Voyons dans un premier temps quels sont les pouvoirs de l’employeur à l’égard de la messagerie du salarié.
L’employeur peut-il consulter librement la messagerie professionnelle du salarié ?
Oui, dès lors qu’il s’agit de l’ordinateur professionnel remis au salarié en tant qu’outil de travail, l’employeur a libre accès à la messagerie professionnelle qu’il peut consulter en l’absence du salarié.
Si les messages ne sont pas intitulés personnels, ils sont présumés professionnels et en libre accès par l’employeur qui peut :
Se faire communiquer le mot de passe par le salarié [2] ;
Consulter l’historique des mails même en l’absence du salarié [3].
Consulter un message envoyé de la messagerie personnelle du salarié, non intitulé personnel et envoyé sur la messagerie professionnelle ;
Et même consulter un message personnel si celui-ci a été envoyé par le destinataire, le message perdant alors son caractère de correspondance privée.
Cette règle s’étend même aux agendas électroniques, aux clés USB, aux fichiers stockés, ils sont tous présumés professionnels dès lors que le salarié ne les a pas identifiés comme personnel [4].
Quels sont les droits du salarié pour faire respecter le secret des correspondances ?
Ce secret des correspondances est garanti à l’article 9 du Code civil au titre du respect à la vie privée [5].
La consultation des messages personnels du salarié même depuis l’ordinateur professionnel est donc couverte par le secret des correspondances et le respect de la vie privée.
Il faut bien entendu que le salarié ait précisément mentionné le caractère professionnel de ses messages.
Dès lors que la mention personnelle apparaît, elle prive l’employeur :
D’accéder à la messagerie instantanée installée par le salarié sur l’ordinateur professionnel [6].
Attention également à l’abus du droit d’expression même exprimé à travers des messages personnels : dès lors que l’employeur en a connaissance soit par erreur de transmission soit par transmission faite par son destinataire, le salarié pourra être sanctionné pour abus du droit d’expression, peut important que l’échange soit organisé via une messagerie personnelle [7].
Et si vous êtes salariés représentants du personnel, quels sont vos droits ?
Les salariés disposant d’un mandat représentatif doivent bénéficier d’outils informatiques préservant la confidentialité attachée à leur mandat [8].
Que ce soit en ce qui concerne leur appel téléphonique ou leur échange par messagerie, l’employeur doit pouvoir leur garantir une confidentialité excluant toute interception de leur communication [9].
La CNIL précise que les salariés protégés représentants du personnel doivent bénéficier de mesures de sécurité particulières pour assurer cette confidentialité de leur échange.
Comment fixer des règles précises et transparentes afin de réduire les conflits ?
Il est conseillé aux employeurs de rédiger une charte informatique dans laquelle ils préciseront par exemple les droits du salarié en cas de fermeture de leur compte utilisateur lors de leur départ lui permettant préalablement de vider leur messagerie personnelle.
Comme le préconise la CNIL, la charte informatique pourra préciser aussi les modalités de consultation des mails du salarié pendant son absence (voir sur le site de la CNIL l’accès à la messagerie d’un salarié en son absence 26 mars 2012 [10]).
En savoir plus sur les droits du salariés face aux TIC (Technologies de l’information et de la communication) :
Salariés, sachez communiquer avec les NTIC dans votre entreprise (I)
Salariés, sachez communiquer via Facebook dans votre entreprise (III)
Cnil [11].
