CE, CHSCT, IRP,... : souriez, vous êtes filmés ! Et enregistrés ?

La loi dite « Rebsamen » permet désormais à l’employeur de recourir à la visioconférence, à l’enregistrement et à la sténographie de certaines réunions des instances représentatives du personnel.

Le décret n° 2016-453 du 12 avril 2016 relatif à certaines modalités de déroulement des réunions des institutions représentatives du personnel est venu déterminer les conditions et modalités pratiques du recours aux dispositifs de visioconférence, d’enregistrement et de sténographie. Il est en vigueur depuis le 15 avril 2016.

A noter que le décret précise que « ces dispositions s’appliquent aux entreprises dont l’effectif est d’au moins 50 salariés ». Ainsi le recours aux dispositifs précités ne semble pas possible dans les entreprises de moins de 50 salariés même dans l’hypothèse où elles seraient dotées, par exemple, d’un CE pouvant être mis en place conventionnellement.

I- Sur le recours à la visioconférence

Le recours à la visioconférence lors des réunions peut être autorisé par accord entre l’employeur et les membres élus ou désignés de chacune des instances suivantes :
  le CE (C. trav., art. L. 2325-5-1),
  le comité central d’entreprise (C. trav., art. L. 2327-13-1),
  le comité de groupe (C. trav., art. L. 2334-2),
  le comité d’entreprise européen (C. trav., art. L. 2341-12),
  le comité de société européenne (C. trav., L. 2353-27-1),
  le CHSCT (C. trav., art. L. 4614-11-1),
  l’ICCHSCT (C. trav., art. L. 4616-6).

Le recours est également possible lors des réunions communes des institutions représentatives du personnel (C. trav., art. L. 23-101-2).

En l’absence d’accord, ce recours est limité à trois réunions par année civile.

Le dispositif technique mis en œuvre doit garantir l’identification des membres du comité et leur participation effective, en assurant la retransmission continue et simultanée du son et de l’image des délibérations (C. trav., art. D. 2325-1-1).

Le dispositif ne doit pas faire obstacle à la tenue de suspensions de séance.

Lorsqu’il est procédé à un vote à bulletin secret, le dispositif de vote doit garantir que l’identité de l’électeur ne peut à aucun moment être mise en relation avec l’expression de son vote. Lorsque ce vote est organisé par voie électronique, le système retenu doit assurer la confidentialité des données transmises ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Le vote à bulletin secret se déroule donc en deux étapes :
 L’engagement des délibérations est subordonné à la vérification que l’ensemble des membres a accès à des moyens techniques satisfaisant ;
 Le vote a lieu de manière simultanée. A cette fin, les participants disposent d’une durée identique pour voter à compter de l’ouverture des opérations de vote indiquée par le président du comité.

II- Sur le recours à l’enregistrement et à la sténographie

L’employeur ou la délégation du personnel au CE peuvent décider du recours à l’enregistrement ou à la sténographie des réunions (C. trav., art. D. 2325-3-2).

La sténographie se définit comme le procédé d’écriture formé de signes abréviatifs et conventionnels, qui sert à transcrire la parole aussi rapidement qu’elle est prononcée.

Lorsque cette décision émane du CE, l’employeur ne peut s’y opposer sauf lorsque les délibérations portent sur des informations revêtant un caractère confidentiel et qu’il présente comme telles par l’employeur.

Lorsqu’il est fait appel à une personne extérieure pour sténographier les séances du comité, celle-ci est tenue à la même obligation de discrétion que les membres du CE.

Sauf si un accord entre l’employeur et les membres élus du CE en dispose autrement, les frais liés à l’enregistrement et à la sténographie sont pris en charge par l’employeur lorsque la décision de recourir à ces moyens émane de ce dernier.

A noter que le recours à l’enregistrement et sténographie n’est pas possible pour les réunions des autres instances de représentation du personnel.

NB : Le décret du 12 avril 2016 est également venu apporter des précisions quant aux délais d’établissement et de transmission du procès-verbal des réunions du CE.

Désormais, à défaut d’accord, le procès-verbal est établi et transmis par le secrétaire à l’employeur dans les 15 jours suivant la réunion à laquelle il se rapporte ou, si une nouvelle réunion est prévue dans ce délai de 15 jours, avant cette réunion (C. trav., D. 2325-3-1).

Ce délai est réduit à 3 jours dans le cadre de la consultation sur un projet de licenciement collectif pour motif économique. Lorsque l’entreprise est en redressement ou en liquidation judiciaire, ce délai est d’un jour.

A défaut d’accord, le procès-verbal établi contient au moins le résumé des délibérations du comité et la décision motivée de l’employeur sur les propositions faites lors de la précédente réunion.