Trouver l’équilibre entre simplicité, coûts et gestion du risque de contestation
En France, le droit admet la liberté de la preuve : tout élément peut servir de preuve, sous réserve de son appréciation par le juge. Un enjeu majeur pour les services juridiques consiste donc à garantir la traçabilité des processus de digitalisation pour assurer la recevabilité des preuves numériques. Ces preuves doivent satisfaire à des critères d’intégrité, d’authenticité, d’accessibilité et, dans certains cas, de territorialité. Toutefois, parvenir à ce niveau d’exigence requiert des outils et processus parfois onéreux et complexes. C’est donc aux responsables juridiques de déterminer une stratégie probatoire qui tienne compte des risques contentieux, en recherchant un équilibre entre facilité d’implémentation, coûts de mise en œuvre et réduction du risque de rejet de la preuve en cas de litige.
Dans certains cas, des méthodes de preuve simples, comme une capture d’écran ou un tableau Excel, suffiront à établir un fait. En revanche, dans des secteurs réglementés comme la finance ou la santé, une contestation de preuve peut avoir des répercussions significatives sur l’issue du contentieux. Les juristes doivent donc évaluer le niveau de force probante nécessaire pour chaque situation et, pour les dossiers plus sensibles, recourir à des solutions d’archivage ou d’horodatage qualifiées. Ces solutions apportent aux documents un degré de fiabilité adéquat pour répondre aux attentes des tribunaux.
Illustration des enjeux de preuve dans les secteurs de la banque et de l’industrie manufacturière
Les impératifs d’intégrité et d’authenticité des preuves numériques varient d’un secteur à l’autre, chacun présentant des spécificités en matière de conformité. Voici un panorama des pratiques adoptées par les directions juridiques pour optimiser la gestion de la preuve en fonction des exigences sectorielles.
Secteur bancaire :
Le secteur bancaire, soumis à des obligations de traçabilité strictes, notamment en matière de lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme, doit suivre des normes de traçabilité rigoureuses pour des opérations sensibles telles que l’octroi de prêts, impliquant des procédures KYC (Know Your Customer). Ce processus de vérification exige que les documents restent intacts et disponibles en cas de contrôle ultérieur. La moindre remise en question de l’authenticité des documents peut exposer les banques à des audits ou sanctions. Pour se prémunir de ces risques, les institutions financières recourent aux services de Prestataires de Services de Confiance (PSCo), qui offrent des solutions qualifiées eIDAS d’horodatage, de signature, de cachet et d’archivage électroniques. Ces dispositifs apportent une valeur légale aux documents dans l’Union européenne, renforçant la sécurité juridique des preuves.
Industrie manufacturière :
Le secteur manufacturier est lui aussi impacté par la digitalisation, par exemple pour la gestion des bons de commande et de livraison, qui facilitent le suivi des flux de matériaux et marchandises et optimisent la gestion des stocks. Cependant, cette transformation numérique implique de respecter des exigences strictes de traçabilité pour assurer l’intégrité et l’authenticité des documents. Ces enjeux sont d’autant plus importants dans le cadre de contrôles, notamment douaniers, où la traçabilité des flux est essentielle. Les directions juridiques collaborent souvent avec des prestataires de services de confiance pour garantir que les documents sont émis, horodatés et consultés dans le respect des conditions d’intégrité et d’authenticité constitutives d’une preuve numérique.
Collaborer efficacement avec les DSI
La transition numérique au sein d’une entreprise requiert une coopération étroite entre les équipes juridiques et les services techniques. Les juristes se concentrent sur les enjeux de recevabilité et d’intégrité des documents, tandis que les équipes informatiques privilégient des solutions facilement intégrables qui n’entravent pas déroulement de la roadmap. Les solutions de gestion de la preuve numérique, telles que celles proposées par Evidency, répondent aux exigences des services juridiques tout en s’intégrant sans heurts dans les systèmes existants grâce à une API. En automatisant des fonctions telles que l’horodatage, le cachet et l’archivage électroniques, ces solutions offrent aux entreprises une gestion simplifiée et sécurisée de la preuve numérique. En tant que prestataire qualifié eIDAS, Evidency garantit que les documents traités via sa plateforme sont conformes aux normes juridiques européennes et demeurent recevables en cas de litige.
- Stéphane Père,
Managing Director de Evidency
La digitalisation entraîne des changements profonds dans la gestion des preuves au sein des entreprises, plaçant les DSI et les services juridiques au cœur de cette transformation. Ces deux services veillent à ce que les solutions choisies soient optimales tant sur le plan technique que juridique, et qu’elles produisent des éléments de suivi fiables et recevables. La stratégie probatoire ainsi mise en place protège les intérêts de l’entreprise en cas de contentieux, tout en assurant la valeur probante des documents numériques.
Stéphane Père, Managing Director chez Evidency.
