1. Pilotage dynamique et analytique
La collecte exhaustive des données de facturation, rendue possible par leur digitalisation, permet au département juridique de prendre des décisions éclairées et de viser l’excellence opérationnelle.
Les plateformes de facturation électronique, équipées d’outils analytiques puissants, offrent aux départements juridiques la possibilité de suivre les indicateurs clés de performance (KPI) liés aux dépenses, selon de multiples critères d’analyse indispensables pour une gestion efficace : par filiale ou business unit, par pays, selon les pratiques juridiques, selon la nature des dépenses ou encore par dossiers ou affaires et bien sûr par cabinet d’avocats ou profil de cabinets.
La capacité de croiser l’ensemble de ces critères fournit une compréhension des dépenses jusqu’alors inaccessible.
2. Gestion budgétaire optimisée.
Les systèmes de facturation électronique permettent de suivre et de documenter facilement les modifications du périmètre de travail, garantissant ainsi que le département juridique et ses cabinets d’avocats restent toujours alignés sur les livrables et les coûts. En cas de modification, la plateforme met à jour les projections budgétaires et informe les parties prenantes concernées. Cette gestion dynamique aide à prévenir les dépassements budgétaires et assure le respect des prévisions financières.
3. Communication en temps réel
La facturation électronique permet aux parties d’échanger en temps réel et de résoudre efficacement les difficultés liées à la facturation. Cette interaction favorise une approche proactive de la gestion des dépenses et du traitement des divergences potentielles. Le retour d’information immédiat entre le département juridique et ses cabinets d’avocats garantit que toute préoccupation concernant la facturation est traitée rapidement ce qui réduit le risque de malentendus et de litiges.
4. Transparence accrue
Un des bénéfices les plus significatifs de la facturation électronique est sa capacité à accroître le niveau de transparence qu’elle apporte au processus d’engagement et de facturation. Les départements juridiques obtiennent une visibilité claire sur le travail effectué par les cabinets d’avocats et les coûts associés. Cette transparence est le socle de confiance qui garantit l’alignement avec les attentes financières.
5. Partage d’informations simplifié
Les fonctionnalités de téléchargement et de révision des données de facturation et d’éventuels justificatifs réduisent les erreurs, garantissent l’exactitude et accélèrent le processus de révision et d’approbation. La facturation électronique permet un dépôt centralisé où tous les documents nécessaires sont stockés, accessibles et révisés tant par le département juridique et les cabinets d’avocats.
6. Automatisation des flux de travail
Les plateformes de facturation électronique automatisent les processus d’approbation des factures et les notifications afférentes. Ces fonctionnalités incluent la conformité aux conditions tarifaires négociées, la transmission des factures aux juristes responsables des dossiers pour approbation, l’envoi de notifications budgétaires et même l’automatisation de la génération de rapports.
7. Communication sécurisée
Les dispositifs de sécurité robustes, y compris le chiffrement, protègent les informations financières et juridiques sensibles. Les plateformes de facturation électronique priorisent la sécurité et emploient des technologies avancées de contrôle pour protéger les données contre les accès non autorisés.
8. Conformité renforcée
La facturation électronique renforce la conformité juridique en automatisant la vérification des factures selon des règles prédéfinies et assure ainsi leur conformité aux politiques internes et aux régulations externes. Elle offre une traçabilité complète des transactions, ce qui réduit les risques d’erreurs et de fraudes. De plus, elle centralise et standardise les données, facilite les audits et les analyses précises des dépenses. Au final, elle assure une gestion transparente et conforme des ressources.
9. Meilleure intégration aux systèmes financiers
La facturation électronique permet une meilleure intégration dans les systèmes financiers (ERP) en standardisant et en automatisant le processus de facturation. Les données structurées et uniformes des factures juridiques facilitent leur importation et leur traitement dans les ERP ce qui réduit les erreurs manuelles et accélère les opérations comptables. Cette intégration fluide assure une synchronisation en temps réel des informations financières.
De plus, l’ebilling permet une réconciliation plus rapide des comptes et une gestion efficace des flux de trésorerie.
Pour les cabinets d’avocats, le bénéfice est important et se traduit par un raccourcissement notable des délais de règlement de leurs factures.
10. Personnalisation et flexibilité
La facturation électronique offre aux départements juridiques une grande capacité de personnalisation grâce à des paramétrages avancés ce qui leur permet de répondre très précisément à leurs objectifs. En configurant des règles spécifiques de facturation, des seuils d’approbation et des critères de reporting, les départements juridiques peuvent adapter le système à leurs besoins particuliers. Cette flexibilité permet de suivre les indicateurs clés de performance pertinents, d’automatiser les processus de vérification et d’optimiser la gestion des dépenses.
En conclusion, si la facturation électronique optimise l’efficacité opérationnelle du département juridique, elle contribue également et très fortement au renforcement des relations avec les cabinets d’avocats en rendant le processus de facturation plus collaboratif, et donc finalement beaucoup plus transparent.
