Un prérequis légal
Avant toute chose, il faut savoir que des obligations incombent aux expéditeurs de lettre recommandée électronique (LRE) afin que leurs notifications aient une valeur légale. Il convient donc de se préparer en amont à ces obligations. D’après l’article L100 du Code des postes et des communications électroniques : « Dans le cas où le destinataire n’est pas un professionnel, celui-ci doit avoir exprimé à l’expéditeur son consentement à recevoir des envois recommandés électroniques. »
Cela signifie que tous les expéditeurs de lettre recommandée électronique, y compris les avocats et les professionnels du droits, doivent impérativement recueillir le consentement des destinataires particuliers et des administrations avant de pouvoir les notifier par LRE.
Pour les destinataires professionnels (entreprise), le consentement n’est pas obligatoire.
À quoi sert de recueillir le consentement ?
Étape préalable à l’envoi d’une lettre recommandée électronique, en plus d’être une obligation légale, le recueil du consentement du destinataire a plusieurs avantages. En effet il permet de vérifier :
Que l’adresse email du destinataire est correcte ;
Que le destinataire consulte sa boite email ;
Que le destinataire est en capacité d’accuser réception de la ou des LRE qu’il recevra.
Le consentement recueilli est valable sans limite de temps pour tous les futurs envois adressés au destinataire.
Il est important de noter que ce consentement doit être obtenu sur un support qui permette d’en apporter la preuve au cas où le destinataire cherche à contester la validité de la notification dans le cadre d’un litige. On ne peut pas se contenter d’un accord verbal.
Comment recueillir ce consentement ?
Comme expliqué ci-dessus, Il est important de signaler que le consentement des destinataires non professionnels est nécessaire. Il convient donc de recueillir le consentement des personnes à qui l’on souhaite adresser une lettre recommandée électronique qualifiée avant d’utiliser ce mode de communication.
Mais comment ? Il existe plusieurs moyens d’obtenir le consentement de son destinataire :
Insérer une clause de consentement dans un contrat ou un formulaire ; ce qui permettra, lors de la signature du contrat ou du formulaire, de recueillir le consentement de la personne. Il convient bien évidemment d’expliquer les raisons de cette clause : les avantages à utiliser la lettre recommandée électronique, et le fait que les destinataires s’engagent à consulter régulièrement l’adresse email qu’ils fournissent.
Utiliser le module d’AR24 permettant de recueillir le consentement du destinataire par email ; ce module est le gestionnaire de consentements. Le gestionnaire de consentements d’AR24 permet de recueillir le consentement des destinataires de manière rapide et fiable. Il est directement accessible depuis l’espace client que ça soit sur le site AR24 ou via un logiciel métier, et il permet de consulter rapidement le statut des consentements et d’y insérer manuellement un consentement.
Le consentement peut être obtenu n’importe quand ; mais il est obligatoirement recueilli à une date exacte ; le tout est d’avoir une preuve écrite de ce consentement.
Une fois le consentement obtenu, l’avocat ou le professionnel du droit pourra alors envoyer par lettre recommandée électronique, tous les courriers et documents qui nécessitent un envoi par lettre recommandée avec accusé de réception. Fiable, économique et sécurisée, la LRE vous offre toutes les garanties nécessaires.