Laure Abella-Honnorat
LH Consulting
www.lh-consulting.fr

 
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  • 1re Parution: 18 juin 2021

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Guide de lecture.
 

Avocats, êtes-vous prêts pour le Lean management ?

Le Lean managemen [1] est la colonne vertébrale de nos industries depuis la 3eme révolution industrielle. Loin de disparaitre, la pensée Lean s’enrichit et se développe sur tous les secteurs : Lean manufacturing, Lean construction, Lean office, Lean finance… Le secteur des entreprises de service s’en empare depuis 10 ans, et pour cause ! La transformation digitale que nous vivons aujourd’hui avec la numérisation de l’information, l’interconnectivité et l’intelligence artificielle ne constitue, pour la plupart des spécialistes, que les prémices de la 4ème révolution sociétale à venir. Cette immense vague de changement redistribue les cartes sur le secteur du conseil, et notamment, en matière de prestations juridiques.

Transformation digitale et Lean

Pourquoi êtes-vous impactés en tant qu’avocat ? Parce que tous les travaux intellectuels répétitifs, et il y en a plus que vous ne l’imaginez dans un cabinet, peuvent être remplacés par la robotisation des processus. Vous voyez déjà fleurir les plateformes juridiques permettant aux futurs entrepreneurs de choisir leurs statuts et d’accomplir les formalités administratives en quelques clics. Cette fluidité et cette rapidité peuvent aussi bénéficier à vos collaborateurs et être mises en place dans vos cabinets.

L’automatisation et la standardisation, par l’IA ou par des mécaniques interne, représentent non seulement un gain considérable de productivité, mais aussi une amélioration des conditions de travail (indispensable pour les générations Y et Z). Elles sont l’occasion de reconnecter la valeur de votre intervention sur les attentes de vos clients.

Mais attention de ne pas confondre transformation digitale et outils digitaux. Mutatis mutandis, vous avez étudié, testé et peut être même implémenté une infinité de nouveaux outils. Et finalement, ça a changé quoi ? Vos clients sont-ils plus satisfaits ? Votre marge a-t-elle progressé ? Vos collaborateurs sont-ils plus épanouis ? S’adapter aux enjeux de notre société digitale, c’est changer de paradigme. Et le « paradigme » Lean est très pertinent. Il pose une vision, une culture de cabinet, une organisation et un management pérenne.

Le Lean management transforme le cabinet en entreprise

Le Lean est une approche systémique et collaborative de l’entreprise, plus particulièrement de son processus de production de valeur pour le client. Que vous produisiez un objet, un service ou un conseil ne change rien au fait que vous effectuiez une chaine de tâche (manuelle ou intellectuelle), dans un certain ordre sur des ressources (matière première ou textes de loi) afin de répondre à un besoin client. La démarche part de l’analyse terrain de tout ce processus, pour l’alléger (le rendre svelte, « lean ») de tout ce qui n’a pas de valeur pour vos clients et qui, par là-même, constituent des gaspillages d’énergie, de temps et d’argent. La démarche part du principe que « c’est celui qui fait qui sait ». Elle implique les collaborateurs dans la détection des améliorations à opérer et dans leurs mises en place.

Voici deux exemples d’outils et méthodes issus du Lean, qui peuvent être très utiles pour améliorer l’organisation et les processus de vos cabinets. Tout d’abord, vous pouvez mettre en place du management visuel pour faire comprendre en un coup d’œil à vos équipes une tâche à faire ou un dysfonctionnement, comme par exemple un indicateur au rouge sur leur poste de travail. Les collaborateurs gagnent en autonomie, en capacité et rapidité de réaction, et vos clients y gagnent en qualité de service rendu.

Vous pouvez également analyser concrètement avec une VSM (value stream mapping ou cartographie de la chaine de valeur) votre processus de production dans sa globalité et visualiser les différents flux d’informations, avec toutes les étapes à valeur ajoutée et à non-valeur ajoutée qui le composent. Cette cartographie débouche par exemple, sur un meilleur partage des informations, un gain de temps sur les tâches à non-valeur ajoutée ou sur la mise en place d’outils d’organisation des taches pour chaque collaborateur. Chaque personne intervenant sur un dossier pourra suivre les interventions des autres, et anticiper sur les rendus à produire.

Prêt à penser Lean ?

L’avènement de la société digitale a révolutionné nos vies, nos attentes et notre façon de consommer, même du « droit ». Les activités économiques des professions réglementées sont tout autant touchées que les autres. La grande différence, c’est que l’entreprise est mieux préparée qu’un cabinet pour s’adapter car elle a une méthode et des outils. Alors, qu’attendez-vous pour « Penser Lean » ?

Les 5 piliers du Lean Management

1- La valeur perçue par le client. Définition de ce qui a “de la valeur” pour le client. Le Lean cherche à offrir au client ce qu’il attend et non ce que l’outil de production peut aujourd’hui produire. Pour cela il faut écouter la Voix du Client et également réduire la Non valeur.

2- Identifier la chaine de valeur. Identifier et cartographier tous les processus nécessaires à la création ou production du service rendu au client : les enchainements de tâches de la captation de l’information juridique, à la production du conseil par exemple.

3- Fluidifier les processus. Supprimer les attentes et les stocks d’information (chez le client, sur les bureaux des collaborateurs etc), les doubles saisies et les petits outils propres à chaque collaborateur. Réduire les goulots, les boucles et les obstacles détectés dans la cartographie de la chaine de valeur.

4- Tirer les flux. Tirer la production de vos services par la demande de vos clients, passer d’une logique de pull à une logique de push. Faire de la conception concourante, du conseil juste à temps. Le client est le cœur de votre préoccupation. Ex. d’outils : standardisation du travail, management visuel, Kanban.

5- L’amélioration continue. Rechercher la perfection et la performance globale. C’est une philosophie et une culture d’entreprise qu’il faut mettre en place. Oublier les objectifs partiels et souvent contradictoires. Faire des revues régulières des pratiques de travail de vos équipes.

Laure Abella-Honnorat
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Notes de l'article:

[1Le "Lean Management" est une méthode de gestion et d’organisation du travail qui vise à améliorer les performances d’une entreprise.

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