1. Donner la priorité à la gestion des risques
La première étape de la réduction des dépenses juridiques consiste à donner la priorité à la gestion des risques. En identifiant les risques et en prenant des mesures pour les atténuer, les équipes juridiques peuvent éviter des litiges coûteux ou des amendes réglementaires. En tant que tel, un élément clé de la gestion des risques pour le département juridique consiste à se concentrer sur la prévention des difficultés. Favorisez une culture de collaboration entre vos équipes juridiques et commerciales pour vous assurer que les risques juridiques sont identifiés et traités dès le départ.
En travaillant ensemble, les équipes juridiques et commerciales peuvent élaborer des stratégies visant à prévenir les litiges et à résoudre les problèmes de manière plus efficace.
La gestion des risques peut également inclure l’élaboration de politiques et de procédures conformes aux exigences légales, la formation des collaborateurs à ces politiques et procédures et la réalisation d’audits réguliers. Bien que cette stratégie ne fasse pas immédiatement bouger les choses, la mise en œuvre de mesures préventives permettra d’éviter des frais juridiques coûteux pour le futur et sera extrêmement précieuse pour l’organisation.
2. Investir dans la technologie et en tirer parti
Ces dernières années, on a assisté à une augmentation des solutions technologiques juridiques qui peuvent aider les équipes juridiques à gérer leurs dépenses externes, à automatiser les tâches de routine et à améliorer l’efficacité des opérations juridiques. L’utilisation de la technologie pour intégrer une solution de gestion des coûts peut aider les équipes juridiques à prendre des décisions mieux éclairées sur leurs dépenses en prestations juridiques et à améliorer leurs performances financières globales.
Avec une plateforme centralisée pour suivre et gérer les dépenses et les dossiers juridiques, les solutions de gestion des dépenses juridiques peuvent aider le département juridique à identifier les domaines dans lesquels il peut réduire les coûts, négocier de meilleurs tarifs et une valeur ajoutée avec ses prestataires externes.
3. Développer et maintenir un panel de prestataires privilégiés de prestations juridiques.
En travaillant avec des prestataires de confiance, vous pouvez bénéficier de leur connaissance de votre activité, négocier de meilleurs tarifs, mettre en œuvre des solutions technologiques pour rationaliser la collaboration sur les dossiers et élaborer des stratégies pour une externalisation plus efficace. Cherchez des moyens de tirer parti des économies d’échelle, de l’utilisation de la technologie et de la valeur ajoutée, et soyez prêt à écouter, à apprendre et à faire évoluer les choses. Une fois qu’un panel d’entreprises est en place, il est essentiel de gérer activement les performances des prestataires de services. Une approche stratégique et réfléchie renforcera les bons comportements et les résultats positifs, tout en identifiant et en remédiant aux problèmes qui ont un impact sur le budget juridique, tels que l’élargissement du champ d’application, l’excès de services et une mauvaise communication.
4. Rationaliser les processus juridiques - en interne et en externe
Les départements juridiques peuvent également réduire leurs dépenses en rationalisant leurs processus, tant en interne qu’en externe. L’amélioration des processus internes peut inclure l’automatisation des tâches juridiques de routine, la simplification des documents, le développement de modèles standardisés... En rationalisant ces processus juridiques, vous facilitez la tâche des utilisateurs internes, ce qui permet de libérer les ressources de l’équipe juridique pour effectuer des travaux qui, autrement, seraient confiés à des experts externes.
La rationalisation du processus d’engagement des prestataires externes est un domaine souvent négligé qui peut donner lieu à des gains rapides. Commencez par donner des instructions suffisamment détaillées et définissez clairement les attentes quant à la manière dont le cabinet d’avocats doit fournir les ressources et les services nécessaires. Veillez à ce que les estimations d’honoraires soient fournies en même temps que l’étendue des travaux. Adoptez une approche disciplinée et transparente qui inclut le suivi des modifications apportées aux estimations et à l’étendue des travaux, et veillez à ce que vos prestataires de services juridiques vous informent de manière proactive de l’état d’avancement des travaux et des budgets.
En établissant des attentes claires dès le départ, vous éviterez les travaux juridiques inutiles, les pertes de temps et les litiges concernant les factures. En outre, l’adoption d’un processus cohérent et structuré dans l’ensemble de la fonction juridique contribuera à assurer la visibilité et le contrôle des missions des cabinets d’avocats et à favoriser la prévisibilité des dépenses juridiques.
5. Multiplier les demandes de devis
Un autre moyen de réduire les coûts est de tirer parti de la pression concurrentielle et de demander à une sélection de votre panel de fournir un devis pour certaines questions. Cette stratégie peut s’appliquer à des types de travaux déterminés ou à des dossiers spécifiques dépassant un certain seuil.
Les cabinets d’avocats peuvent être invités à fournir une proposition succincte comprenant des estimations d’honoraires (y compris des estimations supérieures et inférieures) ou des honoraires fixes/plafonnés (ou d’autres modes Alternatifs de Facturation), sur la base d’un cahier des charges convenu, ainsi que leur approche de la gestion de projet et des ressources. Vous pourrez alors comparer les propositions et être sûr d’obtenir la valeur du marché tout en gérant la qualité.
6. Investir dans la formation et le développement
Investir dans la formation et le développement peut également aider les équipes juridiques à réduire leurs dépenses. En développant les compétences des collaborateurs, les équipes juridiques peuvent prendre en charge des travaux juridiques plus complexes, réduisant ainsi la nécessité de faire appel à des prestataires externes. En outre, l’investissement dans la formation et le développement peut aider les équipes juridiques internes à améliorer leur efficacité et leur efficience, ce qui se traduit par des économies au fil du temps. Investir dans le développement professionnel peut également contribuer à fidéliser les collaborateurs, en réduisant directement les coûts directs et indirects liés au turn-over.
7. Utiliser des indicateurs pour mesurer le succès
Enfin, les équipes juridiques doivent davantage utiliser des indicateurs pour mesurer leur succès. Il peut s’agir de suivre les dépenses juridiques dans le temps, de quantifier les avantages de la valeur ajoutée, de contrôler l’efficacité des solutions basées sur la technologie ou encore de mesurer l’impact des initiatives de gestion des risques. Grâce à ces indicateurs, le département juridique peut facilement identifier les domaines à améliorer et ajuster sa stratégie en conséquence. Le directeur juridique peut également utiliser ces mêmes indicateurs pour rendre compte à la direction générale et démontrer la valeur ajoutée du département juridique au sein de l’organisation.
Conclusion
Les études montrent que la réduction des dépenses juridiques est désormais une priorité absolue pour les équipes juridiques internes. En donnant la priorité à la gestion des risques, en investissant dans la technologie, en développant un panel de fournisseurs privilégiés, en rationalisant les processus juridiques, en exploitant la tension concurrentielle, en investissant dans la formation et le développement, et en utilisant des indicateurs pour mesurer le succès, les équipes juridiques internes peuvent réduire les dépenses juridiques.