fastidieuse (voire exaspérante) de la saisie nécessaire ; d'autre part parce que rien ni personne ne peut convaincre un employeur de mauvaise foi qui dénigre tout et ne croit jamais que ce que ses salariés font demande du temps et de la matière grise (je m'imagine déjà devoir justifier pourquoi j'ai mis tant de temps à réaliser telle tâche ou à rédiger tel courrier noté dans le logiciel).
- ici les auditeurs internes ne me réclament pas d'indicateurs, ils sont "juste" paniqués que je sois le seul à savoir faire ce que je fais...
- la seule réponse à leur faire est un raisonnement par l'absurde : embaucher un 2nd salarié pour tous les postes seuls de façon à pouvoir se remplacer mutuellement en cas d'absence...
- je n'ai pas non plus le même pb que vous sur la veille (mais j'en ai assez sur d'autres sujets, des pb !). Face à la question qui vous est posée, je pourrais répondre que mes preuves sont le déplacement des newsletters reçues de la boîte de réception à mon dossier "newsletters lues", et le taux de remplissage de ma pochette "doc à classer". C'est assez peu scientifique... mais ni plus ni moins qu'une signature sur un magazine.

Bonjour,
[Nota : en réponse au message de pub effacé ensuite par MEEM :]
Oui, mais votre progiciel de gestion répond-il clairement à la problématique exacte des demandeurs de cette file, dont notamment...

parce que rien ni personne ne peut convaincre un employeur de mauvaise foi qui dénigre tout et ne croit jamais que ...

... à savoir, de définir un indicateur de "performance économique et de rentabilité".
La question n'était pas seulement "comment s'organiser pour optimiser son temps dans le but de savoir soi-même où on en est", mais "comment puis-je prouver à mon patron que je suis rentable, à savoir que je lui fais gagner de l'argent ou que je lui évite d'en perdre et combien ?". Nuance.
Pour un patron, le nerf de la guerre, c'est le pognon, le flouze, les pépettes, business is business. Ce qu'il veut savoir, c'est qui agite le nerf et qui ne l'agite pas alors qu'il lui coûte de l'argent et, sur ce dernier point, c'est assez facile à chiffrer...