Anne-Hélène Hamonic, fondatrice de FACILAW.
www.facilaw.fr

 
 

Changer de logiciel métier ? 7 bonnes pratiques pour les professions juridiques.

C’est un fait, de nombreux projets échouent. Mais bonne nouvelle : ce n’est pas une fatalité. Voici quelques clés pour mener vos projets vers le succès !
Partons d’un exemple : un cabinet d’avocats ou une étude notariale souhaitant changer son logiciel informatique principal, souvent un logiciel métier. Je prends cet exemple car c’est le type de projet que toutes les structures mènent un jour ou l’autre, et cela nécessite quelques conseils.

En effet, comme vous allez le découvrir dans les prochaines lignes, envisager un tel changement sous le seul spectre de l’outil informatique est une erreur. Il faut aussi penser communication interne, conduite du changement, organisation et méthodes…

Donc un projet qui peut sembler purement informatique est un projet pluridisciplinaire ! Et l’informatique n’est bien entendu pas le seul domaine concerné. Les conseils ci-dessous peuvent donc s’appliquer dans énormément de projets.

Quelle est la pratique souvent constatée ? Faire le tour de deux-trois éditeurs, puis faire son choix principalement sur les caractéristiques dans les grandes lignes et le budget. Pourquoi ? Simplement par méconnaissance et/ou manque de temps.

1. Établir un cahier des charges.

Plutôt que de vouloir adapter un logiciel à ses utilisateurs, pourquoi ne pas plutôt partir du besoin des utilisateurs, c’est-à-dire les membres du cabinet et même les clients ?

Il est utile de recueillir les fonctions utilisées, les besoins des utilisateurs.

En effet une seule personne a rarement, sans concertation, la vision globale de toutes les utilisations qui peuvent être faites dans un logiciel, on est parfois surpris.

Il n’est pas forcément nécessaire d’établir un cahier des charges très compliqué, mais il semble néanmoins pertinent d’avoir une vision de :
- Ce que les utilisateurs ont et souhaitent conserver,
- Ce que les utilisateurs aimeraient comme « nouveautés »,
- Ce que la direction souhaite, dans le cadre de sa stratégie. Par exemple les éventuelles orientations souhaitées, en lien avec l’innovation…

Il faut aussi avoir en tête que des choix seront nécessaires, il faudra certainement faire le deuil de telle ou telle pratique, au profit éventuellement d’autres. Tout le monde ne pourra pas être satisfait à 100 %, mieux vaut un choix imparfait que pas de choix du tout.

2. Constituer une équipe projet.

La bonne pratique est de constituer une équipe projet, constituée de personnes ayant divers profils, par exemple :
- Plusieurs métiers : avocat/notaire, assistant, clerc, comptable.
- Plusieurs niveaux hiérarchiques,
- Ancienneté différente : quelqu’un arrivant de l’extérieur aura peut-être vu d’autres logiciels, aura un regard neuf, alors qu’une personne avec de l’ancienneté apportera sa bonne connaissance du fonctionnement du cabinet...

3. Conduire le changement.

Dans une équipe tout le monde ne réagit pas de la manière face à un changement, comme l’illustre très bien la courbe du changement (aussi appelée courbe du deuil). Les changements peuvent générer, selon les profils, des refus et de la peur, ou bien à contrario de l’acceptation et de la sérénité. Il est important de prendre en compte ces différents profils d’adaptabilité.

On peut par exemple impliquer les personnes plus réticentes, s’appuyer sur les personnes motivées etc.

La conduite du changement est un point important encore trop rarement pris en compte. Faire participer c’est le meilleur moyen pour amener tout le monde à bord du projet, et donc vers la réussite.

4. Communiquer en interne.

Un changement de logiciel, qui est l’outil utilisé au quotidien par certain nombre de personnes (voire idéalement tout le monde), c’est aussi le moment idéal pour repenser sa communication interne. Un tel changement peut générer du stress de savoir ce qui attend. Il ne faut donc pas hésiter à communiquer régulièrement auprès des équipes, notamment auprès des personnes qui ne font pas partie de l’équipe projet.

5. Former les équipes.

Un aspect important dans un tel projet : la formation.
Une formation au démarrage est indispensable, mais il y a souvent beaucoup d’informations à intégrer.
La formation doit permettre aux utilisateurs de pratiquer. Montrer sur un écran et faire faire en direct sur un ordinateur n’auront pas du tout le même impact. Comme l’indiquait Benjamin Franklin « Tu me dis, j’oublie. Tu m’enseignes, je me souviens. Tu m’impliques, j’apprends. ».

Une seconde pratique qui fonctionne bien : scinder la formation en deux ou même plus. C’est-à-dire une formation au démarrage, ensuite laisser le temps aux utilisateurs de tester, essayer, pour revenir après 10 jours environ, avec une meilleure compréhension du logiciel et des questions éventuelles.

On peut envisager ainsi de reconduire régulièrement pendant les premiers mois, au fur et à mesure que les équipes montent en compétence. En effet il ne sert à rien de mettre une voiture de formule 1 à quelqu’un qui ne sait pas conduire, il faut prendre le temps d’apprendre.

Idéalement la formation pourrait ainsi être continue, plusieurs formules sont possibles, par exemple 15 minutes par mois pour une bonne pratique, une nouvelle fonctionnalité découverte par quelqu’un de l’équipe, un tutoriel etc. Sans oublier que cela améliore la communication interne, c’est donc doublement bénéfique.

Il est aussi important de penser à former les nouveaux arrivants futurs pour maintenir un niveau d’utilisation satisfaisant. C’est souvent un point faible dans les structures, les nouveaux arrivants ne sont pas ou très peu formés aux logiciels mais aussi aux processus, la qualité d’utilisation se perdant ainsi peu à peu avec le temps.

6. Aider au démarrage.

Il faut avoir conscience que les débuts sont souvent difficiles, les repères et automatismes sont perdus. Il faut accepter de perdre du temps au démarrage pour en gagner ensuite. L’être humain est ainsi fait qu’au départ la plupart des utilisateurs vont uniquement voir ce qu’ils « perdent », apprécier ce qu’on y gagne prend souvent plus de temps. Il faut donc faire preuve d’écoute et de pédagogie. Que chacun accepte d’investir du temps.

7. Repenser les processus.

Pourquoi ne pas en profiter pour repenser l’organisation de certains processus ? Qui dit nouvel outil dit nouvelle organisation possible, nouvelles méthodes. Cela peut être la gestion des mails, la gestion des impressions, le mode de classement papier ou informatique etc.

Tous les outils ne permettent pas les mêmes choses et donc cela a un impact sur certains processus. C’est une bonne occasion de repartir sur de bonnes bases et pas forcément « faire comme ça parce qu’on a toujours fait ainsi ».

Profitez donc de projets pour penser plus large et prendre en compte toutes les dimensions !
Notre exemple porte sur un projet informatique, mais il peut s’appliquer dans de nombreux domaines, de nombreux projets du professionnel du droit que vous êtes.

Anne-Hélène Hamonic, fondatrice de FACILAW.
www.facilaw.fr

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