Ces derniers mois, nous avons alerté dans de nombreux articles [1] [2] [3] [4], signalant les incohérences et dysfonctionnements. Nous avons hélas eu confirmation de toutes nos craintes tant par l’expérience que par des discussions avec des responsables de Centre Régionaux de Notaires.
Procédure sans valeur juridique.
La nouvelle apostille dématérialisée est sans valeur juridique. Une apostille pour être valide doit être apposée sur un original ou sa copie certifiée conforme. Les Chambres Notariales se sont engagées dans une voie sans issue dont le résultat va être un rejet massif par les administrations étrangères destinataires de documents accompagnés de ces apostilles "new-wave". C’est certainement la plus terrible et impardonnable erreur de ce projet.
Informatique défaillante.
Nous avons listé les dysfonctionnements du site apostille.notaires.fr dans un long article technique [5] : erreur tarifaires, incohérences, bugs, ... Ajoutons encore que le téléchargement des apostilles est défaillant, les usagers recevant parfois des pages blanches ou ne pouvant rien télécharger du tout quand ils ont la "chance" que leur demande semble avoir été traitée.
Organisation sous-dimensionnée.
Les 30 services des Cours d’Appels qui délivraient des apostilles jusqu’à fin avril 2025 en France métropolitaine on été remplacés par seulement 13 Centres Régionaux Notariaux. Ils sont totalement saturés et les délais dépassent déjà 30 jours –après moins de 2 mois de démarrage- pour un service promis en 3 jours. On note une absence de couverture totale dans le centre de la France.
Vérifications impossibles.
Il avait été correctement analysé qu’il était nécessaire de fournir aux Chambres de Notaires une base de données des personnes habilitées à faire des légalisations de signatures.
La légalisation de signature étant le seul pré-requis à l’obtention d’une apostille, il s’agit de vérifier que la-dite légalisation a été faite par une personne autorisée à cela. Mais, la base ne contient pas le quart de ce qu’elle devrait contenir et le projet a été démarré malgré tout.
Conséquences.
Les conséquences sont difficilement mesurables. Quelques exemples : une entreprise française voulant répondre à un appel d’offre en Australie… Un jeune voulant faire ses études de médecine en Espagne… Une famille voulant enterrer un défunt en Arabie Saoudite… un Français concerné par une succession en Argentine… Une entreprise voulant ouvrir une succursale au Canada … Un avocat intervenant dans un dossier en Islande ...
Ce sont toutes les démarches administratives avec le Canada, la Chine, les États-Unis, l’Espagne, l’Inde, le Japon, toute l’Amérique du sud... qui sont concernées, soit près de 100 destinations, pour les particuliers comme pour les entreprises.
Sans être juriste, on peut aisément imaginer que l’État se retrouve assigné pour des dommages et intérêts conséquents.
Responsabilités.
La responsabilité du gouvernement et plus particulièrement du garde des Sceaux est totale. C’est la France en tant que signataire de la Convention de La Haye qui manque à ses obligations. C’est le ministère de la Justice qui -pour faire des économies sur son budget- a voulu externaliser la délivrance des apostilles en les confiant au « privé » mais n’a pas su organiser la transition. De leur côté, les instances notariales n’auraient jamais dû accepter un démarrage dans de telles conditions.
Quatre recommandations.
Je vais me permettre, en tant que responsable d’un cabinet de 43 experts traducteurs ayant 20 ans d’expérience dans la légalisation de documents en partance pour l’étranger, de faire quatre recommandations à nos dirigeants :
1 - Abandonner l’apostille dématérialisée. C’est un mauvais fantasme dans l’immédiat. C’est un projet à traiter dans des instances internationales, à faire valider par l’ensemble des pays signataires de la convention de La Haye, et à mettre en chantier dans 10 ans ! En attendant il faut revenir sans délai aux apostilles matérielles collées au dos du document original. C’est d’ailleurs ce que le Centre Régional des Notaires de Lyon vient de mettre en place.
2 - Annuler le transfert des légalisations MAE aux mêmes instances notariales prévu au 1ᵉʳ septembre 2025. Cela étendrait les difficultés à la cinquantaine de pays non signataires de la convention de La Haye, et aggraverait la saturation des Chambres Régionales de Notaires. Ce transfert ne pourra être envisagé que le jour où les apostilles seront délivrées normalement en 3 jours.
3 - Augmenter les centres de traitement et les effectifs. Un doublement des personnels semble un strict minimum.
4 - Terminer sans délai le recensement des personnels autorisés à faire les légalisations de signatures des Mairies et Chambre de Commerce. Cette base de donnée est indispensable, il faut de toute urgence que les mairies et les CCI l’alimentent.
