Plus que jamais les Office Managers [3] sont au cœur du fonctionnement et des transformations de leur cabinet : leur voix pragmatique est donc à écouter avec attention. Aussi, les interroger sur la réalité de la digitalisation de leurs cabinets présente l’avantage d’une vision concrète et opérationnelle.
Au-delà des effets d’annonce, des partenariats spectaculaires sur le marché de la Legaltech, qu’en est-il réellement de la digitalisation des cabinets d’avocats d’affaires en France ?
Voici trois enseignements que nous vous proposons de découvrir.
1. La digitalisation des cabinets progresse... mais reste insuffisante selon les Office Managers.
100% des cabinets ont connu une amélioration de la digitalisation au cours des 4 dernières années, mais seulement un cabinet sur deux estime avoir déjà une maturité digitale satisfaisante.
Incriminés, le manque de connaissance voire de poste dédié à la digitalisation, et le manque d’intérêt des associés.
2. Les cabinets digitalisent assez peu leurs processus de gestion et de production.
La facturation et gestion du temps passé sont les deux processus de gestion bien digitalisés ; à l’opposé la relation-clients, la gestion de projet, le Knowledge Management et CRM sont les processus de gestion les moins digitalisés.
L’étude montre aussi que les plus petits cabinets en avance en termes de digitalisation de la production face aux grands, en tant que levier de différenciation.
3. Les infrastructures des cabinets se développent vers le cloud... avec des enjeux de sécurité.
Un cabinet sur trois a ses données dans le cloud. En termes d’infrastructures, 60% des cabinets accèdent à leur serveur via un VPN [4], c’est-à-dire que les équipes peuvent travailler sur les documents, dossiers du cabinet grâce à un canal sécurisé.
Parallèlement 27% des cabinets ont mis en place des bureaux virtuels.
La cybersécurité reste encore un enjeu qui échappe aux priorités : un cabinet sur deux n’a pas souscrit d’assurance cyber alors que plusieurs cas de cyber attaques contre des beaux cabinets d’avocats d’affaires en France ont été constatés au cours des 2 dernières années. Mais notons que 58% des cabinets disent avoir mis en place ou projette de mettre en place un programme de formation sur la cybersécurité destiné aux utilisateurs afin de sensibiliser et prévenir sur les risques liés à l’usage quotidien des outils digitaux.
Au final, l’étude a permis d’identifier nettement les 10 tendances actuelles au sein des cabinets de toutes tailles et origines :
• Une maturité digitale des cabinets d’avocats d’affaires en progrès mais encore insuffisante ;
• Les processus de gestion sont davantage digitalisés que les processus de production ;
• Les plus petits cabinets sont en avance en termes de digitalisation de la production ;
• 1 cabinet sur 3 a ses données dans le cloud mais la cybersécurité doit se renforcer ;
• Office 365 devient la norme pour 94% des cabinets ;
• Le niveau de satisfaction des cabinets sur leur outil métier est très mitigé. Plus les cabinets sont gros, moins les outils ERP ne satisfont leurs attentes. Il existe donc une véritable opportunité pour les éditeurs de renforcer leurs positionnements en répondant notamment aux deux prérequis que sont l’intuitivité et la fiabilité ;
• 4 cabinets sur 5 externalisent tout ou partie des SI ;
• Les cabinets renforcent leurs ressources sur le digital : création de structures innovation Adhoc, recrutement de fonctions dédiées (ex : digital manager) ou de commission dédiées... ;
• En moyenne, une ressource IT gère un peu plus de 30 avocats quelle que soit la taille du cabinet tant en termes de support, de déploiement que de projets.
• Le % du chiffre d’affaires alloué au budget IT est également remarquablement homogène dans les cabinets d’avocats de moins de 100 avocats ou de plus de 100 avocats (2% en moyenne).
L’étude complète sur la réalité de la digitalisation des cabinets d’avocats d’affaires est disponible ici.
Discussion en cours :
L’accès à l’opendata (legifrance) offre au fournisseur de technologie une belle opportunité de développer des outils puissants pour aider les avocats. Il faudrait determiner quels sont les besoins fondamentaux sur lesquel ces données pourraient être pertinentes et offrir une réelle plus value en terme de temps et de qualité de recherche pour les avocat.