Ces derniers mois, nous avons alerté dans de nombreux articles [1] [2] [3] [4], signalant les incohérences et dysfonctionnements. Nous avons hélas eu confirmation de toutes nos craintes tant par l’expérience que par des discussions avec des responsables de Centre Régionaux de Notaires.
Procédure sans valeur juridique.
La nouvelle apostille dématérialisée est sans valeur juridique. Une apostille pour être valide doit être apposée sur un original ou sa copie certifiée conforme. Les Chambres Notariales se sont engagées dans une voie sans issue dont le résultat va être un rejet massif par les administrations étrangères destinataires de documents accompagnés de ces apostilles "new-wave". C’est certainement la plus terrible et impardonnable erreur de ce projet.
Informatique défaillante.
Nous avons listé les dysfonctionnements du site apostille.notaires.fr dans un long article technique [5] : erreur tarifaires, incohérences, bugs, ... Ajoutons encore que le téléchargement des apostilles est défaillant, les usagers recevant parfois des pages blanches ou ne pouvant rien télécharger du tout quand ils ont la "chance" que leur demande semble avoir été traitée.
Organisation sous-dimensionnée.
Les 30 services des Cours d’Appels qui délivraient des apostilles jusqu’à fin avril 2025 en France métropolitaine on été remplacés par seulement 13 Centres Régionaux Notariaux. Ils sont totalement saturés et les délais dépassent déjà 30 jours –après moins de 2 mois de démarrage- pour un service promis en 3 jours. On note une absence de couverture totale dans le centre de la France.
Vérifications impossibles.
Il avait été correctement analysé qu’il était nécessaire de fournir aux Chambres de Notaires une base de données des personnes habilitées à faire des légalisations de signatures.
La légalisation de signature étant le seul pré-requis à l’obtention d’une apostille, il s’agit de vérifier que la-dite légalisation a été faite par une personne autorisée à cela. Mais, la base ne contient pas le quart de ce qu’elle devrait contenir et le projet a été démarré malgré tout.
Conséquences.
Les conséquences sont difficilement mesurables. Quelques exemples : une entreprise française voulant répondre à un appel d’offre en Australie… Un jeune voulant faire ses études de médecine en Espagne… Une famille voulant enterrer un défunt en Arabie Saoudite… un Français concerné par une succession en Argentine… Une entreprise voulant ouvrir une succursale au Canada … Un avocat intervenant dans un dossier en Islande ...
Ce sont toutes les démarches administratives avec le Canada, la Chine, les États-Unis, l’Espagne, l’Inde, le Japon, toute l’Amérique du sud... qui sont concernées, soit près de 100 destinations, pour les particuliers comme pour les entreprises.
Sans être juriste, on peut aisément imaginer que l’État se retrouve assigné pour des dommages et intérêts conséquents.
Responsabilités.
La responsabilité du gouvernement et plus particulièrement du garde des Sceaux est totale. C’est la France en tant que signataire de la Convention de La Haye qui manque à ses obligations. C’est le ministère de la Justice qui -pour faire des économies sur son budget- a voulu externaliser la délivrance des apostilles en les confiant au « privé » mais n’a pas su organiser la transition. De leur côté, les instances notariales n’auraient jamais dû accepter un démarrage dans de telles conditions.
Quatre recommandations.
Je vais me permettre, en tant que responsable d’un cabinet de 43 experts traducteurs ayant 20 ans d’expérience dans la légalisation de documents en partance pour l’étranger, de faire quatre recommandations à nos dirigeants :
1 - Abandonner l’apostille dématérialisée. C’est un mauvais fantasme dans l’immédiat. C’est un projet à traiter dans des instances internationales, à faire valider par l’ensemble des pays signataires de la convention de La Haye, et à mettre en chantier dans 10 ans ! En attendant il faut revenir sans délai aux apostilles matérielles collées au dos du document original. C’est d’ailleurs ce que le Centre Régional des Notaires de Lyon vient de mettre en place.
