Pouvez-vous nous décrire les trois outils de PILOT ?
Performance Indicators for Legal Organisation & Transformation (PILOT) est un système d’information mondial, qui permet de recenser les dossiers traités par chaque juriste, de négocier les contrats cadres de marché, de gérer les budgets et la facturation électronique des cabinets d’avocats, de générer des comptes rendus d’activité hebdomadaires, par juriste, et de produire automatiquement des indicateurs de pilotage et de performance exhaustifs mensuels.
Ce système d’information innovant se matérialise par le déploiement, de trois outils :
i. Un outil de négociation des contrats cadres de marché : la MDB – Master DataBase,
Les dossiers relatifs à la négociation des contrats cadres de marché sont créés dans la MDB, outil partagé avec le Front Office, le département en charge de la Gestion des Risques et le Back Office. Sur la base des paramètres émis par le Front Office, la MDB génère automatiquement la première version du contrat puis assure un suivi tout au long des étapes de la négociation. La MDB permet de suivre la vie du contrat cadre de marché de sa création jusqu’à son archivage. Les données de la MDB permettent ensuite d’alimenter les outils Back-Office puis d’effectuer du reporting.
ii. Un outil de « Matter Management » et d’e-facturation : T360,
Tout dossier autre qu’un contrat cadre de marché est saisi dans T360. L’outil permet de suivre le cycle de vie du dossier, d’assurer la gestion des budgets et la facturation électronique. Il est de plus interfacé avec Outlook ce qui permet la synchronisation et l’archivage des emails et de leurs pièces jointes dans le dossier dédié, en temps réel.
Le budget est validé conformément à la lettre d’engagement signée avec le cabinet d’avocats tandis que la facturation émise par ce même cabinet suit un workflow de validation automatique dans l’outil. Une fois validée, la facture est automatiquement envoyée à la comptabilité pour paiement. L’outil comptable renvoie le statut final dans T360. Des développements complémentaires, sur mesure ont été effectués, comme la génération hebdomadaire d’un compte rendu d’activité par juriste et par dossier.
- Les 3 outils de PILOT : Power BI, MDB et T360
iii. Un outil de restitution des indicateurs de pilotage : Power BI.
Nous avons décidé d’aller encore plus loin et de capitaliser sur l’ensemble des informations générées par la MDB et T360. Power BI permet l’analyse et l’actualisation automatique de ces données et le partage des informations. La publication mensuelle de tableaux de bord permet de piloter la dépense juridique externe et l’activité juridique par équipe, par pays, par dossier et par ligne métier. L’analyse fournit des indicateurs de performance précis qui constituent un outil d’aide à la décision et de communication auprès de la Direction Générale de CACIB.
En quoi votre innovation favorise-t-elle le travail collaboratif ?
PILOT favorise le travail collaboratif entre les juristes. Tout d’abord, notre système d’information est implémenté mondialement au sein de la Direction Juridique, ce qui favorise la gestion des dossiers cross-border et permet de briser les silos géographiques. La coopération internationale entre les équipes est donc assurée. Ensuite, PILOT améliore la répartition du travail au sein des équipes à travers la MDB qui permet d’assigner à un juriste la prise en charge d’un dossier. Grâce à ce système et aux comptes rendus d’activités il est possible de suivre le travail accompli par le juriste tout au long de la vie du dossier et de réallouer le dossier en cas d’absence du juriste en charge.
PILOT permet également aux juristes de mieux collaborer avec d’autres départements de la banque. La mise en place d’un dispositif unique de négociation des contrats cadres à travers la MDB améliore les interactions et la gestion des dossiers entre les juristes, le Front Office, le département en charge de la Gestion des Risque et le Back Office. De plus, les données fournies par la MDB et T360 permettent de fournir des indicateurs de performance et de pilotage précis qui constituent un outil de communication auprès de la Direction Générale de CACIB et qui permet également d’interagir de façon objective avec les métiers prescripteurs.
Comment PILOT vous sert-il à améliorer votre positionnement au sein de l’entreprise ?
PILOT est un système d’information qui permet d’objectiver le travail du Département Juridique et de justifier les dépenses externes engagées ainsi que les investissements internes. L’impact sur l’image de la direction juridique est positif : la direction juridique aussi innove et casse ainsi son image de profession réfractaire aux nouvelles technologies.
Notre innovation PILOT a permis de déployer une nouvelle compétence chez les juristes qui sont devenus, en plus d’être experts de leur domaine, de véritables juristes gestionnaires, capables d’intégrer des supports technologiques. Ceci dément ainsi la réputation des juristes comme une population réfractaire au changement, à l’utilisation et à l’acceptation de solutions informatiques innovantes.
- Power BI - Legal Performance Indicators
Lors de votre passage devant le Jury, vous avez évoqué votre projet RPA (Robotic Process Automation) pouvez-vous nous expliquer de quoi il s’agit ?
La démarche RPA au sein de la Direction juridique s’intègre dans une démarche globale lancée au sein de CACIB qui vise à automatiser des processus répétitifs, à faible valeur ajoutée et à fiabiliser leur exécution.
Cette initiative a pour but de dégager le juriste des tâches à faible valeur ajoutée afin qu’il se concentre sur son métier d’expert et sur des travaux à plus forte valeur ajoutée.
Dans le cadre de la première phase de ce projet, deux processus ont été sélectionnés :
1. Processus de mise à jour des fonds pour les contrats cadre de marché dans la MDB : récupération des fonds à ajouter, modifier et / ou supprimer depuis le système Front-Office, changement de leur dénomination, génération automatique de l’avenant.... Le robot se chargera de l’exécution de tout le processus de mise à jour, le juriste pourra ainsi se consacrer à la vérification de l’avenant ou du contrat avant de l’envoyer au client.
2. Processus de relances dans T360 : factures en attente de validation, demandes de dérogation au panel de cabinets d’avocats, relances pour les lettres d’engagement et le budget... Ce processus sera complètement automatisé et remplacera des relances manuelles.
La mise en production de ces deux processus est planifiée pour le mois de juillet 2018. D’autres chantiers de robotisation ont été identifiés et verront le jour à l’issue de cette première phase.
Découvrez en vidéo cette innovation, et votez pour élire le Lauréat du Prix de l’innovation en management 2018 !
L’analyse de l’innovation en bref
Le Pitch en vidéo et le vote
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