Comment envoyer une lettre recommandée électronique avec votre clé Avocat ?

La clé Avocat, un certificat d’authentification numérique permettant d’envoyer vos lettres recommandées électroniques en toute sécurité

Ce moyen d’identification est également très utilisé lors de l’envoi des lettres recommandées électroniques, également appelées LRE. En effet, les avocats ont tout intérêt à dématérialiser cette tâche administrative à faible valeur ajoutée et très courante, quelle que soit la nature des dossiers dont ils ont la charge.

De plus, cette solution 100% digitale à valeur probante est tout particulièrement adaptée à ces professions réglementées puisqu’ils ont la possibilité de s’identifier au moyen d’une clé Avocat. L’identification se fait alors à un niveau de confiance élevé conformément au règlement eIDAS qui encadre les communications et transactions électroniques sur le sol européen.

AR24, leader de la lettre recommandée électronique (LRE), accompagne les professionnels du droit dans leur digitalisation et propose un parcours 100% digital en 4 étapes clés et conforme au règlement eIDAS.

1ère étape : La création d’un compte AR24

Pour utiliser les services d’AR24, il est nécessaire de posséder un compte. L’inscription est gratuite et se fait en quelques clics seulement. Depuis votre espace AR24, vous aurez accès à toutes les solutions de recommandés d’AR24 tels que la LRE, la LRO ou encore l’ERE simple, mais aussi à toutes les fonctionnalités comme l’envoi par lot, le gestionnaire de consentements, etc.

Vous retrouvez également, dans votre espace client, tous vos courriers, pièces jointes et preuves qu’il sera possible de télécharger. Tous ces documents sont conservés sur nos serveurs hébergés en France et accessibles uniquement par l’expéditeur et le destinataire.

2ème étape : L’identification de l’expéditeur

Cette étape est indispensable pour garantir la sécurité de vos envois. C’est pourquoi il est impératif de faire appel à un prestataire de confiance qualifié pour l’envoi de vos lettres recommandées électroniques. En effet, seul un prestataire de confiance est en mesure d’acheminer des LRE ayant la même valeur juridique qu’une LRAR papier (article L.100 du Code des postes et des communications électroniques).

AR24 premier achemineur de LRE à avoir obtenu sa qualification eIDAS, vous permet de vous identifier au moyen de votre clé Avocat. Pour cela, il vous suffit de brancher votre clé et de saisir son code PIN. Il sera nécessaire de vous identifier à chaque nouvel envoi afin qu’AR24 puisse s’assurer de votre identité.

3ème étape : La préparation du courrier recommandé électronique et l’ajout des pièces jointes

Une fois l’identification effectuée, vous serez redirigé sur une page d’envoi. La préparation de votre courrier se fait en quelques clics : vous devez renseigner l’adresse email de votre courrier, rédiger votre message et ajouter vos éventuelles pièces jointes.

Il est possible de joindre jusqu’à 256 Mo de documents aussi bien des PDF que des audios, des images ou encore des vidéos ; ce qui est très apprécié par les avocats qui envoient très souvent des documents volumineux de différents formats dans le cadre de la gestion de leurs dossiers.

Par ailleurs, quel que soit le poids, le volume de vos pièces jointes ou encore la destination, les tarifs d’AR24 restent fixes. Ce prix unique vous permet donc de réduire vos coûts d’envoi, mais aussi ceux relatifs à l’impression et au stockage des documents grâce à la dématérialisation des flux recommandés.

4ème étape : L’envoi du courrier recommandé électronique

Il ne vous reste plus qu’à envoyer le courrier. Avec AR24 vous avez la possibilité d’envoyer un même courrier avec des pièces jointes identiques ou différentes, et cela simultanément à des dizaines de destinataires ; ce qui facilite considérablement vos procédures tel que l’envoi des mises en demeure.
Toutefois, lorsque vous envoyez une LRE à un destinataire particulier ou à une administration, vous devez vous assurer d’avoir au préalable obtenu son consentement à être notifié par voie électronique (article L.100 du CPCE). Cette obligation légale permet de vérifier l’adresse email de votre destinataire.

Pour obtenir son accord, AR24 recommande d’insérer une clause dans une convention d’honoraires ou tout autre document contractuel ou encore, d’utiliser le gestionnaire de consentements accessible depuis votre espace AR24. Une fois obtenu, il sera nécessaire de conserver une preuve de consentement qui sera valable pour tous les futurs envois adressés à ce même destinataire.

Vous l’avez compris l’envoi d’une lettre recommandée électronique est rapide, fiable et économique. Disposant d’un horodatage qualifié, la LRE délivre des preuves ayant une force probante équivalente à celles obtenues habituellement lors d’un envoi papier. Il sera donc possible de la substituer à son homologue papier dans toutes les situations où la loi impose le recours à un courrier recommandé avec accusé de réception comme par exemple lors de l’envoi des convocations de divorce par consentement mutuel.

Pour envoyer dès maintenant vos premières lettres recommandées électroniques avec votre clé Avocat, créez votre compte gratuitement et en quelques clics seulement.

Camille Jenselme,
Experte métiers du droit AR24