2 - Annuler le transfert des légalisations MAE aux mêmes instances notariales prévu au 1ᵉʳ septembre 2025. Cela étendrait les difficultés à la cinquantaine de pays non signataires de la convention de La Haye, et aggraverait la saturation des Chambres Régionales de Notaires. Ce transfert ne pourra être envisagé que le jour où les apostilles seront délivrées normalement en 3 jours.
3 - Augmenter les centres de traitement et les effectifs. Un doublement des personnels semble un strict minimum.
4 - Terminer sans délai le recensement des personnels autorisés à faire les légalisations de signatures des Mairies et Chambre de Commerce. Cette base de donnée est indispensable, il faut de toute urgence que les mairies et les CCI l’alimentent.
Discussions en cours :
Bonjour
Pour les personnes en difficulté pour faire apostiller leur document et dans urgence
Contacter le bureau de Rennes par email , et il sont ouvert au public , je suis allée ça m’a pris 5 min pour faire apostiller et 1 heure pour le recevoir
Une rapidité un professionnalisme une conscience professionnelle franchement merci au bureau de Rennes
Cette réforme nuit aux Français de l’étranger : les chambres de notaires demandent désormais systématiquement la légalisation préalable des signatures par un notaire, y compris pour des documents officiels.
On me l’a exigé pour un extrait K-bis signé par le greffier du RCS, un acte de naissance émis par une mairie et même pour un certificat de capacité à mariage signé par le responsable de l’état civil au consulat.
Or, les ambassades et consulats ne peuvent plus légaliser les signatures. La seule solution devient donc de se déplacer en France, puis de contacter parfois une vingtaine de notaires avant d’en trouver un qui accepte de légaliser sur place ces documents, avant seulement de pouvoir envoyer le dossier par courrier.
En fait ca dépend à quel centre régional vous vous êtes adressé. Merci de le préciser ce sera intéressant à partager.
En effet les centres ont des exigences variables dans les mêmes cas de figure. L’article https://www.village-justice.com/articles/apostille-visa-peste-cholera,55268.html relate un cas ou le centre de Besançon fait n’importe quoi.
Nos partenaires à l’étranger ne comprennent pas que nous ne soyons plus en mesure de leur procurer de documents apostillés et/ou légalisés pour l’enregistrement/renouvellement de nos produits (dispositifs médicaux) et pour leur permettre de répondre à des appels d’offres. Car, malgré votre alerte sur l’état défaillant du service, le transfert de compétence a bien eu lieu le 1er septembre en ce qui concerne la légalisation ! Nous passons pour des incompétents, nous perdons des parts de marché, et il n’y a pas d’amélioration en vue. C’est une honte. Que pouvons-nous faire en tant que PME ? A part perdre nos clients au profit de fabricants situés hors de France.
Un bilan plus récent pourra vous intéresser :
https://www.village-justice.com/articles/apostille-visa-peste-cholera,55268.html
Vous verrez à la fin que, si vous avez une adresse de réception sur Lyon, ca peut vous permettre de survivre.
Non seulement, et comme indiqué dans l’article, les délais explosent (dossier déposé le 9 juin et toujours aucun retour...), mais surtout aucune information et aucune transparence. Un numéro vert qui ne sert qu’à guider les utilisateurs sur le formulaire en ligne de demandes d’apostilles et qui est incapable de donner de la visibilité sur un dossier, un accueil catastrophique dans les centres eux mêmes (des dizaines de personnes attendent sans aucune information). Les délais communiqués sur les sites sont entre 3 et 8 jours....
J’ai publié un post sur linkedin pour alerter : https://urls.fr/fN6L1C
Je vous invite à faire de même, c’est une situation scandaleuse pour laquelle seul Village de la Justice ne s’intéresse, c’est incroyable !
