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  • 19 juillet
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Les 5 règles d’or pour la dématérialisation de vos instances de gouvernance.

Vous souhaitez organiser des instances de façon dématérialisée ? L’organisation de ces événements prend trop de temps à votre entreprise, et vous aimeriez rationaliser les processus de vos réunions de gouvernance ? Cette liste des 5 règles d’or à absolument prendre en compte dans la dématérialisation de vos instances vous sera essentielle !


Règle d’or n°1 : La sécurité avant tout !

L’organisation d’une instance de gouvernance implique généralement le traitement d’un nombre important de documents qui peuvent être confidentiels, ainsi que des données de vos participants qu’il faut sécuriser. Au-delà du respect de la réglementation RGPD en vigueur, toutes les données mises à disposition doivent être parfaitement sécurisées tout au long du cycle de gestion d’une instance de gouvernance. Pour cela, privilégiez l’utilisation d’une plateforme hébergée en France, et donc soumise à la juridiction française. Assurez-vous que l’hébergement soit certifié ISO 27001, et qu’il profite de sauvegardes quotidiennes dans un autre DataCenter. Ainsi, même en cas de sinistre, vos données sont protégées !

Evitez l’usage des e-mails qui peuvent être facilement hackés, privilégiez l’utilisation d’un espace participant sécurisé, avec un double contrôle des accès utilisateurs et une traçabilité des accès.

Règle d’or n°2 : Automatisez vos process

L’automatisation de vos processus vous rendra la vie plus simple ! L’organisation des instances se fait plus rapidement, avec un risque d’erreur nettement atténué. Vous pouvez utiliser une base de données évolutive qui contient l’ensemble des paramètres utiles au suivi de chaque réunion (date des dernières instances, accès aux documents dédiés par instance, inventaire des décisions, liste à jour des membres votants etc.). Par la suite, créez votre instance, étape par étape, avec un process simple tenant compte de l’historique. Ainsi, vous gagnez en efficacité et en temps !

Règle d’or n°3 : Proposez des réunions sous format hybride

En période de crise sanitaire, les entreprises ont plébiscité l’usage des technologies pour dématérialiser entièrement ou partiellement leurs instances. La possibilité d’organiser des réunions hybrides, c’est-à-dire à la fois en présentiel et en ligne, permet d’augmenter le taux de participation à vos réunions, et de faire face à toute sorte d’imprévus.

Ainsi, vos participants peuvent se connecter à une visioconférence en ligne, depuis un ordinateur ou une tablette, visualiser les autres participants et voter sur les décisions en direct. Pour les participants en présentiel, ceux-ci peuvent utiliser un QR code présent sur leur convocation pour indiquer leur présence, et accéder aux données utiles à l’instance.

Règle d’or n°4 : Encouragez l’esprit collaboratif

Les parties prenantes d’une instance de gouvernance sont les suivantes :
- Le secrétariat général et les juristes : ils sont généralement en charge de l’organisation opérationnelle des instances,
- Les contributeurs : ils contribuent à la validation de l’ordre du jour et au sourcing d’éléments stratégiques et financier,
- Les membres de l’instance : ce sont les administrateurs, ils consultent, débattent et votent les délibérations.
Ces parties travailleront plus efficacement ensemble si une collaboration fluide est possible. Pour cela, vous pouvez mettre en place un portail collaboratif, où tous les participants peuvent participer à la réunion, mais aussi consulter et annoter des documents (dont l’ordre du jour), poser des questions, signer électroniquement le procès-verbal en fin d’instance… Vous créez ainsi de la valeur ajoutée sur le plan individuel et collectif.

Règle d’or n°5 : Choisissez une solution facile à prendre en main

Vos administrateurs peuvent parfois avoir différents rôles dans la société, au sein de différentes filiales (Directeur Général, membre du conseil d’administration, actionnaire…) et donc être convoqués à plusieurs instances. Pour agir en sécurité tout en ayant le minimum de gestion administrative, une solution Saas ergonomique et flexible lui permettra de disposer de toutes les ressources utiles pour répondre et interagir avec ses interlocuteurs dans les temps impartis.

Ainsi, vos administrateurs gagnent en efficacité et peuvent pleinement exercer leur rôle stratégique, grâce à une appropriation optimale de l’outil.

Vous souhaitez en savoir plus sur les secrets d’une dématérialisation de vos réunions de gouvernance réussie ? Téléchargez notre livre blanc à ce sujet.

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