[Chronique] Parlons innovation des directions juridiques (saison 2024, épisode 5) : la conformité en tant qu’avantage concurrentiel.

Le projet : CICero

Le but : Faire du rôle central de la direction juridique, en tant que garante de la légalité et de la sécurité des achats sur les marchés publics, un atout concurrentiel.

1) Le projet CICero vous a conduit à repenser vos processus de contrôle interne et de conformité. Quels sont les outils que vous avez "créés" pour mener à bien ces missions, sur le secteur des marchés publics ?

Ce projet s’appuie sur 3 types d’outils.
En premier lieu, ceux liés au contrôle interne. Une cartographie a été établie pour identifier les risques juridiques auxquels est exposé l’établissement. Cette cartographie a constitué la base à l’élaboration d’une grille de contrôle listant les points qui doivent être vérifiés par le juriste lors de la rédaction des documents contractuels. Cette grille est complétée par une fiche de retour d’expérience qui analyse les points d’amélioration pour le renouvellement du marché.

En deuxième lieu, la direction juridique s’est inspirée des référentiels de la Commission européenne pour créer un certificat de conformité. Ce certificat est réalisé par un auditeur qui élabore un diagnostic sur la conformité de la procédure et l’exécution du marché en utilisant notamment les documents de contrôle interne. L’indépendance de cet auditeur est garantie par son positionnement auprès du directeur juridique. Ce processus a été validé par le ministère des Finances.

Enfin, ces travaux font l’objet d’un rapport juridique présenté au conseil d’administration qui émet des préconisations sur le plan annuel de contrôle interne de la direction juridique.

2) Vous nous en dites plus sur ce certificat de conformité pour vos clients ayant recours à des aides européennes ?

Les personnes publiques, bénéficiaires de subventions européennes, doivent respecter le droit européen. À défaut, elles s’exposent à des amendes financières. Lorsque ces personnes utilisent ces fonds pour acheter par l’intermédiaire de l’UGAP, cette obligation est portée par la centrale d’achat.
Il est donc essentiel pour l’UGAP non seulement d’être conforme, mais également d’être en mesure de le prouver. Ce sujet est d’autant plus crucial que le programme France Relance dispose d’une enveloppe de 100 milliards d’euros financée par des fonds européens.

Le dispositif de certification interne répond aux exigences de la Commission européenne, car il est fondé sur des référentiels d’analyse issus des directives et parce qu’il est réalisé par un auditeur séparé fonctionnellement du reste de la direction juridique. L’ensemble du processus a été élaboré en étroite collaboration avec l’Autorité nationale de l’audit pour les fonds européens qui est rattachée au ministère des Finances et a été audité par l’Inspection Générale des Finances.

En 2023, une seule absence de conformité a été détectée sans conséquence financière pour le client final contre 51 certificats délivrés à près de 18 clients publics.

3) En quoi le projet a-t-il modifié l’organisation interne de la direction juridique ?

Dans tout projet de transformation, il ne sert à rien de modifier l’organisation sans s’attaquer d’abord aux mentalités.
Or, ce projet est avant tout une formidable méthode de management pour accompagner les juristes débutants. La grille de lecture est un référentiel d’apprentissage et de responsabilisation. Les fiches de retour d’expérience permettent des échanges et favorise un processus d’amélioration continue des contrats. Il est vrai qu’il a fallu réaliser un effort important pour documenter les processus d’élaboration des documents.

De plus, il a été nécessaire de créer un poste dédié avec des garanties suffisantes pour que les organismes de contrôle extérieurs reconnaissent la crédibilité du dispositif dans sa globalité.

D’un point de vue externe, ce projet offre une reconnaissance inédite de l’engagement des juristes pour concrétiser la promesse de l’UGAP à l’égard de ses clients : offrir un achat juridiquement sécurisé. La possibilité de réaliser des certificats de conformité est un vrai élément de différenciation commerciale.

En somme, le projet CICero a créé un environnement de travail plus structuré combinant la gestion des risques et la qualité dans le travail juridique.

Prochaine étape du Prix de l’Innovation en Management Juridique : ce sera à vous de voter pour désigner l’équipe lauréate du Prix du Village de la Justice. Il sera remis lors des Rendez-vous des Transformations du Droit, les 26 et 27 novembre 2024. Qui, parmi les 7 équipes finalistes récoltera le plus de votes en ligne ? Les pitchs vidéos et le vote seront proposés en septembre 2024 !