Sofia Rufin
Vice président régional de Brainloop

 
Guide de lecture.
 

Transformation numérique et métiers juridiques : des données à mettre sous haute protection.

La prolifération de l’Internet à l’échelle mondiale, couplée à des vitesses d’accès toujours plus importante a considérablement modifié le paysage des affaires au cours de la dernière décennie. Cette transformation a eu un profond impact sur les méthodes de communication et de collaboration entre les différents acteurs - entreprises, membres de conseil d’administration, clients, partenaires, leur permettant dorénavant d’échanger des données en quelques secondes. Ce bouleversement a cependant mis en lumière la richesse des données, nouvel or noir des entreprises, et les nombreuses failles de sécurité qui peuvent les entourer.

Les professionnels du monde juridique connaissent parfaitement les enjeux liés à la protection des données et collaborent régulièrement avec la CNIL afin que les informations confidentielles de leurs clients le restent. Cependant, s’ils mettent régulièrement en garde leurs clients, ils ne sont guère plus à l’abri de telles attaques visant les précieuses données en leur possession, les dangers étant amplifiés par la nature intensément sensible des fichiers et des documents au cœur de leur activité.

L’usage des nouvelles technologies a donné une nouvelle dimension aux cabinets, leur permettant de devenir plus productifs et plus compétitifs. Les professionnels juridiques doivent faire face chaque jour à un flux croissant de documents confidentiels qui doivent être gérés, coordonnés et partagés pour la plupart en ligne, auprès d’un grand nombre d’interlocuteurs. Une collaboration et un partage de données, inhérents aux métiers juridiques, mais qui ne sont pas sans risque pour les cabinets juridiques. Vol de login/mot de passe, perte d’objets connectés, attaques des systèmes par des virus : les pirates profitent désormais de la moindre faiblesse de la part des cabinets pour prendre le contrôle des systèmes informatiques, et s’emparer des données sensibles. Le manque de vigilance des collaborateurs représente aussi une faille de sécurité pouvant porter préjudice aux données juridiques.

Le partage de données est au cœur de ces failles de sécurité. Une récente étude menée par Brainloop auprès de professionnels juridiques révèle ainsi que l’e-mail est la méthode de distribution la plus utilisée pour 46% d’entre eux, suivi ensuite par l’usage des clefs USB (8%), d’outils de partage de fichiers grand public (5%) et d’applications de messagerie instantanée (3%). Pourtant, l’utilisation de l’e-mail, devenue aujourd’hui une norme pour toute communication, est loin d’être sans danger. Les e-mails envoyés au travers de plateformes telles qu’Outlook sont généralement non chiffrés, ce qui signifie le contenu d’un e-mail traverse un certain nombre de serveurs et peut être lu par des personnes autres que les destinataires finaux. Cela peut s’avérer une vulnérabilité majeure lors d’échanges d’informations légales ou confidentielles. Les e-mails peuvent non seulement mettre à risque les données des clients et toute communication autour de projets, mais aussi être considérés par un juge comme des communications non protégées, mettant à risque les clients.

Un résultat d’autant plus surprenant que la plupart des dossiers traités par ces cabinets que ce soit des fusions-acquisitions, des contrats, des documents administratifs ou encore des données personnelles, sont tous d’ordre confidentiel et ne doivent pas tomber entre toutes les mains. Cela peut par ailleurs poser un problème d’éthique, puisque ces professionnels sont sensés être garants de la vie privée et confidentialité de leurs clients. Le secret professionnel est une partie intégrale de leur expertise.

Il ne faut donc en aucun cas sous-estimer la valeur des données circulant au sein des cabinets juridiques qui peuvent faire l’objet de convoitises de la part de personnes mal intentionnées.

Alors, comment les cabinets d’avocats peuvent-ils répondre à tant de problématiques afin de garantir une sécurité optimale à leurs données que ce soit à l’intérieur ou à l’extérieur de l’organisation ? Une solution consiste à créer un flux de travail automatisé sécurisé grâce à la mise en œuvre d’une solution de Cloud collaboratif. Celle-ci se différencie totalement des offres de partage de fichiers en ligne présentes sur le marché qui séduisent les employés par leur commodité mais qui ne sont en aucun cas sécurisées. En effet, au-delà de simplifier, ordonner et sécuriser la gestion des données, la mise en place d’une data room virtuelle professionnelle permet de répondre à toutes les exigences complexes des cabinets juridiques : e-mails cryptés et sécurisés, traçage des modifications et des envois, hébergement des données sur des serveurs dans le pays, partage de données limité dans le temps, sécurisation des documents partagés, choix des intervenants, connexion par authentification forte.

Faire le choix d’une plateforme virtuelle permet en outre aux professionnels de sécuriser leurs données et d’en garder le contrôle en définissant eux-mêmes les paramètres mais également de gagner en flexibilité et en mobilité. En effet, il est important aujourd’hui de pouvoir accéder aux données à tout moment et partout dans le monde, soit à partir du smartphone ou de la tablette, soit à partir d’un PC, grâce au navigateur internet.

Les professionnels juridiques ne sont aujourd’hui pas assez sensibilisés au principe de collaboration sécurisée et leurs méthodes de travail actuelles peuvent avoir des répercussions graves sur leur cabinet. Pourtant, des solutions existent. Les bons outils permettent aux entreprises de collaborer avec un haut niveau de sécurité et de gagner du temps, un facteur de réussite déterminant. La collaboration et le partage d’information ne doivent plus pénaliser les métiers juridiques, ils doivent les accompagner. Il n’y a jamais eu de meilleur moment pour voir comment le Cloud peut répondre aux problèmes de confidentialité et de conformité.

Sofia Rufin
Vice président régional de Brainloop

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