Contrôle URSSAF : adoptez enfin les bons réflexes.

Fortement redouté par les employeurs, le contrôle URSSAF n’est pourtant pas forcément synonyme de redressement et peut même s’avérer utile.

L’objet du présent article est de faire le point, de manière synthétique, sur les problématiques qui se posent en cas de contrôle.

A - Qu’est-ce qu’un contrôle URSSAF et qui est concerné ?

La question peut sembler triviale mais elle est pourtant cruciale.

Nul n’ignore, aussi bien l’employeur que le travailleur indépendant, que, dès lors qu’une activité professionnelle s’exerce, s’impose une déclaration des montants des salaires ou des revenus professionnels soumis à cotisations et contributions sociales, outre le versement de la totalité des cotisations à l’organisme de recouvrement dans les délais impartis par les textes.

S’agissant d’une déclaration, un contrôle a posteriori est nécessaire pour s’assurer de l’absence d’erreur commise par la personne concernée.

C’est l’URSSAF qui est en charge de cette mission auprès :

• De l’ensemble des entreprises, personnes morales ou physiques, privées ou publiques [1] ;
• Des associations ;
• Des comités sociaux et économiques disposant de salariés [2] ;
• Les syndicats professionnels [3].

Les contrôles sont en principe aléatoires, même s’il n’est pas rare de voir l’URSSAF intervenir suite à une dénonciation ou à un signalement d’un autre organisme/d’une administration.

B - Les limites au contrôle URSSAF à avoir à l’esprit.

Contrairement à une idée largement répandue les pouvoirs de l’URSSAF ne sont pas sans limites.

1. La période contrôlée par l’URSSAF ne peut porter que sur les trois dernières années (on parle de prescription triennale) [4].

Cela ne signifie pas que l’URSSAF ne peut vous réclamer des éléments plus anciens si ces éléments s’avèrent nécessaires, mais qu’un redressement ne pourra intervenir sur une période ancienne, ce qui a le mérite de sécuriser les employeurs pour le passé.

2. En principe l’URSSAF a l’interdiction de contrôler une période déjà contrôlée par le passé, sauf en cas de réponses incomplètes ou inexactes, de fraude, de travail dissimulé ou sur demande de l’autorité judiciaire [5].

Bonne nouvelle : vous disposez ainsi de trois ans de tranquillité suite à un contrôle de l’URSSAF.

3. L’URSSAF ne peut pas se contredire en remettant en cause une pratique déjà vérifiée par le passé et ayant fait l’objet d’une décision expresse (en cas de situation identique).

Encore mieux, le Code de la sécurité sociale va plus loin en admettant que l’absence d’observations initiale vaut approbation implicite de la pratique de l’employeur. Le silence gardé par l’Urssaf est alors opposable à l’organisme lors d’un contrôle ultérieur [6].

Si l’URSSAF conteste bien évidemment souvent cette règle, il s’agit là d’un levier solide pouvant permettre de contester un éventuel redressement pour les entreprises ayant déjà fait l’objet d’un contrôle par le passé.

4. Chaque URSSAF dispose d’une compétence territoriale limitée (départementale ou régionale), sauf délégation de compétence [7].

Les agents de l’URSSAF chargés du contrôle (inspecteur ou contrôleur selon le type de contrôle) sont pour leur part désignés et doivent agir dans certaines limites.

Il est important de toujours s’assurer de la compétence de la personne en charge du contrôle.

5. Le contrôle diffère selon la taille de l’entreprise :

• On parle généralement de contrôle sur pièces dans les entreprises de moins de 11 salariés, même si l’URSSAF n’y est pas tenue (l’URSSAF sollicite des documents et les examiner avant un éventuel redressement) ;
• On parle de contrôle sur place (dans les locaux de l’entreprise concernée) dans les autres cas.

La procédure doit dans tous les cas être contradictoire.

6. La durée du contrôle est en principe limitée à trois mois dans les entreprises de moins de 20 salariés [8].

C - Le déroulé d’un contrôle URSSAF.

Les étapes d’un contrôle peuvent être résumées de la manière suivante [9] :

• Envoi d’un avis de la part de l’URSSAF informant l’employeur d’un contrôle à venir, cet avis devant contenir plusieurs mentions obligatoires sous peine de nullité de la procédure (date de la visite de l’agent, mention de la charte du cotisant contrôlé et mention de la possibilité de se faire assister du conseil de son choix). Cet envoi n’est pas obligatoire dans le cas du travail dissimulé (pour des raisons évidentes tenant à l’effet de surprise).

• Au plus tôt 30 jours après l’envoi de l’avis de contrôle, une première visite de l’agent de contrôle peut survenir. Au cours de la visite l’employeur, ou son représentant, répond aux questions de l’agent, le cas échéant en présence d’un conseil de son choix. L’agent est libre d’auditionner les salariés de l’entreprise et de consulter les documents nécessaires à l’exercice du contrôle.

• Information de l’employeur sous la forme d’un entretien afin de lui présenter, le cas échéant, les constats susceptibles de faire l’objet d’une observation ou d’un redressement.

• Remise à l’employeur d’une lettre d’observations mentionnant l’objet du contrôle réalisé, les documents consultés, la période vérifiée, la date de la fin du contrôle et le cas échéant, les observations faites. L’employeur dispose alors d’un délai de 30 jours (de 60 jours en cas de demande de prolongation) pour faire valoir ses observations.

• Réponse de l’URSSAF aux observations de l’employeur, suivie d’une mise en demeure (si des poursuites sont envisagées par l’URSSAF) transmise à l’employeur au titre du redressement réalisé.

• Eventuelle contestation de l’employeur auprès d’une commission de recours amiable ou paiement des sommes dues, le cas échéant de manière échelonnée.

Il ne s’agit ici que d’une synthèse, le contrôle URSSAF pouvant s’avérer long et complexe selon la taille de l’entreprise concernée.

D - Les erreurs à ne pas commettre.

S’il est fondamental de disposer des bons réflexes, il est tout aussi crucial de ne pas commettre d’impairs lors d’un contrôle.

Si cela semble à l’évidence une mauvaise idée, il est pourtant courant de voir certains employeurs s’opposer au contrôle en y faisant obstacle.

Il s’agit d’une infraction pouvant coûter jusqu’à 750 000 euros pour l’employeur concerné [10].

En cas de contrôle le mot d’ordre est de coopérer, en se faisant assister le cas échéant d’un conseil extérieur.

Autre erreur fréquemment constatée, l’absence de réponse de l’employeur aux courriers de l’URSSAF, ou du moins l’absence de réactivité.

Or, les délais impartis à l’employeur sont souvent très courts (30 jours) et les conséquences désastreuses. Ainsi, suite à une mise en demeure, à défaut de saisine de la commission de recours amiable de l’URSSAF dans le délai prévu, il n’est plus possible de contester la mise en demeure et de s’opposer au paiement des sommes sollicitées par l’URSSAF.

Enfin, il est fortement recommandé de se faire assister par un conseil en cas de redressement, un professionnel étant à même de détecter les éventuelles erreurs commises par l’URSSAF et d’apprécier l’opportunité d’une contestation du redressement intervenu.