Bonjour,
J’ai effectué une demande d’extrait de casier judiciaire dématérialisée avec envoi de la réponse par voie électronique et en meme temps par voie postal. Les deux réponses sont envoyées sur un imprimé identique sans signature ni tampon originaux. J’ai effectué ensuite une demande d’apostille qui m’a été délivrée. Avec l’apostille figure un QR CODE permettant l’accès au REGISTRE DES APOSTILLES permettant également à toute autorité étrangère de vérifier l’authenticité du document.
A toutes fins utiles j’ai voulu vérifier mon apostille qui m’a permis de confirmer que celle ci correspondait bien au document en question mais avec la précision suivante : "...L’original ayant été délivré en format électronique nous vous conseillons de vérifier plutôt celui-ci pour être sûrs de son authenticité..."
Concernant le bulletin 3 du casier judicaire, comme je le disais plus haut les réponses sont électroniques donc pas moyen d’avoir un document original.
je dois m’installer a l’étranger et ce document m’est indispensable.
Bravo la France.
Hélas le QR-CODE des nouvelles apostilles c’est du "canada-dry" : ca ressemble à de la sécurité mais ce n’en est pas.
1 - C’est le MEME qr-code qui est sur toutes les apostilles. C’est simplement l’url de la page où on peut "contrôler" l’apostille.
2 - Sur cette page on peut taper le numéro unique qui est sur l’apostille...
3 - Et tout ce qu’on obtient comme information c’est que ce numéro existe ou pas. Si il existe on a la date de délivrance. Mais il n’y a ni le PAYS DE DESTINATION, ni la description du DOCUMENT qui a été apostillé.
En résumé, vous obtenez une apostille pour un acte de naissance qui doit partir en Chine, et vous l’utilisez aussi pour accompagner un casier judiciaire qui part en Espagne, ca passe crème. Ni les Chinois, ni les Espagnols et encore moins les Français ne pourront se rendre compte de quoi que ce soit. En réalité il n’y a aucun lien, ni physique ni logique, entre l’apostille et le document qu’elle est sensée accompagner. C’est le niveau zéro de la sécurité conçu par des trisomiques.
L’apostille est une catastrophe. Auparavant en 10 jours, par voie postale aller-retour, nous obtenions notre document apostillé - gratuitement. Maintenant c’est 10 € le document, déposé le 4 juillet, j’ai dû attendre jusqu’au 3 septembre - quasi deux mois - pour recevoir un courrier me précisant que l’Irlande n’avait pas signée la convention de la Haye...Pendant ces 2 mois, j’ai essayé des mails, des appels téléphoniques (uniquement le matin..) sans jamais parvenir à obtenir quelqu’un au téléphone, ni même une réponse par mail....
Je suis très surprise que ce problème ne soit pas plus soulevé...Visiblement c’est la catastrophe dans toute la France !!!!
N’y aurait-il pas un moyen d’alerter les autorités compétentes ?
Je me demande si le tableau n’est pas un peu noirci tant ça semble fou ... Sinon ça serait à communiquer à la Cour des Comptes.
@PL : Bonne suggestion. Peut être que ca va les réveiller car ils semblent ne pas se rendre compte qu’ils vont droit dans le mur. Ca me fait penser à un pastiche de méthodologie en 5 phases qu’on m’avait conté il y a longtemps :
Etape 1 : Démarrage dans l’euphorie
Etape 2 : Accumulation des retards
Etape 3 : Découverte des incohérences
Etape 4 : Recherche des responsables
Etape 5 : Promotion des non-participants
Le tableau est tout à fait fidèle à la réalité On peut même rajouter que l’ancien système qui fonctionnait était gratuit et que le nouveau qui est loin de fonctionner correctement est payant. C’est une décision prise sans aucune connaissance du domaine que les traducteurs assermentés maîtrisent parfaitement et les notaires très peu. Les conséquences décrites ne vont pas tarder à remonter à la surface.