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Directeurs juridiques, pourquoi recourir à un logiciel de gestion du temps ?

La question de la gestion du temps est au cœur des organisations des directions juridiques. Les progrès techniques, à l’origine de l’accélération des communications avec la généralisation des emails, des chats, réseaux sociaux internes, etc., obligent à l’instantanéité. A l’inverse de libérer du temps, ces développements technologiques ont engendré une hyperactivité et une prédisposition à l’urgence. La transversabilité de l’activité, le fait d’être associé trop tardivement aux projets et la dimension support des directions juridiques rendent cette gestion du temps particulièrement complexe.
Aujourd’hui, les logiciels de gestion du temps représentent une aide précieuse pour les directions juridiques dans leur quête de la maîtrise du temps. Pourquoi ? Quels en sont les bénéfices ? La rédaction du Village de la justice vous propose quelques éléments de réponse.

Évaluer la progression des collaborateurs et des dossiers

La mesure du temps vous permet de suivre l’évolution de la performance individuelle de chacun de vos collaborateurs.
Pour Patrick Deleau, Président-Fondateur de Legal Suite [1], « c’est la progression de son temps de traitement, à dossiers comparables, qui donnera une image de sa performance et de l’optimisation constante de sa méthode et de son organisation personnelle ».
Si votre junior met 40 heures pour réaliser un acte au lieu des 50 qui lui était nécessaire, vous ne pourrez que constater de l’amélioration de sa performance. Inversement, s’il reste bloqué à 50h, vous saurez qu’il ne progresse pas.

Ainsi,« lorsque le département juridique dispose d’un logiciel dédié à la gestion de son activité, le croisement des indicateurs de volume avec les temps passés restituera une image très intéressante de la hausse de productivité individuelle et collective de l’équipe » selon Patrick Deleau.

Comptabiliser le temps permet d’éviter une surcharge d’activité. L’analyse des données du logiciel vous permet de détecter les problèmes rencontrés lors du traitement d’un dossier. S’il n’est pas terminé au bout de quelques semaines alors qu’il nécessitait 20 heures de travail, vous en déduirez que son estimation de base est déjà dépassée. Vous pouvez alors interroger votre collaborateur pour connaître les raisons de ce retard, les réponses à cette question pouvant être multiples.

Valoriser son image

La mise en place d’un tel logiciel est un excellent moyen de promotion de votre direction juridique et de vos collaborateurs. « La direction juridique démontre par cette démarche qu’elle a un souci de bonne gestion du temps de ses collaborateurs et des ressources que lui alloue son budget. » nous explique Patrick Deleau.

Les juristes n’ont pas toujours conscience du temps global consacré à leurs dossiers. Il est donc intéressant pour une équipe de pouvoir tirer des enseignements de son travail, une fois celui-ci accompli, et d’en tirer profit.

Les informations recueillies par le logiciel permettent de restituer, auprès des opérationnels, le temps passé par la direction juridique et, à ses membres eux-mêmes, de mesurer l’investissement individuel et total pour un dossier précis.
Grâce à cette mesure du temps, vous êtes en capacité, à l’issue de l’élaboration d’un contrat informatique par exemple, de savoir que l’investissement global dans ce dossier aura été de X heures pour la direction juridique. Il est possible d’être plus précis et ainsi de savoir que vous y aurez consacré Y heures, W heures pour votre senior et Z heures pour votre junior.
Toutes les entités peuvent ainsi savoir qui a travaillé sur tel dossier et pendant combien de temps.

La direction générale de votre société aura ainsi un réel aperçu de la qualité et quantité du travail effectué par votre département. Toute la lumière sera ainsi faite sur votre rôle ainsi que de son importance.

En communiquant en fin de dossier, vous restituez un temps de travail et plus généralement une valeur dont personne ne soupçonnait l’existence. La communication sur le temps permet alors de faire le focus sur la création de valeur, de se rendre compte que sur ces X heures, la moitié a été effectuée au cours de la dernière semaine. Pour être plus complet, il est aussi possible de préciser si un cabinet d’avocats est intervenu dans le dossier, le nombre d’heures facturées et le coût des honoraires.

