La Facturation électronique bientôt obligatoire, qu’est-ce que c’est ?
La facturation électronique est une réforme européenne visant à généraliser l’utilisation des factures électroniques dans les transactions entre entreprises, les transactions avec les administrations publiques, et dans certains cas les transactions entre entreprises et consommateurs.
Elle deviendra progressivement obligatoire pour les grandes entreprises, puis les ETI et enfin les TPE et PME. Et, déjà les collectivités ont généralisé le fameux "Chorus"...
Elle nécessite un format nouveau, le "Factur-X" (nous détaillerons plus bas).
La facturation électronique est un pas supplémentaire dans la dématérialisation (qui édite encore dans nos métiers des factures "papiers" ?), qui généralise l’utilisation de plateformes centralisatrices et agrées, publiques ou privées.
Parmi les avantages, une meilleure fiabilité (plus de mail ou de courriers perdus volontairement ou non, une date d’envoi certifiée et une accélération des règlements, une efficacité accrue globalement pour la transmission, le suivi, etc).
Pour un cabinet d’avocats, une nouvelle obligation administrative pourrait représenter une inquiétude. Et pourtant, il s’agit plutôt d’une réponse à des besoins existants, pour accélérer les paiements, réduire le temps passé (moins de ressources humaines donc), mieux suivre les paiements...
Si vous utilisez un logiciel adapté et déjà prêt, tout cela ne devrait pas relever du cauchemar, au contraire !
Exemple : la facturation électronique avec le logiciel dédié Tempolia.
Tempolia est un logiciel de gestion de temps et de gestion interne de cabinet, développé pour les avocats et les professions juridiques qui recherchent un logiciel facile d’utilisation, fiable et complet. On y trouve par exemple la gestion des temps, des évènements d’un dossier, et la facturation électronique y est déjà intégrée !
Que votre cabinet d’avocats facture au temps passé ou au forfait, l’utilisation de ce type de logiciel en ligne permet, en gérant débours, frais et temps ou forfaits, de sécuriser les factures et de vous assurer d’une meilleure conformité (Tempolia permet la génération de document PDF pour envoi de factures dématérialisées, par e-mail ou dépôt sur des interfaces informatiques dédiées, telles que prévues par la réforme).
Parlons de la mise en conformité de vos factures, "sans douleur".
Trois facteurs de conformité à la réforme sont déjà assurés par Tempolia pour vos factures :
Envoi dématérialisé : Tempolia permet la génération de document PDF pour envoi dématérialisé, par e-mail ou dépôt sur des interfaces informatiques.
La signature électronique du document PDF : c’est un mécanisme permettant de garantir l’intégrité d’un document électronique et d’en authentifier l’auteur (en s’assurant qu’il n’a pas été modifié entre le moment où l’auteur l’a signé et le moment où il est consulté).
Compatibilité "Factur-X" : "Factur-X", c’est le fait d’inclure des informations structurées issues d’un logiciel. C’est un format standard qui s’appuie sur une évolution du standard PDF, pour inclure un petit fichier structuré complémentaire qui contient les informations de la facture. Sur Tempolia, vous pouvez d’ores et déjà déposer vos factures "Factur-X" sur le site de Chorus Pro (la plateforme de l’État de réception des factures), ou encore sur jefacture.com, un futur PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire).
Ce n’est pas aux collaborateurs du cabinet de s’assurer de ces opérations, mais directement au logiciel qui automatise au maximum la procédure.
Cinq avantages de la facturation électronique pour votre cabinet d’avocats.
1 • Gain de temps : en quelques clics, vous pourrez émettre vos factures. Tempolia automatise la création, l’envoi et le suivi des factures, réduisant considérablement les tâches manuelles, surtout pour les factures récurrentes pour un même client. Vous pourrez ainsi gagner du temps pour vos factures au forfait ou aux temps passés, moins solliciter vos collaborateurs, voire les créer vous-même si besoin, puisque c’est simple.
2 • Accélération de la digitalisation de votre facturation : Avec peu d’effort, il s’agit d’arrêter "le fonctionnement à l’ancienne" (facturation sous Word et Excel et tous les tracas de gestion de nombreux fichiers peu sûrs) en permettant de se conformer aux nouvelles obligations en matière de comptabilité. Toutes les factures seront conservées sur un espace sécurisé, sauvegardé, centralisé. Ce qui réduira considérablement le risque d’erreurs et permettra le reporting, l’extraction, etc
3 • Conformité légale et sécurité : Tempolia assure la conformité avec les normes légales et garantit la sécurité des données. Les factures bénéficient d’une signature électronique SSL automatique, et les justificatifs de frais sont convertis en PDF signés pour avoir une valeur probante, conformément au L102 B du LPF, cf. arrêté du 22 mars 2017. Il n’y a plus qu’à transmettre !
4 • Gain en trésorerie : les utilisateurs peuvent suivre l’état des factures qui les concernent et analyser les résultats par client ou dossier, associé, groupe ou société ou nature de tâche, et diminuer drastiquement les délais de paiement et procédures de recouvrement grâce des relances automatisées ou, tout simplement, en en parlant au client, puisque vous êtes informé(e) en temps réel.
5 • Échanges avec votre comptable facilités : en lui créant un accès, il pourra récupérer toutes les factures très facilement sans vous solliciter.
Il n’y a plus qu’à essayer !
Accélération des procédures administratives, gain de temps, réduction des délais de paiement, conformité anticipée (ce qui ne manquera pas de rassurer vos clients importants)... Résumons cela en gain de fluidité et de productivité, un signe de bonne gestion mais aussi de réduction des tracas quotidiens !
Nous vous invitons donc à contacter Tempolia pour une démonstration du produit, ce qui ne vous engage en rien ! Plus d’informations ici.
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