Dans la même optique, il est utile d’identifier le temps passé sur des dossiers qui ne vont pas à leur terme. Quelles que soient les raisons de l’arrêt d’une opération, vos collaborateurs ont tout de même été mobilisés sur le dossier avant son abandon. Or, le deal ne se faisant pas, le risque est que l’investissement de l’équipe ne soit pas reconnu.

Comprendre, expliquer et communiquer

« On ne peut prétendre gérer ce que l’on ne sait pas mesurer » selon un des credo fondateurs de Legal Suite. De fait, la productivité de votre direction juridique est mise en exergue par l’utilisation d’un tel outil.
Il est plus facile de contrôler ses activités et le travail de ses membres. Or, « la première objection en réaction à un projet de gestion des temps est « flicage » » selon Patrick Deleau. Pour éviter un rejet de cet outil de la part des membres de votre équipe, qui pourraient y voir une défiance dans leur organisation et façon de travailler, il est préférable de les informer de la finalité de l’utilisation du logiciel et de leur présenter les objectifs recherchés. « Un des enjeux en termes de conduite du changement sera donc justement de démontrer les bénéfices pour le collaborateur, pour l’équipe et pour la fonction juridique elle-même et sa reconnaissance au sein de l’entreprise » selon Patrick Deleau.
Ce mode de fonctionnement permet de renforcer la cohésion, le partage et d’unir l’équipe au sein de la direction juridique.

Les saisies des temps passés permettent à chaque collaborateur de se rendre compte de la répartition et de la gestion de son temps de travail.
De votre côté, vous disposez d’une vision consolidée de l’ensemble du temps de travail de vos juristes par domaine d’activité, par structure, etc.

De plus, ce suivi du temps peut permettre chaque année, à la direction juridique, de préparer un bilan annuel faisant le point sur les principaux dossiers traités au cours de l’année écoulée et de commenter les chiffres recensés. Il s’agit ici d’un véritable travail de communication qui amène chaque juriste, puisque ce sont eux les rédacteurs de la partie qui les concerne, à se sentir encore plus impliqué dans leurs fonctions.
Ainsi, pour Cécile Stumpf, Directrice Juridique de SemPariSeine, « le temps de travail par opération permet de déterminer la rentabilité de la direction juridique. Des leçons sont apprises suite à l’analyse de ces chiffres afin que nous puissions toujours respecter les délais fixés pour le traitement d’une opération. »

Un autre avantage, non négligeable, du temps de travail maitrisé : vous disposez à terme d’une preuve objective de l’augmentation de charge de travail des juristes qui vous permet de légitimer une ressource supplémentaire ou de négocier votre budget. En effet, comment justifier l’insuffisance des ressources « quand le directeur juridique ne peut pas calculer d’un clic le nombre de dossiers par collaborateur ? » nous confirme Patrick Deleau.

Savoir maîtriser le temps de travail est un excellent moyen de prendre du recul sur l’activité confiée et réalisée. Vous pouvez ainsi agir au cas par cas : faut-il continuer à travailler sur un dossier mineur trop chronophage ? Faut-il mieux encadrer les demandes des opérationnels en amont ? Faut-il davantage communiquer avec les opérationnels sur le réflexe juridique ?

Bien piloter l’activité

Une des clefs de l’optimisation de la gestion du temps réside dans la capacité à être informé et être associé en amont des projets pour anticiper les risques et optimiser la gestion des ressources. Il faut pouvoir mettre le bon profil au bon endroit au bon moment.
Certains dossiers ne valent pas la peine d’être confiés à un senior : cela représenterait une perte de temps. Il est préférable de les confier à un junior, qui sera supervisé par un senior qui pourra partager son expérience et ses compétences. Certes, le dossier mettra sûrement plus de temps à être traité, mais tous les membres de l’équipe seront gagnants : le junior y gagnera en technicité et le senior en accompagnement.

Enfin, ce type de logiciel permet aussi de gérer le temps de repos (CP, RTT, etc.) et les éventuelles absences. Lors d’un départ en congés, un collaborateur peut informer de l’état d’avancement de son dossier et éventuellement du nom de la personne qui va le suppléer le temps de son absence.

Rédaction du Village de la justice

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Notes :

[1Editeur de logiciels pour service juridiques.